¿Qué es un informe ejecutivo?
Un informe ejecutivo es un documento que se anexa a un informe más extenso, que representa de forma resumida una o varias justificaciones o recomendaciones a seguir en una propuesta.
Por ejemplo, antes de presentar un nuevo producto debe existir un estudio previo que justifique la inserción de dicho producto al mercado.
Esta investigación se basa en el estudio de las necesidades de los clientes, en un balance de gastos de producción, en las ganancias proyectadas, en las fases de ejecución y el tiempo que cada una de estas fases tomaría para ser ejecutada.
El informe ejecutivo presenta, a modo de resumen, todos los puntos importantes para facilitar su lectura a la dirección de la empresa.
¿En qué consiste un informe ejecutivo?
Este informe es un reporte en formato corto, idealmente de una página o máximo dos, que explique los beneficios, costos y riesgos de manera breve, dando un vistazo claro de tiempos y costos pero sin caer en detalles muy específicos.
Los informes ejecutivos no se limitan a creación de productos nuevos. Pueden hacerse con cualquier inversión o adquisición que haga una empresa, analizar la actividad económica del pasado semestre o hacer proyecciones sobre el futuro económico de la compañía.
Cualquier estudio o investigación esta sujeta a la creación de un informe ejecutivo porque explica de manera clara y sencilla el contenido de un documento mucho más extenso que podría tomar días en analizar.
¿Cómo se hace un informe ejecutivo?
Para hacer el informe ejecutivo se pueden realizar estas preguntas/pasos:
- ¿A quién nos estamos dirigiendo? Antes de comenzar el informe es necesario saber quién será nuestro receptor para determinar cómo dirigirnos, qué plantearle y cómo hacerlo. No será lo mismo dirigirse a un posible inversor que al CEO de la empresa. Un informe debe resolver las dudas que puedan surgir a la audiencia, por lo que el planteamiento debe quedar en todo momento claro, evitando divagaciones e información que no sume. El contenido debe estar totalmente concentrado en el proyecto.
- Elaboración. Idealmente debe comenzarse con un título claro sobre el contenido del informe, seguido por un texto corto (no más de un cuarto de página) que dé a entender claramente de qué trata el informe. Seguido de esto debe poder exponerse de manera clara:
- En qué consiste el proyecto o contenido del estudio.
- Cuál es la posición actual de la empresa.
- Costos de inversión.
- Proyección de ganancias.
- Personal que ejecutará el proyecto.
- Períodos contemplados para su ejecución.
- Justificación de la ejecución.
No hay que responder todas estas preguntas, solo las que expliquen el plan presentado, que puede variar de caso en caso.
Lo importante es poder explicar “qué”, “cómo” y “por qué” de una idea, seguido del “cuándo” y “dónde”, en caso de que apliquen.
La inclusión de gráficos sencillos, tablas e intertítulos que seccionen el contenido harán más sencilla la comprensión y permiten leer de manera más rápida, además de servir de orientación para ver puntos específicos.
El lenguaje utilizado también importa. Si el proyecto trata sobre la expansión de un departamento de informática y se presenta al área de administración, no sería beneficioso usar jerga especializada; al contrario, distancia al público objetivo del contenido.
Al finalizar la redacción es importante revisar varias veces el contenido del informe de modo de que sea claro, libre de errores ortográficos y gramaticales, que la información no esté errada y que sea coherente, contundente y convincente.
Cómo presentar el informe ejecutivo y otros consejos
La presentación es importante para que el trabajo anterior no pierda credibilidad o resulte monótono y aburrido para el receptor.
- Utilizar un diseño agradable para plasmar toda la información elaborada con ilustraciones, datos significativos y encabezados potentes.
- Sintetizar todo lo que se quiera añadir y dejar espacios en blanco. Esto mejora la experiencia de lectura y no satura al receptor con demasiados detalles.
- Ya sea en el formato que sea (pdf, vídeo, Power Point, etc.) entregar una copia impresa a su destinatario. Esto generará buena sensación y servirá de apoyo por si algo no ha quedado claro.
Referencias
- Peñarroya, M. Cómo hacer un buen resumen ejecutivo. Recuperado de montsepenarroya.com.
- How to Write a Business Report. Recuperado de wikihow.com.
- ¿Qué es un informe de resumen ejecutivo? Recuperado de ehowenespanol.com.
- Report. Recuperado de en.wikipedia.org.
- Cómo escribir un buen resumen ejecutivo. Recuperado de entrepreneur.com.