Análisis de puestos: etapas, métodos, importancia, objetivos y ejemplo

El análisis de puestos es un proceso que sirve para identificar y determinar en detalle las funciones y requerimientos de los puestos de trabajo y la importancia relativa de estas funciones para un puesto determinado.

Es un procedimiento crucial para ayudar a las personas a desarrollar sus carreras. También para ayudar a las organizaciones a desarrollar a sus empleados para maximizar el talento.

Fuente: pixabay.com

Un concepto importante del análisis de puestos es que el análisis que se realiza es del puesto, no de la persona. Aunque los datos pueden ser recopilados con los titulares de los cargos a través de entrevistas o cuestionarios, el resultado del análisis es la descripción o las especificaciones del puesto, no una descripción de la persona.

Los analistas de puestos suelen ser psicólogos industriales o personal de recursos humanos que ha recibido capacitación y actúen bajo la supervisión de un psicólogo industrial.

Uno de los primeros psicólogos industriales en introducir este concepto fue Morris Viteles. En 1922, utilizó este análisis para seleccionar a los empleados de una compañía de tranvías.

¿Para qué sirve el análisis de puestos?

Los resultados del análisis de puestos son influencias claves en el diseño de la capacitación, el desarrollo de evaluaciones de desempeño y la mejora de los procesos.

La aplicación de las técnicas del análisis de puestos hace que se pueda asumir que la información sobre un puesto, tal como existe en la actualidad, se pueda usar para desarrollar programas de reclutamiento, selección, capacitación y evaluación a las personas para un puesto que existirá en el futuro.

Antes de poder crear una descripción precisa para un puesto de trabajo se debe realizar un análisis de puestos, para evaluar la necesidad y el propósito del puesto y la forma en que se debe realizar el trabajo.

Una descripción del cargo debe incluir una lista de funciones esenciales. El análisis de puestos garantiza que el trabajo a realizar en un cargo se describa con precisión. Una descripción del cargo simplemente documenta los hallazgos del análisis de puestos.

Etapas generales

El proceso de análisis de puestos debe realizarse de manera lógica, siguiendo por consiguiente las prácticas de gestión adecuadas. Por tanto, es un proceso de varias etapas, independientemente de los métodos utilizados.

Las etapas para un análisis de puestos pueden variar según los métodos utilizados y la cantidad de trabajos incluidos. Las etapas generales son:

– Planificación del análisis de puestos.

– Preparación y comunicación al personal involucrado.

– Conducción del análisis de puestos.

– Desarrollo de las descripciones de cargos y las especificaciones de cargos.

– Mantenimiento y actualización de las descripciones y especificaciones.

Este proceso involucra a un analista de puestos que describe las funciones del titular, la naturaleza y condiciones del trabajo, y algunas calificaciones básicas.

Después de esto, el analista completa un formulario, mostrando los requerimientos del puesto. Se genera una lista válida de tareas. Esta lista contiene las áreas funcionales, las tareas relacionadas y las recomendaciones básicas de capacitación.

Los titulares y supervisores deben validar esta lista final para así validar el análisis. El análisis de puestos debe recopilar información sobre las siguientes áreas:

Deberes y tareas

La unidad básica de un puesto es el desempeño de tareas y deberes específicos. La información a recopilar sobre estos elementos puede ser: frecuencia, duración, esfuerzo, habilidad, complejidad, equipo, estándares, etc.

El análisis de puestos combina las tareas de un trabajo con el conocimiento de los atributos humanos. Hay dos maneras diferentes de enfocar el análisis de puestos:

Orientado a la tarea

Se centran en las actividades reales involucradas en el desempeño del trabajo. Este procedimiento toma en consideración los deberes, responsabilidades y funciones del trabajo.

El analista de puestos luego desarrolla declaraciones de tareas que establecen claramente y con gran detalle las tareas que se realizan.

Después de crear las declaraciones de tareas, los analistas de puestos clasifican las tareas en escalas, indicando importancia, dificultad, frecuencia y consecuencias del error.

Orientado al trabajador

Tiene como objetivo examinar los atributos humanos necesarios para realizar el trabajo con éxito. Estos atributos se han clasificado en cuatro categorías: conocimiento, habilidades, capacidades y otras características.

El conocimiento es la información que las personas necesitan para realizar el trabajo. Por otro lado, las habilidades son las aptitudes necesarias para realizar cada tarea. Finalmente, Las capacidades son los atributos relativamente estables en el tiempo.

Las otras características son todos los demás atributos, generalmente factores de personalidad.

Los atributos necesarios para un puesto se deducen de las tareas importantes a realizar con mayor frecuencia.

Métodos

El método que se puede usar en el análisis de puestos dependerá de ciertos puntos, como el tipo de puesto, la cantidad de puestos, la cantidad de titulares y la ubicación de los puestos.

Existen varios métodos que pueden ser utilizados individualmente o en combinación. Éstos incluyen:

Observación

Este fue el primer método de análisis de puestos utilizado. El proceso consiste simplemente en observar a los titulares desempeñando su trabajo y tomar notas.

A veces, se hacen preguntas mientras se observa y, por lo general, incluso se realizan tareas del puesto. Cuantas más actividades se observan, se comprenderán mejor los puestos en cuestión.

Entrevistas

Es esencial poder complementar la observación hecha entrevistando a los titulares. Estas entrevistas son más efectivas cuando hay un conjunto específico de preguntas basadas en las observaciones y otros análisis de puestos.

También que estén basadas en discusiones previas con representantes de recursos humanos, capacitadores o gerentes que tengan conocimiento sobre los puestos.

Cuestionarios y encuestas

En los cuestionarios o encuestas se incluyen las declaraciones de tareas en forma de comportamientos de los trabajadores.

Se les pide a los expertos que califiquen la experiencia de cada declaración desde diferentes perspectivas, como su importancia en el éxito general del trabajo y su frecuencia.

Los cuestionarios también piden calificar la importancia de los requerimientos del puesto para realizar las tareas, y se puede pedir a los expertos que califiquen el contexto del trabajo.

A diferencia de los resultados de las observaciones y entrevistas, las respuestas al cuestionario se pueden analizar estadísticamente para proporcionar un registro más objetivo de los componentes del puesto.

Actualmente, estos cuestionarios y encuestas se han ido suministrando en línea a los titulares.

Incidentes críticos y diarios

Se pide a los expertos identificar los aspectos críticos de comportamiento o desempeño, que los llevó al éxito o al fracaso.

Por ejemplo, el supervisor de un técnico de servicios eléctricos podría informar que el técnico no pudo verificar un plano en un proyecto que requería mucho tiempo, dando como resultado que se cortara una línea, causando una pérdida masiva de energía.

El segundo método, un diario de trabajo, pide a los trabajadores y/o supervisores mantener un registro de actividades durante un período de tiempo determinado.

Cuestionario de análisis de puesto

El Cuestionario de Análisis de Puesto (CAP) evalúa el nivel de habilidad en el trabajo y las características básicas de los solicitantes para un conjunto de oportunidades de empleo. Contiene una serie de preguntas detalladas para producir muchos informes de análisis.

Se diseñó para medir la validez de los componentes del puesto con respecto a los atributos presentados en las pruebas de aptitud.

El CAP contiene 195 elementos llamados “elementos de trabajo” y consta de seis divisiones diferentes:

– Entrada de información.

– Procesos mentales.

– Resultado del trabajo.

– Relaciones con otras personas.

– Contexto del trabajo.

– Variables relacionadas con el trabajo.

Importancia

Uno de los propósitos principales de realizar un análisis de puestos es preparar las descripciones de cargo y las especificaciones de cargo. Igualmente, ayudarán a contratar el nivel de calidad adecuado de la fuerza laboral en una organización.

Adicionalmente, el análisis de puestos sirve para documentar los requerimientos de un puesto y el trabajo a realizar.

La industria de mejora del desempeño humano utiliza el análisis de puestos para asegurarse que las actividades de capacitación y desarrollo estén focalizadas y sean efectivas.

En el campo de los recursos humanos y la psicología industrial, el análisis de puestos de trabajo se utiliza a menudo para recopilar información para ser usada en la selección de personal, capacitación, clasificación y/o compensación.

Los psicólogos industriales utilizan el análisis de puestos para determinar los requerimientos físicos de un trabajo y así comprobar si una persona que ha sufrido alguna disminución física está preparada para realizar el trabajo con la necesidad o no de alguna adaptación.

Los profesionales que desarrollan exámenes de certificación utilizan el análisis de puestos para determinar los elementos del dominio que se deben muestrear para crear un examen de contenido válido.

Proporciona información relacionada con el puesto

Brinda datos valiosos relacionados con el puesto, ayudando a los gerentes a que se cumpla con las funciones y responsabilidades de un trabajo en particular, los riesgos y peligros que implica, las habilidades y capacidades necesarias para realizar el trabajo y otras informaciones relacionadas.

Ajuste adecuado del puesto con el empleado

Esta es una de las actividades administrativas más importantes. La persona adecuada llenando una vacante de trabajo es una prueba de habilidad, comprensión y competencia de los gerentes de recursos humanos.

Así, el análisis de puestos les ayuda a entender qué tipo de empleado será adecuado para realizar un trabajo específico con éxito.

Prácticas efectivas de contratación

¿Quién debe llenar una vacante? ¿A quién dirigirse para un puesto de trabajo específico? El proceso de análisis de puestos da respuesta a estas preguntas. Así, ayuda a los gerentes a crear, establecer y mantener prácticas de contratación efectivas.

Objetivos

Uno de los objetivos del análisis de puestos es poder responder preguntas tales como las siguientes:

– ¿Por qué existe el puesto?

– ¿Qué actividades físicas y mentales realiza el trabajador?

– ¿Cuándo se realizará el trabajo?

– ¿Dónde está el trabajo a realizar?

– ¿Bajo qué condiciones se realizará?

También establecer y documentar la relación del puesto con los procedimientos de empleo, tales como capacitación, selección, compensación y evaluación del desempeño. Otros objetivos son:

Necesidades de entrenamiento

Debe mostrarse las actividades y habilidades, y por tanto, la capacitación que el trabajo requiere. Se utiliza en las necesidades de capacitación para desarrollar:

– Contenido del entrenamiento.

– Pruebas de evaluación para medir la efectividad del entrenamiento.

– Métodos de capacitación: grupos pequeños, basado en el computador, video, aula de clase.

Compensación

La información del análisis de puestos es crucial para estimar el valor de cada trabajo y, por tanto, su compensación apropiada.

La compensación por lo general depende de la habilidad y el nivel de educación requeridos para el trabajo, el grado de responsabilidad, los riesgos de seguridad, etc. Todos estos son factores que se pueden evaluar a través del análisis del puesto.

El análisis de puestos brinda la información para determinar el valor relativo de cada trabajo. Se utiliza para identificar o determinar:

– Niveles de habilidad y educación.

– Ambiente de trabajo: peligros, atención, esfuerzo físico.

– Responsabilidades: supervisión, fiscal.

Procedimientos de selección

El análisis de puestos brinda información sobre lo que implica el trabajo y qué características humanas se requieren para realizar estas actividades.

Esta información, en forma de descripciones y especificaciones del puesto, ayuda a decidir qué tipo de personas se necesita seleccionar. Se utiliza en los procedimientos de selección para desarrollar:

– Funciones del puesto a incluir en los anuncios de cargos vacantes.

– Nivel de salario apropiado para el puesto.

– Requerimientos mínimos de educación y/o experiencia.

Evaluación del desempeño

Una evaluación del desempeño compara el desempeño real de cada empleado con los estándares de desempeño.

El análisis de puestos determina las actividades específicas y los estándares de desempeño del trabajo.

Ejemplo

Para el trabajo de un operador de snow-cat en una pista de esquí, un análisis de puesto orientado a la tarea podría incluir esta declaración:

Opera el bombardero snow-cat, generalmente de noche, para suavizar y emparejar la nieve marcada por los esquiadores y jinetes de snowboard y por la nieve nueva que ha caído.

Por otro lado, un análisis de puesto orientado al trabajador podría incluir esta declaración:

Evaluar el terreno, la profundidad y la condición de la nieve, eligiendo la configuración correcta de profundidad del snow-cat, así como el número de pases necesarios en una pendiente de esquí determinada.

Los métodos de análisis de puestos han evolucionado utilizando enfoques orientados a la tarea y también orientados al trabajador.

Dado que el resultado final de ambos enfoques es una declaración de los requerimientos exigidos, ninguno de los dos puede considerarse la forma “correcta” de realizar el análisis del puesto.

Orientado al trabajador

Como los análisis de puestos orientados al trabajador tienden a brindar una conducta humana general y los patrones de conducta están menos vinculados a las partes tecnológicas de un trabajo, producen datos más útiles para desarrollar programas de capacitación y brindar retroalimentación a los empleados.

Además, la volatilidad que existe en el lugar de trabajo típico de hoy puede hacer que las declaraciones de tareas específicas sean menos valiosas de manera aislada.

Por estas razones, es mucho más probable que los empleadores usen los enfoques orientados al trabajador para el análisis de puestos hoy que en el pasado.

Referencias

  1. Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Position analysis questionnaire. Tomado de: en.wikipedia.org.
  2. HR Guide (1999). Job Analysis: Overview. Tomado de: job-analysis.net.
  3. Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Job analysis. Tomado de: en.wikipedia.org.
  4. Management Study Guide (2018). Advantages and Disadvantages of Job Analysis. Tomado de: managementstudyguide.com.
  5. What is Human Resource (2018). Stages in the Job Analysis Process. Tomado de: whatishumanresource.com.
Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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