¿Qué es el organigrama de un hotel?
El organigrama de un hotel es la representación gráfica de su estructura organizacional. Muestra los puestos de trabajo que necesita para funcionar correctamente. El organigrama se utiliza para dividir las tareas, especificar el trabajo de cada departamento y establecer la autoridad dentro y entre los departamentos.
Es útil para las personas que trabajan en la organización, pero también para candidatos, nuevos empleados, inversores, colaboradores y otros.
Los puestos superiores más comunes en un hotel son: el director, director de marketing, director de contabilidad, director de personal, director de ingeniería, director de compras, director de habitaciones y director de restaurante.
A partir de estos puestos se generan otros inferiores, aunque no de menor importancia, para cumplir la función principal del hotel: alojar a huéspedes dando la mayor calidad posible, dependiendo del número de estrellas de cada hotel.
¿Quién realiza el organigrama de un hotel?
Normalmente el organigrama del hotel lo hace el director/a de Recursos Humanos.
Además del organigrama, tendrá que definir muy bien los puestos de trabajo en la “descripción del puesto de trabajo” para delimitar correctamente las funciones de cada empleado.
Esto es esencial para la contratación de nuevos trabajadores y para que sepan qué tienen que hacer.
Puestos de trabajo comunes en un hotel y sus funciones
1. Gerente general/Director del hotel
Es el cargo de mayor responsabilidad:
– Se encarga de la administración, control y desarrollo del hotel verificando que todas las demás áreas departamentales funcionen de la mejor manera posible.
– Define las políticas de la empresa y los objetivos que deben cumplirse.
– Verifica que cada departamento cumpla los objetivos planteados, aportando excelencia en el servicio.
– Administra la gestión de recursos humanos, comercialización, seguridad, calidad y coordinación de todos los aspectos necesarios para el correcto funcionamiento del hotel.
2. Gerente de ventas
Además de complementar a los demás departamentos principales, su principal función es dedicarse a la venta y publicidad:
– Encontrar clientes.
– Presentar a la empresa.
– Ofrecer los servicios.
– Cerrar tratos con los clientes.
– Elaborar estrategias de publicidad.
– Promocionar los servicios del hotel.
– Informar los resultados de las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.
Asistente de ventas
– El objetivo principal de este cargo es apoyar la labor de su superior, controlar, clasificar y ordenar las ventas realizadas, además de recopilar facturas para llevar un debido proceso administrativo.
– El departamento de habitaciones se encarga de la captación de las solicitudes de reservas y la atención al cliente con esta finalidad, además de controlar los cheques y pagos de las mismas.
– Supervisar que las habitaciones estén limpias, trabajando en estrecha coordinación con los recepcionistas y amas de llaves.
– Determinar la disponibilidad de habitaciones y tomar y confirmar las reservaciones.
Ejecutivo en ventas
Es uno de los trabajos más importantes porque tiene a su cargo una cartera de vendedores a los que debe indicarles qué deben hacer.
– Es el responsable de lo que cada uno de sus empleados haga, debe saber el movimiento de todas las cuentas, y si se llega a presentar algún inconveniente con ellas, debe tomar la responsabilidad sobre este.
– Debe proveer un índice detallado de los estados de cuentas, tener iniciativa para conseguir cuentas importantes para su empresa.
3. Gerente de servicios
Se encarga de supervisar el departamento de servicios:
– Controlar los costos.
– Conseguir una clientela fiel.
– Propiciar las buenas relaciones entre los empleados.
– Solventar las dudas e inquietudes de servicios de todos los clientes.
– Cumplir con los objetivos de ventas.
– Dar el ejemplo desempeñando las normas éticas.
– Asegurarse de que se esté ofreciendo un alto nivel de calidad y que el negocio sea rentable.
Administración y finanzas
– Es un cargo importante porque tiene a su mando el control de los asuntos administrativos, debe acordar con el Director General cómo se distribuirán los asuntos e informarle sobre las diferentes etapas y sucesos relativos a los mismos.
– Administrar los recursos financieros, presupuestos, egresos, gastos e inversiones, en conjunto con las Direcciones y Unidades de la empresa.
– Supervisar el manejo de los recursos financieros, coordinar los fideicomisos reglamentados por el gobierno, supervisar los procesos relacionados con la administración de personal.
– Reguardar y mantener el suministro y adquisición de recursos materiales, patrimoniales y servicios generales de la corporación.
Estrategias de negocios
– Se encarga de crear estrategias y planes para incorporarse a nuevos mercados y potenciar las fortalezas de la empresa, así como mejorar la experiencia y conocimientos de cada integrante de la organización.
– Su principal función se centra en la responsabilidad directa sobre las actividades de ventas de la empresa, dirección de marketing, promoción y distribución, organizar las diferentes distribuciones.
– Asigna objetivos a cumplir con respecto a las ventas de acuerdo a los productos y zonas, crea planes estratégicos para mejorar el éxito del hotel, estudia los clientes y locaciones que pueden resultar más adecuadas para promocionar.
– Propicia un ambiente de trabajo en equipo impulsando el espíritu de ventas del personal a su cargo.
– Analiza las posibles causas de los problemas y quejas de los clientes.
– Diseña políticas para determinar precios y condiciones de venta.
– Crea planes para incrementar la formación de las personas de su departamento.
– Recibe, filtra y distribuye los diferentes procedimientos y mejoras en cuanto a la calidad de servicio.
Contraloría y contabilidad
– Se encarga de analizar y controlar las operaciones financieras y contables.
– Elabora presupuestos anuales, pronósticos de ingresos, estados financieros, creación de informes sobre la situación financiera, atender las auditorías por parte de la contraloría, etc.
Compras
– Es un puesto muy importante para el correcto desenvolvimiento de las labores en la empresa, porque están encargados de la cadena de suministro y compras de todos los bienes necesarios para el eficaz funcionamiento del hotel.
– Puede tratarse de compras para el uso de la empresa como para la reventa y/o materia prima para la elaboración de sus propios productos.
– En este cargo se incluye la compra de servicios relacionados con el transporte o mercadeo.
– Se encarga del uso de sistemas de información y computación para la dirección de la organización.
– Planean y dirigen las actividades relacionadas con la informática y tecnología en la empresa.
– Determinan las metas empresariales para el diseño de planes para lograr las metas previamente planteadas.
4. Subgerente
– Se encarga de cumplir con todas las labores del gerente cuando este está ausente.
– Por lo general, no toma decisiones importantes sin consultar con el gerente, pero sí tiene decisión sobre asuntos rutinarios y comunes que pueden surgir en el normal desenvolvimiento del hotel.
– Debe conocer todas las funciones, al personal, sus tareas, reemplazos, etc.
– Además, debe conocer las normas legales, para evitar problemas con la ley.
– Debe resolver rápido y tener un plan B para todo, en caso de que las cosas no salgan de acuerdo a lo esperado.
Gerente de división de cuartos
Su trabajo consiste en planear, supervisar y controlar que se lleven a cabo todas y cada una de las políticas de operación relativas a su área:
– Planear y supervisar la operación de grupos y convenciones.
– Analizar las estadísticas mensuales.
– Establecer estándares y normas para la prestación de servicios en su área.
– Recibir las quejas pertenecientes a su área.
– Coordinar junto al jefe de mantenimiento el correcto desempeño de sus labores.
Jefe de recepción
Organiza y controla las tareas del departamento de recepción:
– Elabora el horario del personal a su cargo.
– Gestiona las quejas.
– Se comunica con los demás departamentos si fuese necesario.
– Se encarga de la atención al cliente y resuelve cualquier duda o inquietud.
– Es el principal a cargo del contacto con el cliente.
Ama de llaves
Este departamento es el que tiene un mayor número de empleados a su cargo en todo el hotel y se encarga principalmente de la limpieza de todo el establecimiento: tanto de las áreas comunes del hotel como los pasillos, oficinas, habitaciones, etc.
Este puesto es sumamente importante porque la limpieza es la carta de presentación de un hotel, de esto depende gran parte del éxito o fracaso.
Deben recibir capacitación, las empleadas deben ser amables y transmitir calidez a los huéspedes.
Gerente de alimentos y bebidas
– Supervisar la preparación y presentación de cada uno de los platos y bebidas que se preparan en el área de la cocina del hotel, siguiendo recetas y estándares previamente establecidos por el hotel.
– Asegurar el correcto desenvolvimiento de las funciones de los demás empleados, buen manejo de insumos, evitar que se desperdicie material, preparar el menú, supervisar el área de los postres, licores, inventario general, etc.
– Hacer las adquisiciones necesarias y controlar las bodegas.
– Controlar el personal a su cargo.
Capitán de atención al público
– Responsable ante el gerente del correcto funcionamiento de los servicios que ofrece el restaurante o cafetería.
– Recibe al cliente y lo acompaña a la mesa.
– Recibe sugerencias.
– Despide al comensal.
– Revisa que todos estén realizando sus labores.
– Chequea los suministros.
– Auxilia a los meseros en caso de ser necesario.
– Controla al personal, crea los menús, vigila el uso racional de las materias primas y demás bienes, controla la salida y calidad de los platos, determina los horarios de trabajo de los trabajadores a su cargo.
Gerente de servicios generales
– Desarrolla un programa anual para el mantenimiento y prevención de las maquinarias y equipos.
– Toma las medidas adecuadas para mantener y mejorar las condiciones arquitectónicas del inmueble.
– Administración de servicios básicos, apoyar a las áreas que lo integran, resguardar la seguridad del inmueble y sus ocupantes, operar la comisión de seguridad e higiene.
Jefe de mantenimiento
– Debe solucionar los problemas que se presenten en tiempo récord para que no se interrumpa la producción.
– Debe organizar y coordinar las órdenes de trabajo de mantenimiento del personal que se encuentra a su cargo.
– Coordina la entrega y recepción de los materiales necesarios para realizar los trabajos de mantenimiento.
– Verifica el orden y calidad de los trabajos realizados.
– Autoriza el retiro de materiales guardados en bodega.
– En caso de ser necesario, proporciona capacitación sobre los equipos, materiales y herramientas presentes en las instalaciones.
Jefe de seguridad
– Se encarga de la prevención de riesgos laborales.
– Analiza las posibles situaciones de riesgo.
– Elabora planes de seguridad.
– Inspecciona el equipo.
– Supervisa los sistemas.
– Garantiza la seguridad de clientes y empleados.
– Elabora informes referentes a todo lo realizado y acontecido.
– Control del parking.
Jefe de jardinería
Se encarga de todo lo relacionado con el jardín y su mantenimiento.
Gerente administrativo
Su función es planear y dirigir la gestión administrativa de la empresa.
– Manejar las relaciones con los proveedores.
– Control disciplinario del personal.
– Crear estrategias de producción, etc.
Jefe de recursos humanos
Es el responsable de todo lo relacionado con el control de recursos humanos y trabaja en contacto directo con la Gerencia General y otros directivos.
– Debe mantener un clima laboral favorable.
– Organiza los subsistemas de RR.HH.
– Media los conflictos entre empleados.
– Vela por el bienestar de las relaciones empleado-empresa.
Jefe de almacén
– Controla las entradas y salidas de todos los materiales, equipos, productos, herramientas, y en general, todos los bienes propiedad de la empresa.
– También efectúa auditorías e inventarios para el correcto y eficaz control.
Auxiliar contable
Entre algunas de sus muchas funciones podemos encontrar:
– Manejo de inventarios.
– Pago de servicios.
– Declaraciones tributarias.
Auxiliar administrativo
Sus principales funciones son:
– Tramitar correspondencias, recibir documentos, atender llamadas, visitas, archivar documentos, tramitar expedientes, llevar la agenda al día, etc.