Auditoría administrativa: antecedentes, características, objetivos, ejemplo

La auditoría administrativa se define como el proceso de evaluación de la eficiencia y la eficacia de los procedimientos administrativos. Incluye la evaluación de las políticas, estrategias y funciones de los diversos departamentos administrativos, el control del sistema administrativo en general, etc.

Es un examen sistemático e independiente de los libros, cuentas, registros legales, documentos y comprobantes de una organización. Con esto se determina en qué medida los estados financieros y las revelaciones no financieras presentan una visión verdadera y justa sobre la administración. También intenta asegurarse que los libros de cuentas sean mantenidos adecuadamente, tal como lo exige la ley.

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El auditor observa y reconoce las proposiciones que se presentan ante ellos para su examen, obtiene evidencias, evalúa las mismas y formula una opinión sobre la base de su sensatez, que se comunica a través de un informe de auditoría.

Las auditorías administrativas brindan una garantía hecha por terceros que la administración está libre de errores materiales. El término se aplica con mayor frecuencia a las auditorías de la información financiera relacionada con una persona jurídica.

Resultado de la auditoría

Como resultado de una auditoría, las partes interesadas pueden evaluar y mejorar efectivamente la efectividad de la gestión de riesgos, el control y el proceso gerencial sobre la administración.

Tradicionalmente, las auditorías se asociaban principalmente con la obtención de información sobre los sistemas financieros y los registros financieros de una empresa o negocio.

Las auditorías administrativas se realizan para determinar la validez y confiabilidad de la información. También para proporcionar una evaluación del control interno de un sistema administrativo.

Como consecuencia de esto, un tercero puede expresar una opinión sobre la organización. La opinión emitida dependerá de la evidencia obtenida con la auditoría.

Debido a las restricciones existentes, una auditoría brinda solo una garantía razonable que las declaraciones están libres de errores materiales. Por tanto, a menudo se adopta el muestreo estadístico en ellas.

Antecedentes

Los historiadores de la contabilidad han notado referencias bíblicas a prácticas comunes de auditoría. Entre estas prácticas están la doble custodia de activos y la segregación de deberes.

Por ejemplo, en el Libro de Éxodo (38:21) se muestra al primer auditor. Sucede cuando Moisés contrató a Itamar para realizar una auditoría de las contribuciones para la construcción del Tabernáculo que se usará en su viaje, que duró 40 años.

Por otro lado, hay evidencias que el sistema de contabilidad gubernamental en China, durante la dinastía Zhao (1122–256 aC), incluía auditorías de los departamentos oficiales.

En los siglos V y IV aC, tanto los romanos como los griegos idearon sistemas de controles para garantizar la exactitud de sus informes. Los antiguos egipcios y babilonios instituyeron sistemas de auditoría en los que todo lo que entraba y salía de los almacenes se verificaba dos veces.

En los países de habla inglesa, los registros de Hacienda de Inglaterra y Escocia (1130) han proporcionado las primeras referencias escritas de auditorías.

En 1789, el gobierno de Estados Unidos crea el Departamento del Tesoro. Este incluía un contralor y un auditor, siendo Oliver Wolcott II su primer auditor.

Siglos XIX y XX

De 1841 a 1850, las autoridades de los ferrocarriles en expansión emplearon contadores como auditores independientes de la administración.

No fue sino hasta finales del siglo XIX, con la innovación de las sociedades anónimas (cuyos gerentes no eran necesariamente los dueños de la compañía) y el crecimiento de los ferrocarriles, que la auditoría se convirtió en una parte necesaria de los negocios modernos.

La profesión de auditoría se desarrolló para satisfacer esta creciente necesidad y, en 1892, Lawrence R. Dicksee publicó un manual práctico para auditores, el primer libro de texto sobre auditoría.

La Academia de Artes Cinematográficas eligió a Price Waterhouse para supervisar la votación de los premios Oscar en 1933. Esto se hizo como respuesta a la creencia generalizada que los premios eran adulterados.

En 1938, una empresa registró cuentas por cobrar ficticias e inventarios inexistentes en sus almacenes. Esto generó un estándar de auditoría exigiendo la observación física del inventario y confirmación directa de las cuentas por cobrar.

En 1941, la Comisión de Valores y Bolsa requiere que el informe del auditor indique que el examen fue realizado de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas.

Características

Las auditorías administrativas tienen múltiples características, o estándares, a las que deben adherirse. Normalmente, estas características se describen en términos de acciones que el auditor debe tomar mientras realiza la auditoría.

Al seguir estos estándares básicos, los auditores pueden garantizar que las auditorías que realizan son confiables y satisfacen las necesidades del cliente.

Formación

Una característica básica para una auditoría administrativa es que el auditor debe estar capacitado para realizar la auditoría correctamente.

Todas las auditorías deben ser realizadas por personas que tengan la capacitación técnica adecuada. Esto incluye educación formal, experiencia de campo y formación profesional continua.

Debe estar familiarizado con los principios de contabilidad, así como con la gerencia y administración de negocios.

En la mayoría de los casos, un título en negocios o contabilidad, junto con la certificación de organizaciones como el Instituto de Contadores Públicos Certificados, proporcionan una buena comprobación de las capacidades del auditor.

Independencia

Los auditores deben realizar las auditorías administrativas de manera independiente. Esto significa que deben permanecer objetivos durante todo el proceso.

Deben exhibir independencia en su actitud mental. Esta característica requiere que los auditores mantengan una postura de neutralidad hacia sus clientes. Además, implica que el público en general perciba a los auditores como independientes.

Es decir, exige la independencia de hecho y en apariencia. Por tanto, cualquier auditor con un interés financiero sustancial en las actividades del cliente no se considera independiente, aunque el auditor sea imparcial.

Si el auditor no se mantiene objetivo, los resultados de la auditoría podrán estar sesgados por sus preferencias o creencias. Por tanto, no representarán lo que realmente está sucediendo o lo que sea mejor para la compañía.

Debido cuidado profesional

El auditor utiliza todos sus conocimientos de negocios y contabilidad para recopilar la información necesaria. Con ella determina qué está sucediendo dentro de la empresa para brindar una opinión lógica e imparcial a los gerentes.

También tiene cuidado de no revelar información confidencial a partes no autorizadas. Esta característica describe el deber fiduciario de los auditores para con la compañía que utiliza sus servicios.

Planificación, supervisión y suficiencia

La planificación es la primera fase de todas las auditorías administrativas. Es una característica importante de las auditorías, porque una falla en la planificación hace que el auditor sea menos eficiente.

A medida que el auditor y sus asistentes avanzan a través de su plan de auditoría, deben reunir información suficiente para cumplir con los objetivos de la auditoría y respaldar las opiniones emitidas.

Informe

Si una auditoría se realiza bien, el auditor explicará en su informe si la información recibida se adhiere a las normas contables actuales.

También detallará cualquier circunstancia que llevó a la compañía a desviarse de esos estándares, si existe alguna desviación.

El auditor comunica si la información recibida es precisa, expresando una opinión formal sobre los resultados de la auditoría. De lo contrario, muestra por qué no pudo llegar a una conclusión.

¿Para qué sirve una auditoría administrativa?

El propósito de una auditoría administrativa es que un tercero independiente examine los estados financieros de una entidad.

La auditoría administrativa proporciona una evaluación objetiva de terceros sobre las transacciones administrativas, informes financieros, políticas y procedimientos, y funciones administrativas relacionadas con los tratos financieros de la empresa.

Este examen genera una opinión de auditoría con respecto a si esta información se ha presentado de manera justa y de acuerdo con el marco de información financiera aplicable.

Esta opinión aumenta en gran medida la credibilidad de los estados financieros para sus usuarios, como prestamistas, acreedores e inversionistas.

Las auditorías administrativas aumentan la confiabilidad de la información financiera. En consecuencia, mejoran la eficiencia de los mercados de capital.

Según sea esta opinión, con más probabilidad los usuarios de los estados financieros proporcionarán crédito y financiamiento a una empresa. Esto resultará posiblemente en una reducción del costo de capital para la entidad.

Aunque puede que no esté diseñada para investigar o verificar la ausencia o presencia de fraude, sí busca aislar las políticas y procedimientos que expongan a una organización a una posible actividad fraudulenta.

No es infalible

Los contadores de una empresa son los principales responsables de preparar los estados financieros. En contraste, el propósito del auditor es expresar una opinión sobre las afirmaciones administrativas que están en los estados financieros.

El auditor llega a una opinión objetiva al obtener y evaluar sistemáticamente las pruebas de conformidad con las normas de auditoría profesional.

Sin embargo, ninguna técnica de auditoría puede ser infalible, y pueden existir errores, incluso cuando los auditores aplican las técnicas apropiadas. La opinión del auditor se basa, después de todo, en muestras de datos.

Un equipo gerencial que participe en un fraude organizado, ocultando y falsificando documentos, puede engañar a los auditores y a otros usuarios, pasando desapercibido.

Lo mejor que cualquier auditor puede ofrecer, incluso en las circunstancias más favorables, es una garantía razonable de la exactitud de los informes financieros.

En general, todas las compañías que cotizan en la Bolsa de Valores están sujetas a una auditoría administrativa cada año. Otras organizaciones pueden requerir o solicitar una auditoría, dependiendo de su estructura y propiedad.

Objetivos

El objetivo de la auditoría administrativa es que el auditor exprese una opinión sobre la verdad y la imparcialidad de los estados financieros.

Es formarse una opinión sobre si la información presentada en el informe financiero, tomada en conjunto, refleja la situación financiera de la organización en una fecha determinada, por ejemplo:

– ¿Se registran en la hoja de balance los detalles de lo que se posee y lo que la organización debe?

– ¿Las ganancias o pérdidas han sido evaluadas adecuadamente?

Al examinar los informes financieros, los auditores deben seguir las normas de auditoría establecidas por un organismo gubernamental. Una vez que los auditores han completado su trabajo, escriben un informe de auditoría. De esta manera, explican lo que han hecho y dando una opinión extraída de su trabajo.

Por ejemplo, en Estados Unidos, las normas de auditoría requieren que el auditor declare si los informes financieros se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Objetivos principales

– Comprender el sistema existente, evaluando las fortalezas y debilidades de los departamentos y unidades administrativas. Así, se podrán sugerir los métodos para poder mejorar y superar las debilidades.

– Identificar los cuellos de botella en los mecanismos administrativos existentes, reconociendo así oportunidades para hacer reformas en los procesos, reformas administrativas, etc.

– Evaluar la utilización óptima de los recursos financieros y otros recursos.

– Sugerir métodos para la mejora continua de la calidad, tomando en cuenta los criterios e informes del Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación y otros organismos.

Ejemplo

-Caso Barings

La información financiera inexacta puede ser el resultado de una tergiversación deliberada, o puede ser resultado de errores no deseados.

Uno de los ejemplos recientes más notorios de una falla en la presentación de reportes financieros ocurrió en 1995 en la oficina de Barings en Singapur, un banco británico de 233 años.

El fraude se debió a la falta de suficientes controles internos en Barings durante un período de cinco años. Durante este tiempo Nicholas Leeson, empleado administrativo responsable de la contabilidad y liquidación de transacciones, fue promovido a gerente en la oficina de Barings en Singapur.

Con su promoción, Leeson disfrutó de un inusual grado de independencia. Se encontraba en la excepcional posición de ser tanto gerente como responsable de realizar todas las operaciones. Esto le permitió participar en operaciones no autorizadas, que no fueron detectadas.

Colapso

Aunque Leeson estaba perdiendo enormes sumas de dinero para el banco, sus responsabilidades dobles le permitían ocultar sus pérdidas y seguir operando.

Cuando el colapso del mercado de valores japonés llevó a una pérdida de $1 mil millones para Barings, se descubrieron finalmente las acciones de Leeson.

Sin embargo, Baring nunca se recuperó de la pérdida y fue adquirida por la compañía de seguros holandesa ING Groep NV en 1995. Posteriormente, fue vendida nuevamente en 2004.

Curiosamente, en este caso los auditores administrativos advirtieron a la gerencia sobre el riesgo en la oficina de Singapur meses antes del colapso. Sin embargo, las advertencias fueron ignoradas por los altos ejecutivos, y el informe de auditoría fue ignorado.

-Caso Enron-Arthur Andersen

La empresa comercializadora de energía Enron Corp., que tenía pérdidas ocultas en sociedades fuera de los libros y participaba en esquemas de precios abusivos, se declaró en bancarrota en diciembre de 2002.

Poco después que Enron se convirtiera en objeto de una investigación de la Comisión de Valores y Bolsa, la firma de auditoría, Arthur Andersen, también fue nombrada en una investigación de esta Comisión. Arthur Andersen finalmente cerró sus operaciones en 2002.

Aproximadamente en el mismo período, la empresa de telecomunicaciones WorldCom Inc. utilizó técnicas contables engañosas para ocultar gastos y exagerar las ganancias en $11 mil millones.

Referencias

  1. Wanda Thibodeaux (2018). Characteristics of an Audit. Small Business – Chron.com. Tomado de: smallbusiness.chron.com.
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  5. Moses L. Pava (2018). Auditing. Encyclopaedia Britannica. Tomado de: britannica.com.
  6. Steven Bragg (2018). The purpose of an audit. Accounting Tools. Tomado de: accountingtools.com.
  7. Pwc (2018). What is an audit? Tomado de: pwc.com.
Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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