¿Qué es la administración sistemática?
La administración sistemática es una orientación de la gestión gerencial que se centra en el proceso administrativo, en lugar de enfocarse en el resultado final. Este tipo de administración tiene que ver con la organización, supervisión y control en la conducción de una empresa o actividad, basada en procesos y procedimientos racionales.
La filosofía de gestión que evolucionó en respuesta a las nuevas necesidades, y que luego se denominó administración sistemática, promueve los sistemas racionales e impersonales, en vez del liderazgo personal e idiosincrático, para mantener la eficiencia en la operación de una empresa.
El último teórico en el área de la administración puede muy bien ser conocido como el padre de la escuela de administración sistemática. Su nombre es Henri Fayol, y fue un actor importante en el campo de la teoría de la administración.
Fayol fue partidario incondicional de la educación gerencial. Habiendo servido muchos años en el ámbito de la administración, conocía bien lo que funcionaba y lo que no funcionaba, y sentía que los gerentes no nacían. Afirmaba que, con entrenamiento y educación, los gerentes podían crearse.
¿Para qué sirve la administración sistemática?
Esta filosofía gerencial, que surgió en las empresas manufactureras, busca lograr un mejor control de los procesos y resultados de negocios mediante la imposición de sistemas, en gran parte a través de la comunicación formal.
El sistema es un todo complejo u organizado. Por tanto, es una combinación o conjunto de partes que conforman un todo unitario o complejo. El sistema total está constituido por todos los elementos para la obtención de un objetivo.
De acuerdo con esta teoría, que fue designada por Joseph Litterer como administración sistemática, se lograría la eficiencia mediante la sustitución de los sistemas por mandato de la gerencia, por medio de decisiones ad hoc de individuos, fueran propietarios, capataces o trabajadores.
Estos sistemas serían establecidos, operados, evaluados y ajustados, es decir, administrados o controlados, sobre la base de los flujos de información y pedidos. La administración sistemática se construyó asumiendo que los individuos eran menos importantes que los sistemas en los que operaban.
Este tipo de enfoque de administración fue el primero en vincular directamente las operaciones, la gestión de recursos humanos y la comunicación sistemática con el éxito de la organización.
Características de la administración sistemática
- La administración sistemática concibe la organización como un sistema compuesto por cinco elementos básicos: entrada, proceso, salida, ambiente y retroalimentación.
- El mayor énfasis de la administración sistemática recae sobre el proceso dinámico de interacciones que suceden dentro de la estructura de una organización.
- La organización es considerada desde una perspectiva micro y macroscópica. Es micro cuando se analizan sus componentes internos, y macro cuando se considera la organización dentro de su entorno (comunidad, sociedad y país).
- Un hecho puede ser ocasionado por muchos motivos o deseos. Toda organización existe porque quienes participan en ella buscan satisfacer ciertos objetivos por medio de las mismas.
- Tiende a ser probabilística. Con expresiones como “puede ser”, “en general”, sus variables se pueden explicar en expresiones predictivas y no con certeza.
- Busca técnicas y conceptos de muchos campos de estudio. La administración sistemática muestra una síntesis integradora de segmentos selectos de todos los campos. En ese sentido, es multidisciplinar.
- Busca describir las características de la administración y de las organizaciones. Se conforma con comprender y buscar los fenómenos organizacionales, dejando, por tanto, al individuo la elección de métodos y objetivos.
- Tiende a asumir que un suceso puede ser originado por una cantidad de elementos interdependientes e interrelacionados. Los factores causales podrían ser ocasionados por la retroalimentación.
- Un sistema es totalmente adaptativo. La organización se debe adecuar a los cambios del entorno para poder sobrevivir. Como consecuencia se crea una centralización en los resultados, en lugar del énfasis sobre las actividades de la organización o el proceso.
Objetivos
Los objetivos de este enfoque de gestión gerencial son:
- Crear procesos y procedimientos específicos que se utilizarán en la finalización de la tarea laboral.
- Asegurar que las operaciones organizacionales fueran económicas.
- Asegurar que el personal fuera el adecuado para las necesidades de la organización.
- Mantener un inventario apropiado para satisfacer las demandas de los consumidores.
- Establecer controles organizacionales.
Ejemplos
Caso guardería
Josie es trabajadora de una guardería. Para cualquier día laboral, ella tiene que cuidar un pequeño grupo de diez niños en edad preescolar. Su compañera de trabajo, Mary, tiene un segundo grupo pequeño de diez niños en edad preescolar.
Josie llegando a trabajar un lunes por la mañana, recibe una gran sorpresa. La pobre Mary ha sufrido una caída durante el fin de semana y tiene una pierna fracturada. Ella estará sin poder trabajar por varias semanas.
El gerente de la guardería le dijo a Josie que se había tomado la decisión de juntar los dos grupos. En lugar de diez niños en edad preescolar, Josie tendrá veinte.
¿Cómo manejará diez niños más, especialmente cuando el objetivo es brindar un cuidado infantil de calidad para cada uno? Prevé que tendrá varios días caóticos hasta que pueda encontrar una rutina que funcione para ella y para los niños.
Valor del capital humano
La situación actual de Josie se parece mucho a los sistemas de administración del pasado. A principios del siglo XIX, el crecimiento en los negocios se centraba en el sector manufacturero. Por otro lado, los gerentes se enfrentaban a una demanda explosiva. Así, el incremento de la demanda condujo a un aumento en la mano de obra.
En una época en que el foco estaba en las máquinas y no en las personas, los gerentes simplemente no conocían el valor del capital humano.
Una compañía de exportación
Una compañía exportadora recibe sus insumos de compañías nacionales. Si por algún problema los insumos no llegan, la compañía no optará por cerrar sus operaciones y se dedicará, mientras se resuelve la situación, a vender en el mismo mercado los productos que ya tiene.
Fábrica de ropa
Una fábrica de ropa tiene una capacidad de 5.000 piezas mensuales con 10 máquinas. Una máquina se dañó, y el gerente, mientras la manda a reparar, indica a los empleados que trabajen una hora más durante un mes para suplir la falta de la máquina dañada, en lugar de alquilar otra mientras se resuelve el problema.
Referencias
- What Is Systematic Management. Recuperado de study.com.
- Systematic management. Recuperado de archivists.org.