Administración sistemática: características y ejemplos

La administración sistemática es una orientación de la gestión gerencial que se centra en el proceso administrativo, en lugar de enfocarse en el resultado final. Este tipo de administración tiene que ver con la organización, supervisión y control en la conducción de una empresa o actividad, basada en procesos y procedimientos racionales.

La filosofía de gestión que evolucionó en respuesta a las nuevas necesidades, y que luego se denominó administración sistemática, promueve los sistemas racionales e impersonales, en vez del liderazgo personal e idiosincrático, para mantener la eficiencia en la operación de una empresa.

Fuente: pixabay.com

El último teórico en el área de la administración puede muy bien ser conocido como el padre de la escuela de administración sistemática. Su nombre es Henri Fayol, y fue un jugador importante en el campo de la teoría de la administración.

Fayol fue un partidario incondicional de la educación gerencial. Habiendo servido muchos años en el campo de la administración, conocía bien lo que funcionaba y lo que no funcionaba, y sentía que los gerentes no nacían. En su lugar, con entrenamiento y educación, podrían ser creados.

Características

Esta filosofía gerencial que surgió en las empresas manufactureras, busca lograr un mejor control de los procesos y resultados de negocios mediante la imposición de sistemas, en gran parte a través de la comunicación formal.

El sistema es un todo complejo u organizado. Por tanto, es una combinación o conjunto de partes o cosas que conforman un todo unitario o complejo. El sistema total está constituido por todos los elementos para la obtención de un objetivo.

De acuerdo con esta filosofía o teoría, que fue designada por Joseph Litterer como administración sistemática, se lograría la eficiencia mediante la sustitución de los sistemas por mandato de la gerencia, por medio de decisiones ad hoc de individuos, ya sean propietarios, capataces o trabajadores.

Estos sistemas serían establecidos, operados, evaluados y ajustados, es decir, administrados o controlados, sobre la base de los flujos de información y pedidos. La administración sistemática se construyó asumiendo que los individuos eran menos importantes que los sistemas en los que operaban.

Este tipo de enfoque de administración fue el primero en vincular directamente las operaciones, la gestión de recursos humanos y la comunicación sistemática con el éxito de la organización.

Punto de vista sistemático

La administración sistemática concibe a la organización como un sistema que está compuesto por cinco elementos básicos: entrada, proceso, salida, ambiente y retroalimentación.

Enfoque dinámico

El mayor énfasis de la administración sistemática recae sobre el proceso dinámico de interacciones que suceden dentro de la estructura de una organización.

Multidimensional y multinivelada

La organización es considerada desde una perspectiva micro y macroscópica. Es micro cuando son analizados sus componentes internos y es macro cuando se considera la organización dentro de su entorno (comunidad, sociedad y país).

Multimotivacional

Un hecho puede ser ocasionado por muchos motivos o deseos. Toda organización existe porque quienes participan en ella buscan satisfacer ciertos objetivos por medio de las mismas.

Probabilística

La administración sistemática tiende a ser probabilística. Con expresiones como “puede ser”, “en general”, sus variables se pueden explicar en expresiones predictivas y no con certeza.

Multidisciplinaria

Busca técnicas y conceptos de muchos campos de estudio. La administración sistemática muestra una síntesis integradora de segmentos selectos de todos los campos.

Descriptiva

Busca describir las características de la administración y de las organizaciones. Se conforma con comprender y buscar los fenómenos organizacionales, dejando por tanto al individuo la elección de métodos y objetivos.

Multivariable

Tiende a asumir que un suceso puede ser originado por una cantidad de elementos interdependientes e interrelacionados. Los factores causales podrían ser ocasionados por la retroalimentación.

Adaptativa

Un sistema es totalmente adaptativo. La organización se debe adecuar a los cambios del entorno para poder sobrevivir. Como consecuencia se crea una centralización en los resultados, en lugar del énfasis sobre las actividades de la organización o el proceso.

Objetivos

Los objetivos de este enfoque de gestión gerencial denominado administración sistemática son:

– Crear procesos y procedimientos específicos que se utilizarán en la finalización de la tarea laboral.

– Asegurar que las operaciones organizacionales fueran económicas.

– Asegurar que el personal fuera el adecuado para las necesidades de la organización.

– Mantener un inventario apropiado para satisfacer las demandas de los consumidores.

– Establecer controles organizacionales.

Ejemplos

La denominada administración sistemática congrega en su seno a la teoría matemática de la administración, la cibernética, la teoría de sistemas y también la teoría de las contingencias.

Tiene como sus representantes a autores como John von Neumann, Norbert Wiener, Ludwig von Bertalanffy, Robert L. Kahn, Daniel Katz y Stanford L. Optner, entre otros.

La escuela de administración sistemática plantea una nueva manera de analizar la organización, admitiendo la gran importancia que tienen las relaciones entre las diferentes partes para así poder lograr el objetivo completamente.

Caso guardería

Josie es trabajadora de una guardería. Para cualquier día laboral, ella tiene que cuidar un pequeño grupo de diez niños en edad preescolar. Su compañera de trabajo, Mary, tiene un segundo grupo pequeño de diez niños en edad preescolar.

Josie llegando a trabajar un lunes por la mañana recibe una gran sorpresa. La pobre Mary ha sufrido una caída durante el fin de semana y tiene una pierna fracturada. Ella estará sin poder trabajar por varias semanas.

El gerente de la guardería le dijo a Josie que se había tomado la decisión de juntar los dos grupos. En lugar de diez niños en edad preescolar, Josie tendrá veinte.

¿Cómo manejará diez niños más, especialmente cuando el objetivo es brindar un cuidado infantil de calidad para cada uno? Prevé que tendrá varios días caóticos hasta que pueda encontrar una rutina que funcione para ella y para los niños.

Valor del capital humano

La situación actual de Josie se parece mucho a los sistemas de administración del pasado. A principios del siglo XIX, el crecimiento en los negocios se centraba en el sector manufacturero. Por otro lado, los gerentes se enfrentaban a una demanda explosiva. Así, el incremento de la demanda condujo a un aumento en la mano de obra.

En una época en que el foco estaba en las máquinas y no en las personas, los gerentes simplemente no conocían el valor del capital humano.

Esto, además del hecho que la comunicación entre las personas a cargo y los trabajadores estaba casi rota, dio lugar a un entorno organizativo sin estructura y en un estado constante de desorden. Durante este período de tiempo fue que nació el enfoque de la administración sistemática.

Referencias

  1. Study (2019). What Is Systematic Management. Tomado de: study.com.
  2. Society of American Archivists (2019). Systematic management. Tomado de: archivists.org.
  3. Teorías Administrativas (2012). Teoría Sistemática. Tomado de: teoriasad.blogspot.com.
  4. Wikipedia, la enciclopedia libre (2019). Administración. Tomado de: es.wikipedia.org.
  5. Pensamiento Administrativo (2019). Teoría Sistemática de la Administración. Tomado de: pensamiento4dministrativo.blogspot.com.
Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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