¿Qué son los departamentos de una empresa?
Los departamentos de una empresa son áreas funcionales especializadas con actividades similares encargadas de aumentar la eficiencia y organizar procesos para lograr objetivos empresariales.
Pueden dividirse en departamento comercial, de recursos humanos, de finanzas y administrativo. Una empresa es una entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de producción. Esto quiere decir que se usan factores de trabajo, como la mano de obra, para crear productos o servicios.
Las empresas se pueden dividir en tres sectores, dependiendo de la actividad económica que desarrollen.
Las empresas del sector primario son las dedicadas a obtener recursos de la naturaleza, pueden ser agrícolas, pesqueras o ganaderas. Las del sector secundario son aquellas dedicadas a la industria y construcción, es decir, a tomar las materias primas obtenidas por el sector primario, y transformarlas en productos acabados. Y, por último, las empresas del sector terciario están destinadas a la producción de servicios.
Al ser las empresas un ente jurídico, también se pueden clasificar según su constitución. Pueden ser empresas individuales, que pertenecen a una sola persona, o también sociedades. Las sociedades son empresas conformadas por un grupo de personas, y dentro de las sociedades, se pueden distinguir las basadas en la responsabilidad de sus socios.
En las empresas de responsabilidad limitada, los socios tienen responsabilidad jurídica limitada a la aportación realizada. En las sociedades anónimas, el capital se divide en acciones, y los socios son responsables por las acciones de las que disponen. Y por último, las cooperativas son sociedades en las que la responsabilidad es ilimitada en la participación de los socios, y las decisiones se toman de forma democrática.
Las empresas también pueden clasificarse de acuerdo a su tamaño, en pymes o grandes empresas. Las pymes son las medianas y pequeñas empresas, hasta un máximo de 250 trabajadores. Las grandes empresas, que tienen más de 250 trabajadores, cuentan con una organización característica para desarrollar su función económica.
Estas se dividen en departamentos especializados para mejor organización de las tareas. Estos departamentos son el comercial, el de recursos humanos, el de finanzas y el administrativo.
Aunque la empresa está fragmentada en departamentos más pequeños, todos deben trabajar en armonía y contar con gran comunicación interdepartamental para que la empresa tenga éxito en su negocio. Si los departamentos no se comunican entre sí, ni trabajan unidos, la empresa no tendrá éxito en el mercado.
Departamentos de una empresa
- Departamento comercial. Es el encargado de crear los planes de acción general, y otro de medio a corto plazo. El plan de marketing creado tiene que funcionar como guía de actuación. En este departamento se realizan los estudios de mercado, necesarios para comprender y analizar la viabilidad de la empresa. Estudian el entorno, valoran a los consumidores, sus hábitos de compra, gustos, etc. Y también los recursos y competidores a los que pueden enfrentarse en el mercado en el que está operando. Con el estudio de mercado, también se intenta conseguir los proveedores que hay disponibles, para averiguar cual ofrece mejor precio con las mejores condiciones. A esto se le llama gestión de aprovisionamiento. Otra de las funciones del departamento comercial es encargarse del marketing y los clientes. Cómo conseguir nuevos clientes, promocionar los productos de la empresa y conseguir maximizar las ventas. Además de todas estas funciones, el departamento comercial es el encargado de realizar la gestión del almacén, que consiste en controlar las materias primas, los productos finalizados, los envases, etc.
- Departamento de recursos humanos. Dependiendo del tamaño de la empresa, el departamento de recursos humanos puede ser gestionado por unas pocas personas, o estar dividido en más subconjuntos. Tiene muchas funciones variadas en las que es necesario la gestión de un equipo dedicado.
- Función de empleo. Esta función consiste en la organización de plantillas de trabajo, la selección y formación del personal. El departamento de recursos humanos es el encargado de planificar la plantilla y los puestos necesarios, ofertar los empleos con una descripción clara del perfil que se necesita y realizar el proceso de selección de nuevos trabajadores. Una vez que los trabajadores son seleccionados para formar parte de la empresa, también tienen que encargarse de formarlos. Otra de las tareas es tramitar los procedimientos de despido.
- Función de administración del personal. Una vez que los trabajadores pasan a formar parte de la empresa, el departamento de recursos humanos se encarga de formalizar los contratos, gestionar las nóminas y seguros sociales, gestionar los permisos de vacaciones, baja, etc., y establecer un régimen disciplinario si los trabajadores no acatan las normas de la empresa. Dentro de esta función también se puede englobar la función de las relaciones laborales que se desarrollan en la empresa, y mediar en casos de problemas con los trabajadores.
- Función de desarrollo de los recursos humanos. Esta actividad implica que se encarga de establecer los planes de formación y estudiar el potencial del personal. Es una tarea muy importante para la empresa, ya que un buen desarrollo de los recursos humanos genera mayor motivación en los trabajadores, que se traduce como empleados más productivos.
- Departamento financiero. Gestiona todas las entradas y salidas de dinero. Las funciones básicas que todo departamento financiero debe cumplir son control de la contabilidad, gestión de costes y realización de los presupuestos. En la contabilidad de una empresa se reflejan todos los costes que tiene la empresa, pueden ser costes directos, indirectos, fijos, variables… Una vez se tiene el cómputo de los costes, el departamento financiero los gestiona. El análisis de los costes determina si la empresa es rentable, o si es necesario cambiar la producción o incluso cerrar la empresa. Otra de las funciones importantes del departamento financiero es la creación de los presupuestos. Los presupuestos, en casos como sociedades anónimas, tienen que ser luego ratificados por el consejo de administración. Con la elaboración del presupuesto, controla dónde se va a invertir, dónde gastar y se establece como plan de seguimiento para la empresa. Para las grandes empresas que cotizan en bolsa, su departamento financiero es la parte más importante para los accionistas, ya que decide qué se hace con los beneficios de la empresa y si hay reparto de dividendos.
- Departamento administrativo. Engloba al resto de departamentos. Sus principales funciones son de organización, planeación, dirección, coordinación, control y evaluación. La organización y planeación son de las tareas más importantes del departamento administrativo. A través de estas se intercomunican todos los departamentos para lograr un proceso armónico en la empresa con las metas a conseguir, y cómo conseguirlas. Así se consigue que cada persona y departamento tenga clara su función, sus deberes y responsabilidades. A través de la dirección, se imparten las instrucciones para ejecutar lo organizado y planeado. Es importante que la administración tenga buenas cualidades para el éxito de la empresa. La dirección debe ser razonable, es decir, que las órdenes enviadas a los departamentos sean realizables, teniendo en cuenta a la persona, y si tiene la experiencia y habilidades necesarias para cumplir la tarea. Las órdenes impartidas tienen que ser completas y claras para que no generen confusión. Todo esto se engloba en la función de coordinación del departamento administrativo. Hay que armonizar actos y esfuerzos de todos los departamentos de la empresa. Y por último evaluar el desarrollo de las actividades empresariales que se llevan a cabo y buscar mejoras si fueran necesarias. El departamento administrativo también es el encargado de la correspondencia que llega a la empresa. Y mantiene la comunicación con proveedores y clientes para mantener la relación comercial del entorno de la empresa. Asimismo, se encarga del archivo de todos los documentos legales que tiene la empresa. Los clasifica y custodia, y se encarga de su procesamiento informático o microfilmado para mantenerlos durante el tiempo que estén vigentes. Cuando las empresas son de gran tamaño, el departamento administrativo también es el encargado de la secretaría y comunicación. Estas tareas se podrían incluir en la función de coordinación y organización. Y es que la parte del secretariado se encarga de facilitar las relaciones entre la dirección y el personal, a través de reuniones, conferencias, etc, así como de la relación con el exterior a través de entrevistas, ruedas de prensa y comunicados.
- Departamento de marketing. Se encarga de definir la imagen de una empresa y promocionar el producto que ofrece. Debe buscar la manera de representar a la compañía de una manera positiva ante clientes, accionistas, inversores u otros colectivos. Es decir, tiene la función de crear una representación sobre qué es la empresa o el producto, qué aporta, cómo actúa, etc. Campañas publicitarias, estudios de mercado, optimización web, supervisión de clientelas o proveedores o gestión de redes sociales son algunas de las técnicas más habituales del departamento para lograr su fin.
- Departamento de tecnología. Se encarga de la gestión, desarrollo y soporte de los distintos sistemas informáticos y de la computación de una empresa. Trabaja en todas las direcciones, ya que la mayoría de departamentos dependen de su apoyo para desarrollarse eficazmente. Entre sus funciones principales está la del mantenimiento de sistemas, la gestión y administración de bases de datos, la implementación de programas y plataformas, el desarrollo y diseño digital o la responsabilidad de velar por la seguridad de todo lo anterior.
- Departamento de comunicación. Su misión principal es la de gestionar la comunicación interna y externa de una empresa. Aunque en pequeñas y medianas empresas suele ir fusionado con el departamento de marketing, son dos grupos distintos. El marketing está más enfocado a la venta, mientras que la comunicación a los valores y la reputación de la empresa. A su vez, mientras el marketing busca conseguir objetivos a corto plazo, la comunicación es un trabajo más persistente que otorgará beneficios a medio o largo plazo. Entre sus funciones está manejar y difundir mensajes positivos, estandarizar los procesos comunicativos, crear un sentimiento de pertenencia a la empresa y generar credibilidad a los clientes.
Referencias
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- CHANDLER, A.D. Strategy and structure: Chapters in the history of the industrial enterprise. MIT press.
- STOCK, G.N., GREIS, N.P., KASARDA, J.D. Enterprise logistics and supply chain structure: the role of fit. Journal of operations management.
- DOVE, R. Response ability: the language, structure, and culture of the agile enterprise. John Wiley & Sons.
- ANSOFF, H.I. The concept of corporate strategy. Irwin.