Departamento de Compras: Características, Funciones e Importancia

El departamento de compras es la sección de una empresa responsable de todas las actividades para la adquisición de las materias primas, piezas de repuesto, servicios, etc., según sean requeridas por la organización. Brinda un servicio que es la columna vertebral de muchas organizaciones industriales, minoristas y militares.

Se asegura de que los suministros necesarios para operar el negocio sean ordenados y mantenidos en inventario. Este departamento está en el centro de una gestión exitosa de la cadena de suministro, y es responsable de minimizar el costo de los productos ordenados, controlar los niveles de inventario y establecer relaciones sólidas con los proveedores.

Departamento de compras

Un buen departamento de compras exigirá calidad a los proveedores y hará seguimiento a las órdenes del inicio a la recepción. Ayuda a otros departamentos a identificar necesidades, administrar el proceso de requisición y obtener precios competitivos. Suelen actuar como controladores para garantizar el cumplimiento de los presupuestos.

Características

Actuar como asesores de confianza de la alta dirección

El departamento de compras se involucra en la planificación corporativa y el presupuesto a un alto nivel. Esto hace posible diseñar costos de ingeniería inversa y explorar alternativas potencialmente menos costosas y/o de mayor calidad.

Impulsar la innovación de los proveedores

Más que solo exigir el precio más bajo, el departamento de compras trabaja con los proveedores para reducir el costo subyacente de sus productos y servicios.

Están íntimamente involucrados con “el ciclo de vida de la innovación”, desde la idea inicial hasta la fabricación y la mejora continua.

Proporcionar conocimientos sobre datos clave del proveedor

Las empresas pueden recurrir a esta información para crear análisis predictivos, brindando una visión más profunda de los mercados.

Manejar y suavizar el riesgo de la cadena de suministro

Las crisis económicas han enseñado el valor de estar pendientes sobre la estabilidad de los proveedores. El departamento de compras tiene una visión mucho más nítida de esa área que cualquier otra parte de la organización.

Promover la dotación de personal ágil y el desarrollo de talento

Es necesario cruzar los límites funcionales y geográficos para encontrar los candidatos adecuados al departamento de compras.

En algunos casos, la respuesta está en la contratación externa o el uso de organizaciones de servicios compartidos.

Funciones

Obtención de materiales

Para una empresa manufacturera esto podría incluir materias primas, pero también podría incluir herramientas, maquinarias o incluso los suministros necesarios de oficina para el equipo de ventas y las secretarias.

En un negocio minorista, el departamento de compras debe asegurarse de que existan siempre en los estantes o en los almacenes suficientes productos para mantener la tienda bien abastecida.

Es especialmente importante mantener el almacén de inventario a un nivel razonable. Invertir en exceso grandes montos de dinero en inventario podría generar problemas de stock y una falta de capital para otro tipo de gastos, como investigación y desarrollo, o publicidad.

Evaluar precios

Un departamento de compras se encarga de evaluar continuamente si está recibiendo los materiales al mejor precio posible, para así maximizar la rentabilidad.

Necesita comparar los precios, para así poder encontrar los mejores proveedores con los precios más sensatos para las órdenes del tamaño específico de la empresa.

El departamento de compras puede comunicarse con proveedores alternos, negociar precios mejores para pedidos de mayor volumen o averiguar la posibilidad de obtener productos con un precio menor de otras fuentes variadas.

Preaprobación de proveedores

El departamento de compras evalúa a los proveedores en términos de precio, calidad, opiniones de los clientes y tiempo para completar los pedidos, produciendo una lista de proveedores aprobados.

Seguimiento de los pedidos

Los pedidos se documentan con los formularios de órdenes de compra. Estos especifican información importante sobre los materiales ordenados, así como la cantidad solicitada.

Estos formularios se utilizan para garantizar que se reciban los productos pedidos y para rastrear el tiempo que tardan los pedidos en completarse.

Trabajo de oficina

El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con la compra y entrega de los materiales.

Esto representa trabajar en estrecha colaboración con el departamento de contabilidad, de tal manera de garantizar que haya suficiente dinero para comprar los artículos, que el efectivo fluya sin problemas y que se realicen a tiempo todos los pagos.

Cumplimiento de políticas

Antes de efectuar una compra, el departamento de compras se tiene que asegurar de cumplir con las formalidades procedentes para la adquisición y la aprobación del presupuesto, y debe asegurarse que los materiales son comprados siguiendo la política general de la organización.

Importancia

Obtener costos más bajos

El departamento de compras juega un papel importante en la maximización de las ganancias del negocio. Compara los precios y negocia con los proveedores para que la empresa obtenga el mejor precio posible en los productos necesarios.

También puede brindar ahorros aprovechando las garantías y descuentos que generalmente olvidan los que no son especialistas.

Ayuda a ahorrar, entregando una mejor transparencia en el gasto de la empresa. Esto permitirá negociar mejores contratos y liberar el flujo de efectivo.

Prevenir la insuficiencia de materiales

El departamento de compras tiene que identificar qué productos son críticos para la empresa y tomar las medidas apropiadas para proteger su cadena de suministro.

Para garantizar que la insuficiencia de materiales no afecte la productividad, el departamento de compras utiliza técnicas como el abastecimiento múltiple.

Tener múltiples fuentes significa utilizar varios proveedores que ofrezcan los mismos productos. Si hay un problema con un proveedor, se pueden aumentar los pedidos a otro para así compensar la falla.

Mejorar la calidad

El departamento de compras ayuda a mejorar la calidad mediante el establecimiento de metas de rendimiento. Luego hace un seguimiento del rendimiento real con respecto a esas metas.

Es crítico medir las características de calidad utilizando indicadores para atributos, tales como la durabilidad, la apariencia del producto o la puntualidad de la entrega.

Se trabaja estrechamente con los proveedores para desarrollar sus procesos y ayudarlos a mejorar la calidad.

Gestionar las relaciones

El reto del departamento de compras es hacer que el proveedor se interese en trabajar con la empresa. Hacer que el proveedor invierta en una relación a largo plazo.

El departamento también tiene que gestionar las relaciones dentro de la empresa. Tiene que trabajar con las partes interesadas internas, como mercadeo, finanzas, logística y distribución, para garantizar que todos estén alineados.

Buscar la innovación

Debido a que el departamento de compras está siempre en contacto con una variedad de negocios externos, se encuentra en una posición ideal para adquirir productos innovadores que pueden proporcionar una ventaja competitiva al negocio en cuanto a precio, calidad o conveniencia.

Referencias

  1. Alexis Writing (2018). What Are the Functions of a Purchasing Department in an Organization? Small Business – Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Purchasing management. Tomado de: en.wikipedia.org.
  3. Kaylee Finn (2018). Roles of a Purchasing Department in Business. bizfluent.com.
  4. BDC (2018). 6 ways the purchasing department can improve your business. Tomado de: bdc.ca.
  5. Robert Bowman (2014). The Five Traits of ‘World-Class’ Procurement Organizations. Forbes. Tomado de: forbes.com.
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Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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