El manual de organización de una empresa es una recopilación de información escrita sobre políticas, operaciones, normas, reglamentos, objetivos, procedimientos, detalles departamentales, etc. de una compañía.
Un manual de organización explica la estructura de una organización en términos de división del trabajo, creación de departamentos y distribución de responsabilidad, junto con la autoridad en cada posición dentro de la jerarquía organizacional.
Es una guía útil para todos los miembros de una empresa, ya que proporciona detalles sobre el grado en que cada gerente ejerce la autoridad, además de un análisis detallado sobre varias actividades en términos de contenido y responsabilidad laboral.
Las responsabilidades de los diferentes cargos gerenciales se explican a través de una guía de puestos. Esta guía es un medio para definir la responsabilidad, la autoridad y las relaciones para cada posición.
Se considera un complemento del organigrama. Aunque el organigrama ofrece una visión general de la estructura organizacional, el manual de organización describe en detalle la estructura de la empresa. Por tanto, un manual tiene un alcance mucho más amplio que el que ofrece un organigrama.
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Objetivo del manual de organización
El propósito es detallar información significativa de la compañía. Sirve para brindar una visión amplia de la estructura de la organización y presentar pruebas documentales sobre la autoridad, responsabilidad y relaciones de cada cargo. También brinda consistencia en los procedimientos.
Herramienta para los empleados
Un manual de organización básico contempla la misión y los objetivos de la empresa, ofreciendo pautas generales para lo que se espera de los empleados y lo que los empleados pueden esperar de la empresa.
Un manual más elaborado incluye también reglas específicas sobre todos los temas pertenecientes a la empresa. Como contiene diversas regulaciones e instrucciones, permite a los empleados aprender en poco tiempo los distintos procedimientos y prácticas de la empresa.
Además, como las políticas están claramente establecidas, resulta fácil y rápido tomar decisiones adecuadas, dejando poco margen a la discrecionalidad particular de los individuos.
Al definir claramente los deberes de cada miembro, proporciona medios útiles para controlar las diversas actividades empresariales, además de ayudar a que los nuevos empleados puedan incorporarse rápidamente a la estructura existente de la organización.
Herramienta gerencial
Es una herramienta útil para que los gerentes visualicen la empresa en su conjunto y vean sus responsabilidades en el contexto de las responsabilidades organizacionales generales.
Brinda seguridad a los gerentes para desarrollar su potencial dentro de su área de responsabilidad, evitando la superposición de actividades. Al delimitar las áreas de trabajo, los gerentes pueden conocer sus responsabilidades, compararlas con sus habilidades, y mejorar a través de programas de capacitación.
Por otro lado, facilita la delegación al poder distinguir los gerentes entre la autoridad que tienen y la que podrán delegar a los subordinados. Además, ayuda a que la toma de decisiones sea más rápida, al explicar claramente los planes y políticas de la organización.
Disponibilidad
Todos los gerentes funcionales y sus empleados deben mantener los manuales a disposición como una referencia, de tal modo de no tener que acudir a sus superiores para obtener información sobre una toma de decisión.
Por tanto, deben estar disponibles copias del manual de organización para los altos directivos y también para ser chequeados dentro de cada departamento y división.
Estructura
Visión
Es una declaración que se hace sobre el ideal futuro hacia el cual se está trabajando en la empresa para lograrlo.
Misión
Es una declaración sobre el propósito de la empresa. Muestra la esencia de lo que se trata la empresa, buscando responder lo siguiente:
– Cuál es la esencia de la empresa.
– Cuáles son sus creencias y compromisos principales.
– Quiénes son los clientes y cuáles son sus necesidades.
– Qué beneficio tendrán los clientes.
– Qué hará la empresa para proveer ese beneficio.
Principios y valores
Son las cualidades deseables. Cuando se habla de principios, estos están vinculados con las creencias y compromisos. Los valores de la empresa y de los individuos afectarán la orientación de la prestación del servicio.
Objetivos y políticas
Se detallan los objetivos y políticas tanto principales como complementarias de la empresa, para facilitar que las actividades marchen en una dirección concreta.
Poder centrarse en los objetivos principales permite a los gerentes concentrarse más en los mismos. En esta declaración, se especifican las decisiones de gestión relacionadas con la compañía que son vinculantes para todas las gerencias.
Glosario de términos
Resulta aconsejable poder definir y describir términos como autoridad, delegación, coordinación, supervisión, planes, políticas, descentralización, responsabilidad y otros.
Esto se hace para establecer una nomenclatura común, permitiendo que los miembros comprendan los diversos términos administrativos utilizados.
Procedimientos
Definen los métodos para tratar cualquier actividad. Deben ser seguidos de manera equivalente por todos los gerentes. Por tanto, deben estar claramente trazados.
Se debe detallar la estructura de la empresa en términos divisionales y departamentales, además de las políticas y normas de las diferentes áreas funcionales. Los procedimientos de la organización determinan su uniformidad.
Descripciones de procesos
Están diseñadas para explicar los pasos de los procesos a las personas que buscan realizarlos. Si se requiere que el personal trabaje bajo procedimientos estrictos, necesitarán saber quién hace qué cosa en cada paso del proceso.
Descripciones de trabajo
Nombrar la función principal y los roles principales de un puesto es mucho más útil que centrarse solo en una lista de deberes.
¿Cómo hacer un manual de organización?
Diseño
Hacer un diseño del manual ayuda a organizar los pensamientos y a identificar los temas a cubrir. También sirve como tabla de contenido.
Se puede dividir este esquema en secciones para ampliar áreas relevantes para la empresa, tales como estándares de conducta, beneficios, recursos humanos, tecnología, administración y políticas legales.
Si se desean cubrir algunos temas con más detalle, se deben crear subtítulos para las secciones, tales como “pago de tiempo libre” o “beneficios del seguro de salud”.
Información organizacional
Elaborar la visión y misión de la empresa al comienzo del manual. Además, se presentan las razones para tener un manual de organización.
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede dividirse en subsecciones. Entre los temas principales se encuentran la historia de la compañía, metas y valores, además del compromiso de la compañía con los empleados.
Si no se tiene por escrito una filosofía o una declaración de valores, una forma útil de desarrollarla es pedirle al personal y a los directivos que escriban entre tres a cinco cosas en las que crean o se comprometan con la empresa.
Políticas y procedimientos
Ya sea que se aborden las políticas como secciones generales o usando subsecciones detalladas, cada tema se debe presentar indicando el propósito de la política y luego detallando la política como tal.
Por ejemplo, entre las políticas a abordar bajo “Estándares de conducta” están el código de vestimenta o sobre uso de drogas y alcohol. Bajo “Compensación” se podrían señalar horarios de trabajo, días de pago y cómo se manejan los aumentos o bonificaciones.
La sección de recursos humanos puede incluir cómo los empleados notificar a la compañía sobre algún cambio en su estatus que afecte su compensación y sobre el acceso a los registros del personal.
Revisión legal
Al terminar de escribir el manual, se debe hacer que un abogado lo revise antes de distribuirlo a los empleados.
Un especialista en derecho laboral puede indicar si el lenguaje del manual cumple con las leyes y verificar que no estén plasmados involuntariamente compromisos no conocidos.
Ejemplo de manual de organización
Un manual de organización de una empresa pequeña podría contener los siguientes puntos, de forma resumida. Además, incluiría una portada con el nombre de la empresa y la fecha de publicación.
– Valores
– Defender los derechos de los clientes y del personal.
– Actuar en el mejor interés de la organización.
– Mantener la confidencialidad.
– Actuar con lealtad y evitar conflictos de intereses.
– Actuar honestamente y de buena fe.
– Objetivos
– Crear una organización que ofrezca la mayor oportunidad para el desarrollo individual.
– Organizar las funciones para que el personal pueda realizar su trabajo de manera efectiva.
– Organizar cada unidad para que la empresa pueda aprovechar al máximo las oportunidades de crecimiento y expansión.
– Responsabilidades del personal
– Informar a los clientes sobre los estándares que pueden esperar en la provisión del servicio.
– Proporcionar a los clientes información precisa sobre los servicios disponibles y no retener dicha información a propósito.
– Informar a los clientes sobre los límites de confidencialidad en una situación dada, los propósitos para los cuales se obtiene la información y también cómo se podrá usar.
– Responsabilidades del gerente
– Actuar en el mejor interés de la organización, y no de cualquier miembro o grupo particular.
– No utilizar su posición e información para beneficio personal a expensas de la organización.
– Asegurarse que las tareas delegadas en el personal sean realizadas adecuadamente por personas competentes.
– Procedimiento de disputas
Advertencia verbal
Se debe informar al trabajador de cualquier queja relacionada con el desempeño de su trabajo. La queja debe ser específica y debe estar relacionada con el trabajo realizado. El supervisor debe describir cómo el trabajador debe mejorar su desempeño.
Advertencia escrita
Si el problema continúa, el trabajador debe recibir una advertencia por escrito sobre el reclamo en su contra. Se debe indicar la fecha para una reunión con el gerente, el supervisor, el trabajador y un representante sindical.
En la reunión, el supervisor presentará el reclamo al trabajador. Se deberá negociar cómo mejorar la situación, haciendo así compromisos para cambiar ciertas cosas dentro de un período de prueba. Al terminar este período habrá una revisión.
Advertencia final
Si el problema persiste, se deberá convocar a otra reunión similar, notificando por escrito al trabajador. El trabajador podrá responder de nuevo sobre la situación. Se podrán considerar acciones adicionales, recibiendo el trabajador una advertencia final escrita.
Terminación
Si después de estas tres advertencias el problema continúa, se debe ejecutar cualquier acción pertinente, incluyendo el despido.
– Descripción del puesto gerente general
– Asegurar que la empresa esté motivada por su misión y filosofía.
– Garantizar que la empresa sea financieramente viable y que funcione también de manera eficiente.
– Asegurarse que la empresa logre los resultados en cada uno de los programas que se propone. Además, que los programas operen dentro de la filosofía y las políticas establecidas.
Ejemplos de manuales de organización en PDF
Aquí puedes encontrar algunos manuales en formato PDF:
Manual de organización de la Universidad de la Cañada.
Manual de organización del ITSOEH.
Manual de organización Retuerto Hermanos.
Manual de organización de la Dirección de Desarrollo Rural de San Martín Texmelucan.
Referencias
- Maria Christensen (2020). How to Write Organizational & Policy Manuals. Small Business-Chron. Tomado de: smallbusiness.chron.com.
- Sindhuja (2020). Organization Manual: Concept, Types and Advantages. Business Management Ideas. Tomado de: businessmanagementideas.com.
- Tanuja (2020). Organisation Manuals: Meaning, Types and Merits. Business Management Ideas. Tomado de: businessmanagementideas.com.
- Management Alternatives Pty Ltd (2020). Writing Policy & Organizational Manuals. Tomado de: mapl.com.au.
- Venkatesh (2020). Organizational Manual: Meaning, Types, Advantages and Drawbacks. Your Article Library. Tomado de: yourarticlelibrary.com.
- G.U.R.U. HR (2020). Organizational Manual. Tomado de: guru.hr.