Las 7 Funciones de un Administrador Más Destacadas

Las funciones de un administrador son las tareas que realiza con la intención de lograr la eficiencia en cualquier proyecto que emprenda. Deben tender al mejoramiento constante en la gestión de recursos, personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.

El administrador es el responsable de que se hagan las cosas necesarias para alcanzar las metas empresariales.

De acuerdo con Peter Drucker, estudioso de la administración, la función primordial de un administrador consiste en “dirigir los recursos y esfuerzos de la organización hacia las oportunidades que le permitirán obtener resultados económicamente significativos”.

Por su parte, el profesor Henry Mintzberg plantea que un administrador controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula, planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones.

Esto significa que un administrador requiere habilidades técnicas muy sólidas, pero también habilidades interpersonales que le permitan asumir adecuadamente su liderazgo.

Dentro de la estructura organizacional, un administrador generalmente se ubica en la gerencia o en la gestión de operaciones comerciales.

Las 7 funciones principales de un administrador

Aunque el administrador adecúa sus actividades a la naturaleza y las necesidades de la organización para la que trabaja, se podría decir que sus principales funciones son:

1- Planeación

Esta es una de las primeras funciones de un administrador, puesto que implica razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad de una idea de negocio.

Este profesional debe diseñar los planes a partir de información sobre el entorno y la meta del negocio. Estos planes deben contener objetivos claros a corto y largo plazo.

Para que esta función se cumpla a cabalidad, es importante que el administrador esté en constante monitoreo del entorno, para que capte oportunamente las oportunidades y amenazas para el negocio.

2- Organización

Esta función implica la coordinación de los esfuerzos y los recursos de una empresa hacia una o varias metas colectivas.

Se trata de adecuar la estructura organizacional y asignar los recursos financieros y humanos de acuerdo con el plan definido.

3- Representación

El administrador puede representar a la empresa en las gestiones con los entes reguladores de un país, y también en los asuntos fiscales de la organización.

Asimismo, la firma de un administrador tiene mucha importancia en las operaciones comerciales del patrimonio empresarial.

Un administrador puede ser portavoz de la organización ante los medios de comunicación, para tratar ciertos temas en nombre de la empresa.

En fin, se trata de actividades legales, ceremoniales y simbólicas en nombre de la organización. Algunas de ellas pueden ser firmar documentos oficiales, atender a clientes, compradores y a las visitas oficiales, y presidir ciertas reuniones y ceremonias.

Aunque son tareas que parecen triviales y no implican toma de decisiones, son importantes para el correcto funcionamiento de una organización.

4- Administración del presupuesto

Esta función es inherente a su cargo y tiene que ver con la propia tarea de administrar y/o gestionar el presupuesto de la empresa, procurando las mayores ganancias con la inversión óptima de recursos financieros, materiales y humanos.

De hecho, el administrador es quien hace las transferencias de dinero entre y desde las cuentas de la empresa.

Es decir, es la persona que programa y autoriza la asignación de presupuesto a cada área y/o proyecto de la empresa; decide quién recibe qué, en términos de recursos humanos, financieros y de tiempo.

En este sentido maneja las prioridades, y está presente en la definición de los aumentos salariales y en la discusión de los contratos colectivos en los casos que aplique.

El administrador también es un cuidador de los activos de la compañía. Esto significa que es su responsabilidad decidir el momento y la forma de disponer de esos activos.

Esto también significa que es personalmente responsable en caso de pérdidas o quiebra. Y está presente en las operaciones de inversión y compraventa en las que actúe la empresa.

5- Rendición de cuentas

El administrador debe rendir cuentas de su gestión ante el presidente y los accionistas de la empresa.

También rinde cuentas ante los entes reguladores a fin de mantener al día la actuación ciudadana de la organización, dado que él es el representante legal de la empresa.

De igual forma, el administrador recoge los reportes de las diferentes direcciones de la empresa, a fin de consolidar todos los datos en un único documento que refleje el desempeño del negocio.

6- Liderazgo

El administrador eventualmente tendrá que dirigir y supervisar a un grupo de personas que le apoyen en sus tareas.

Esto significa que la persona que asuma ese cargo deberá tener habilidades interpersonales que le permitan interactuar positiva y efectivamente con los empleados bajo su mando.

Asimismo, y como cualquier líder, deberá delegar autoridad y responsabilidades a otros.

También debe prepararse para escuchar, entrenar, motivar y evaluar el desempeño de sus colaboradores.

Por otro lado, el administrador se involucra muchas veces en la contratación y la formación del personal.

En este sentido es crucial que el administrador intente conciliar las necesidades individuales de los empleados con las metas de la organización.

Ese liderazgo también implica que debe ser propositivo con relación a las mejores formas de cumplir con su misión.

Esto implica que lo ideal es que el administrador asuma un rol emprendedor y creativo, planteando nuevas y mejores formas para que la empresa opere.

7- Enlace o comunicación

La labor del administrador también va a servir de enlace entre la gerencia y el resto de empleados de la empresa.

De igual modo, tiende puentes entre la organización y los actores de su entorno externo, especialmente con los entes gubernamentales.

Con los acreedores y proveedores de la empresa, la relación debe ser respetuosa, profesional y cordial, por lo que el administrador debe esmerarse en esta labor.

Para cumplir esta función a cabalidad, el administrador debe poner la información relevante a disposición de todos los involucrados en la organización.

De igual forma, debe crear una red de contactos pertinente, amplia y diversa, y debe desarrollar con ellos los medios de comunicación más pertinentes y efectivos, procurando que la información difundida sea lo más oportuna y fidedigna posible.

El rol de liderazgo que ostenta un administrador le confiere facultades como difusor de información oficial dentro de la empresa. 

Cuando a los empleados les resulta difícil comunicarse entre sí, el administrador tiende puentes entre ellos.

Esto último también aplica en caso de conflictos. Allí el rol conciliador del administrador es clave.

En definitiva, el administrador cumple funciones vitales dentro de una organización puesto que contribuye a que todo y todos dentro de una empresa se orienten al logro de una meta común.

Referencias

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  2. Butler, Samuel (s/f). Funciones de un administrador de empresas. Recuperado de: selvv.com
  3. Gestiopolis (2001). ¿Qué es un administrador? ¿Qué hace? Su perfil y habilidades. Recuperado de: gestiopolis.com
  4. Kirtland (2014). Deberes generales y responsabilidades de los administradores. Recuperado de: kirtland.edu
  5. López, Ángel (2015). Funciones de los Administradores. Recuperado de: angelfire.com
  6. Rivero M (s/f). Administrador de empresas. Recuperado de: webyempresas.com.
  7. United Kingdom (2013). Los deberes de un administrador. Recuperado de: insolvencydirect.bis.gov.uk
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Comunicador social, especialista en Comunicación Organizacional con interés y experiencia en temas de Marketing Digital y Responsabilidad Social.

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