¿Qué es el nivel administrativo?
El nivel administrativo es el correspondiente a la administración de una organización. Incluye todos los aspectos de la supervisión y revisión de las operaciones del negocio, así como las áreas relacionadas, que incluyen finanzas, contabilidad, marketing y gestión de proyectos.
Abarca el desempeño o gestión de las operaciones y toma de decisiones del negocio, además de la organización eficaz de personas y otros recursos, para dirigir las actividades hacia objetivos y metas comunes.
La administración es, en general, una función amplia de gestión, incluyendo los servicios financieros, de personal y de los sistemas de información asociados.
Algunos analistas ven el nivel administrativo como un subconjunto de la gerencia, asociado específicamente con los aspectos técnicos y operativos de una organización, y distinto de las funciones ejecutivas o estratégicas.
En los negocios, las operaciones diarias son tan importantes como los planes a largo plazo. El nivel administrativo se relaciona también con la tecnología de información, la dinámica del liderazgo y, cada vez más, con la ética y las relaciones internacionales.
Tareas del nivel administrativo (administradores)
El éxito en los negocios actuales depende de mucho más que la capacidad de producir o vender productos. Un administrador en el nivel administrativo de los negocios modernos también debe ser competente en la gestión de finanzas, recursos comerciales, contabilidad, recursos humanos, compras, marketing, control de existencias, organización y control de oficinas, informatización, comunicaciones y mucho más.
Muchos altos ejecutivos de negocios podrían comenzar trabajando en el nivel administrativo de la oficina. También en la gerencia de recursos humanos, distribución, operaciones o ventas.
Tareas
Los ejecutivos y administradores trabajan en todas las industrias, tanto negocios de una sola persona como empresas con miles de empleados. Las tareas correspondientes al nivel administrativo son:
- Establecimiento de objetivos y políticas organizacionales. Establecer y llevar a cabo los objetivos, políticas, y procedimientos departamentales u organizativos.
- Supervisión de finanzas y presupuestos. Dirigir y supervisar las actividades financieras y presupuestarias de una organización.
- Consultas con la junta directiva. Consultar con otros ejecutivos, miembros de la junta directiva y personal sobre las operaciones.
- Gestión de actividades. Gestionar actividades generales relacionadas con la fabricación de los productos y la prestación de servicios.
- Revisión y aprobación de contratos. Incluye negociar o aprobar contratos y acuerdos.
- Innovación tecnológica. Aplicar nuevas tecnologías en el lugar de trabajo.
- Nombramientos de cargos. Nombrar jefes y gerentes de departamento.
- Análisis y elaboración de diversos informes. Analizar estados financieros, informes de ventas, además de otros indicadores de desempeño.
- Implementar estrategias para ahorrar costos. Identificar lugares para reducir costos y mejorar el desempeño, las políticas y programas.
Algunas áreas típicas de trabajo en el nivel administrativo incluyen la administración general, administración de recursos humanos, administración de oficinas, administración de operaciones, administración de tiendas y administración de ventas.
Especialista versus generalista
El nivel administrativo está diseñado para capacitar a los gerentes nuevos y futuros para administrar con éxito los negocios, proporcionando la base para gerenciar cualquier compañía exitosa que involucre negocios o administración.
El nivel administrativo y el nivel gerencial tienen mucha superposición en una empresa. Ambos niveles cubren marketing, contabilidad, finanzas, ética y también gestión empresarial.
Tanto los administradores como los gerentes deben conocer los conceptos básicos de cómo funcionan las empresas, cómo administrar el dinero y cómo comercializar con éxito los productos de la compañía.
Sin embargo, quienes trabajan en el nivel administrativo generalmente están más especializados en su área de responsabilidad. Las posibles especialidades incluyen economía, informática, administración y contabilidad.
Es recomendable que los líderes del nivel administrativo tomen cursos adicionales, como comunicación, logística, toma de decisiones y recursos humanos. El objetivo no es tanto dominar un área en particular, sino prepararse con habilidades generales para administrar personas y proyectos.
Administrador vs. gerente
En una empresa pequeña con poco personal, la diferencia entre estos dos niveles puede no importar mucho. Pero en empresas más grandes, con un mayor número de administradores y gerentes, se pueden comenzar a mostrar las diferencias.
A nivel administrativo, el trabajo de un administrador es mantener el negocio, o una sección del negocio, funcionando día a día.
Por ejemplo, los administradores contables mantienen los libros equilibrados. Los administradores de tecnologías de información mantienen las computadoras en funcionamiento y también libres de piratas informáticos. Los administradores de la planta mantienen las instalaciones físicas funcionando sin problemas.
Los gerentes trabajan en un nivel superior. Se ocupan de problemas más importantes, como expandir el negocio, adquirir o fusionarse con otra compañía, usar nuevos canales de distribución y diversificarse en nuevos productos.
Los gerentes establecen tanto los objetivos como los puntos de referencia para los departamentos y proyectos. Los administradores ponen esos objetivos en acción.
Conceptos principales dentro del nivel administrativo
El nivel administrativo es sumamente amplio en una empresa, ya que cada área que la compone necesita ser administrado.
Por tanto, los principales tópicos que debe cubrir un administrador en el nivel administrativo son los siguientes:
- Entorno empresarial. Empresas públicas, privadas y comerciales, propietarios únicos, sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, consejo de administración.
- Objetivos del negocio. Planificación y previsión en los negocios, plan de negocios, análisis de la competencia, ubicación, conocimiento y potencial del mercado.
- Iniciar o hacerse cargo de un negocio. Factores a investigar y considerar, investigación, competencia, potencial de mercado, factores de ubicación, activos intangibles. Además, organización empresarial, estructura, expansión, delegación, reorganización.
- Capital y financiamiento de negocios. Fuentes de capital, emisión de acciones. También ingresos, egresos, gastos de producción, gastos generales. Importancia del capital de trabajo, sus componentes y gestión, flujo de efectivo y de fondos.
- Presupuestación. Control presupuestario, factores limitantes, ventas, producción y otros presupuestos secundarios, presupuesto maestro. Además, política de precios y factores que afectan los precios establecidos.
- Comunicaciones. Internas y externas, verticales y horizontales, canales, efecto en los empleados, comunicación con gerentes y también con clientes.
- Gestión de personal. Reclutamiento, análisis de puesto, publicidad, selección, inducción, capacitación, control, remuneración. También motivación, recursos humanos, disciplina, asesoramiento, renuncias, jubilaciones.
- Crédito. Tipos y propósito, límites de crédito, control de crédito, deudas incobrables, descuentos comerciales.
- Ventas. Gestión de ventas y marketing, investigación de mercado, publicidad y promoción de ventas, política de precios.
- Control de existencias. El departamento de almacén, costos de mantenimiento de las existencias, niveles de existencias, registros de existencias, inventario. También comprar, selección de proveedores, pedidos, negociar.
- Gestión de la producción. Factores de mercado, tecnología y mano de obra, métodos de producción, fábricas, maquinaria y equipos, costos variables, costos estándar, desviación estándar.
- Contabilidad financiera. Registros contables, contabilidad, fabricación y comercialización, cuentas de pérdidas y ganancias, balance general, ratios y análisis.
- Gestión de oficinas. Delegación de responsabilidades, estructura, cuadros estadísticos, control y normas, comunicación.
- Informática. Programas y sistemas informáticos, seguridad, maquinaria y equipos de oficina, procesamiento de textos.
- Organización y control de la oficina. Diseño, datos, registros, el entorno de la oficina, salud y seguridad en el trabajo, además de estudios de organización y métodos.
Referencias
- Business administration. Recuperado de en.wikipedia.org.
- Business Administration Job Description: Is This Career for You? Recuperado de allbusinessschools.com.
- What Is the Difference Between Business Administration & Business Management? Recuperado de smallbusiness.chron.com.
- Business Management & Administration. Recuperado de cambridgecollege.co.uk.
- What Is Business Administration? Definition and Meaning. Recuperado de marketbusinessnews.com.