Comunicación escrita: características, tipos, elementos, ventajas

La comunicación escrita es cualquier tipo de interacción que haga uso del código escrito. Aunque se basa en el mismo sistema lingüístico de la oralidad, sus propiedades son distintas. Así, a diferencia de otras, la forma escrita es completamente convencional. Esta debe seguir patrones definidos de acuerdo con las reglas establecidas por el lenguaje.

Por otra parte, la comunicación escrita es la más usual de las formas de comunicación formal entre los seres humanos, y desempeña funciones sociales de diversa índole. Entre sus usos, con mucha frecuencia se utiliza para documentar variados tipos de hechos y para llevar a cabo interacciones interpersonales.

conectores de consecuencia

Además, otra de sus particularidades más relevantes es que no requiere de la presencia del emisor y receptor en el mismo espacio y tiempo. Por lo tanto, el mensaje se recibe en forma diferida y la interacción del escritor (emisor) y el lector (receptor) es muy limitada.

Por otro lado, la comunicación escrita es esencialmente una actividad creativa que requiere un esfuerzo consciente. Este esfuerzo proviene de los estímulos producidos por la mente.

En esto se diferencia de la oral, donde son recogidos en el exterior por los receptores sensoriales. Los de la escrita, en cambio, provienen de la actividad intelectual interna.

Características

Recepción en diferido del mensaje

Una de las características de la comunicación escrita es la relativa al factor tiempo. En una situación de comunicación cara a cara, los mensajes codificados del remitente son recibidos instantáneamente por el receptor.

Pero, en una comunicación escrita siempre existe una demora. En general, no hay un límite de tiempo fijo para este retraso.

Ciclos limitados

El ciclo de la comunicación comprende cuatro elementos básicos comunicativos: el emisor, el mensaje junto con el canal de comunicación, el receptor y la respuesta o reacción. Como la recepción del mensaje se produce en diferido, el ciclo de la comunicación escrita es más limitado.

Sin embargo, debido a los nuevos avances en materia de comunicación e información, muchos canales permiten que el último paso del ciclo (la retroalimentación o respuesta) se complete casi en el mismo tiempo que en una comunicación cara a cara. Un ejemplo de estos son los servicios de mensajería instantánea.

Poco espacio para la redundancia

El registro escrito limita la posibilidad de la redundancia. En la comunicación oral, los gestos y los elementos paraverbales – como la entonación – apoyan el lenguaje verbal.

Este no es el caso en la comunicación escrita. Por ello, el nivel de exigencia es superior, obligando al emisor a utilizar las palabras con una mayor precisión.

De hecho, la comunicación escrita tiene una alta valoración social. Esta valoración disminuye con la repetición de vocablos y la utilización de los mismos patrones sintácticos. Aquí prevalece la originalidad y hasta la innovación formal.

Planificación previa

Generalmente, la comunicación escrita no es un acto improvisado. Al escribir, con frecuencia, se cumple con una serie de condiciones o requisitos. Entre ellos, si se busca una comunicación efectiva, es preciso tener claro el contenido del conjunto del mensaje y su articulación interna.

Para ello, el emisor debe disponer de un esquema de organización del texto. En la medida en que el texto vaya progresando, todos los elementos del mensaje se concatenan hasta obtener ideas pertinentes con sentido.  

Tipos

En cuanto a los tipos de comunicación escrita, existen tantos como los múltiples y diversos ámbitos de la acción humana. De este modo, cada vez van desapareciendo algunos (telegramas) y apareciendo otros (el correo electrónico, por ejemplo). A continuación, se describirán solo algunos de estos.

Memos

Un memo es un medio popular de comunicación escrita interna entre los miembros de una organización. Es una forma una forma abreviada de carta con mínimas formas de cortesía y de inmediato acceso al tema específico del mensaje.

En este tipo de comunicaciones generalmente, existen formatos preestablecidos. La principal regla a cumplir incluyen la correcta redacción y el respeto personal y jerárquico. El modo de redacción debe ser directo y sin familiaridades de ningún tipo.

Informes

Los informes son otro tipo de comunicación escrita. Pueden ser usados con fines comerciales, educativos, legales o cientìficos.

Dependiendo de su naturaleza y objetivo del informe, pueden existir formatos ya preestablecidos. Sin embargo, en términos generales, un informe debe llevar una breve introducción, objetivos claves y resultados. 

En algunas ocasiones, se incluyen gráficas y tablas para facilitar la comprensión de los resultados. De igual manera, mucho informes contienen una lista de recomendaciones.

Folletos

Los folletos son publicaciones en las que las empresas presentan sus productos y servicios. Ellos también son publicados para ayudar a los representantes de ventas en sus visitas a clientes.  

Las empresas producen folletos en muchas formas y tamaños. Algunos folletos son de tamaño carta, mientras que otros se doblan por la mitad o en tres secciones.

Por otro lado, se caracterizan por ser muy coloridos y con abundancia de imágenes en sus principales productos o servicios. Los textos son pocos y con mucho espacio en blanco para que el folleto se pueda leer con facilidad.

Correos electrónicos

Los correos electrónicos son, en la actualidad, una forma muy común de comunicación. Se usan para enviar documentos, organizar reuniones, confirmar citas y contactar a candidatos de trabajo. Además, son empleados para tratar asuntos personales.

A pesar de su relativa informalidad, los correos electrónicos deben seguir ciertas normas convencionales. A tales fines, su formato asigna espacios para enviador, destinatario, asunto y un espacio donde debe ser escrito el mensaje.

Incluso si se utilizan con fines no comerciales, existen ciertas convenciones que deben ser respetadas para evitar reacciones negativas. Entre ellas, se pueden mencionar la correcta escritura de nombres y títulos, el uso adecuado de signos de puntuación y la correcta conformación de las oraciones y los párrafos.

Propuestas

Las propuestas son documentos que describen futuros proyectos. Estas suelen tener solo una o dos páginas. En ellas se incluyen los costos asociados de cada tarea específica del proyecto.

Otros costos no directos al proyecto pueden ser incluidos tales como costos de impresión, correo y franqueo, entre otros.

Cartas

Las cartas son una de las más antiguas formas de comunicación escrita. El tema de las cartas puede ser personal o comercial. Antes de la llegada de las formas electrónicas, estas eran un medio de comunicación muy popular. A igual que en los correos electrónicos, a nivel comercial se utilizaban formas de cortesía sobrias y mensajes concisos.

No obstante, las cartas personales mostraban menos convencionalismos en su redacción. Los tratamientos de cortesía eran mínimos. El desarrollo del tema era a conveniencia entre emisor y receptor del mensaje. El número de páginas estaba limitado por la capacidad de ambos. Progresivamente, estas han sido reemplazadas por los mensaje electrónicos.    

Telegramas

El telegrama es una versión corta y simplificada de una carta. Aquí las fórmulas de cortesía son mantenidas al mínimo y en ocasiones omitidas. El texto del mensaje se redacta omitiendo la mayor cantidad de vocablos y manteniendo el mínimo necesario para darle sentido.

Asimismo, las formas de cortesía generalmente eran formas estándares y abreviadas (Sr. por señor, Sra, por señora y otras similares). Al igual que en las cartas, su uso ha ido disminuyendo con el avance de los medios electrónicos.

Faxes

Esta fue la forma pionera de la transmisión de mensajes escritos por vía electrónica. A pesar de que tanto su redacción como su lectura se hacían sobre un papel escrito, su transmisión se hacía por medios electrónicos. Su uso ha decaído por el creciente uso de medio electrónicos.

Elementos de la comunicación escrita

En líneas generales, se considera que los tres elementos principales de la comunicación escrita son la estructura (forma del contenido), el estilo (redacción) y el contenido (tema).

En lo que respecta a la estructura, esta ayuda a los lectores a entender el tema. Por eso se recomienda  estar claro en los propósitos }antes de empezar a escribir.

En relación al estilo, este está relacionado con el emisor en primera instancia. Sin embargo, también es importante tomar en cuenta los posibles destinatarios del material escrito. En ocasiones, se requiere el uso de oraciones o párrafos cortos, con un vocabulario simple. Algunas veces, el mensaje debe ser un poco más largo y elaborado.

Finalmente, en cuanto al tema, este puede ser de una gran variedad. Todos los ámbitos de interacción humana pueden ser objeto de una comunicaciòn escrita. Esto incluye desde temas científicos hasta personales, pasando por leyes y procedimientos.

Ventajas

Permanencia en el tiempo

La comunicación escrita es un medio permanente de información. Por lo tanto, es útil cuando se requiere mantener registros. De igual modo, es muy importante en la correcta delegación de responsabilidades y en la fijación de normas y procedimientos. Por otro lado, permite la consulta repetitiva de los mensajes.

Mecanismo de control

Gracias a su posibilidad de permanencia en el tiempo, la comunicación escrita es ideal como herramienta de control. Hojas de control o resultados, leyes, acuerdos, entre otros, son los documentos que más comúnmente se procesan a través de este modo de comunicación.

Preservación

La comunicaciòn escrita tiene un alto nivel de preservación. Esto permite que sea seguro y perdurable. Los avances tecnològicos han hecho posible otros medios de preservaciòn de la informaciòn. No obstante, hasta los actuales momentos, el documento escrito en original sigue siendo la prueba final de su existencia y originalidad.

Mayor nivel reflexivo

Las personas que usan de manera eficiente este medio, reflexionan antes de escribir. La acción de escritura de un mensaje siempre es precedida por un proceso de pensamiento y definición de lo que se quiere expresar. Incluso la redacción en sí misma es un proceso de reflexión. Por ello, este modo comunicativo es ideal para transmitir exactitud y precisión.

Menor posibilidad de distorsión e interpretación

En los mensajes transmitidos por medio de la comunicación escrita, existe menos posibilidad de distorsión. En este sistema de comunicación, la información queda registrada de forma permanente y puede ser verificada en cualquier momento. Así pues, hay menos posibilidad de distorsión o alteración de la información.

Por otro lado, existe una menor posibilidad de malinterpretar los mensajes. En caso de cualquier duda, el mensaje puede ser releído tantas veces como sea necesario hasta lograr la comprensiòn total.

Asimismo, la velocidad de lectura o relectura puede ajustarse al nivel de comprensiòn del receptor del mensaje. De esta manera, puede garantizarse que si tanto el emisor como el receptor manejan los mismos còdigos, el mensaje llegarà segùn lo deseado.

Desventajas

Costos

La comunicación escrita no es económica. Existen costos relacionados con el material (papel y tinta, entre otras cosas) y la mano de obra empleada para escribir  y entregar los escritos. Estos costos pueden incrementarse dependiendo de la distancia física entre el emisor y el receptor.

Habilidad para la comprensión efectiva

El uso de la comunicación escrita amerita grandes habilidades y competencias en el uso del lenguaje y el vocabulario. Las carencia de habilidades de escritura y la mala calidad de los textos tienen un impacto negativo en el mensaje y ponen en riesgo su comprensión efectiva.

Retroalimentación

La retroalimentación del mensaje en la comunicación escrita no es inmediata. En este tipo de comunicación, el proceso de codificaciòn y decodificación es lento.

Dependiendo del código usado, la comprensión podría demorarse más tiempo del deseado. En todo caso, la retroalimentación es a conveniencia del receptor del mensaje, no del emisor.

Dificultad para expresar emocionalidad  

Siendo un medio reflexivo, es más difícil expresar emocionalidad en la comunicación escrita. De hecho, los poetas y artistas que usan este medio para expresar belleza y emociones, usan técnicas de difícil manejo. En algunas ocasiones son exitosas, pero en otras no cumplen el objetivo de transmitir la emocionalidad del artista.

Este tipo de comunicación es conocida como fría, impersonal y contrasta con otras formas de comunicación que pueden incluir rasgos verbales y gestuales. Por ello se usa más frecuentemente en transmisión de informaciones en las que la exactitud de los hechos sea lo importante.

Acuse de recibo retardado o incierto

El método de comunicación escrita dificulta la inmediata confirmación de la recepción del mensaje. En algunos casos, incluso, no es posible determinar si el mensaje llegó al destinatario previsto.

Falta de flexibilidad

La falta de flexibilidad es otra de las desventajas de la comunicación escrita. Una vez que un mensaje original ha sido emitido, no hay la posibilidad de una rápida corrección de contenido.

Cualquier cambio que se necesite debe ser avalado por el receptor del mensaje. Asimismo, cada corrección que se haga, inclusive parcial, afecta la totalidad del mensaje.

Referencias

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  2. Sehgal, M. K. (2008). Business Communication. New Delhi: Excel Books India.
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Magíster en Lingüística. Profesora titulada de inglés.

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