¿Qué son las políticas de inventario?
Las políticas de inventario son las estrategias que la dirección de una empresa utiliza para administrar y gestionar sus recursos. Inventario es el término utilizado en manufactura y logística para describir los materiales que son insumos para la producción, los productos terminados o los productos que están en proceso de fabricación.
El propósito principal de las políticas de inventario es aumentar las ganancias de la empresa, buscando asegurar niveles adecuados de existencias en todo momento. Los procedimientos usados para lograr esto variarán según el tipo de empresa.
El activo más valioso de una empresa suele ser el valor del inventario que posee. Las políticas y procedimientos se emplean para proteger esos activos contra el vencimiento, el robo, u otros tipos de pérdidas.
Además de proteger el inventario, las empresas quieren asegurarse de tener las existencias suficientes para satisfacer la demanda, de lo contrario se podrían perder ventas. Por otro lado, mantener demasiado inventario es costoso, no solo por el riesgo de daños o pérdidas, sino por el espacio requerido para almacenarlo.
Tipos de políticas de inventario
Flujo de costos
El flujo de costos FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir) asume que el inventario más antiguo es el primero que se vende.
Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más bajos para calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por tanto, crea una obligación tributaria más alta.
El flujo de costos LIFO (Último en Entrar, Primero en Salir) tiene el efecto contrario: minimiza las ganancias sujetas a impuestos cuando suben los precios.
Valoración del inventario
Esta política busca garantizar que el inventario sea controlado y calculado adecuadamente, evitando pérdidas o faltantes, tanto de los trabajos en proceso como de los productos terminados. Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos en parte de la mercancía a vender.
Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo que debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar el valor de cada artículo.
Reserva de inventario
Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos generados y con el período contable.
Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-cuenta de reserva de inventario.
Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al comienzo del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y acreditando la reserva de inventario.
Al dar cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.
Perpetuo vs. periódico
Si se utiliza un sistema de inventario perpetuo, los registros se actualizan continuamente ante cambios en el inventario, mediante un sistema informático. El costo de mercancía vendida siempre está actualizado.
Un sistema periódico se basa en los conteos físicos. Es más fácil y económico, pero no proporciona información en tiempo real. Actualiza los costos de mercancía vendida como una suma global al final del período.
Características de las políticas de inventario
- Establecen los niveles óptimos de stock que se deben mantener para satisfacer la demanda de manera eficiente, que pueden variar según la demanda pronosticada, los tiempos de entrega de los proveedores y el costo de almacenamiento.
- Definen cómo y cuándo se debe reponer el inventario. Esto implica establecer puntos de reorden (reorder points) que indican cuándo hacer un pedido de resurtido y la cantidad a solicitar. También incluyen métodos de reabastecimiento, como el reabastecimiento periódico o el reabastecimiento continuo.
- Se consideran los costos relacionados con el inventario, como el costo de mantener el stock, los costos de almacenamiento, de pedidos y de agotamiento de existencias, para minimizar los costos totales al equilibrar los costos de mantener el inventario y los costos asociados con la falta de stock.
- Consideran la demanda de los productos o materiales y buscan preverla de manera precisa. Esto significa utilizar métodos de pronóstico y análisis de datos históricos para determinar los patrones de demanda y ajustar los niveles de inventario.
- Realizan análisis y evaluaciones regulares para garantizar que las políticas sigan siendo efectivas y se ajusten a los cambios en la demanda, los proveedores y otros factores relevantes. Esta revisión periódica permite hacer los ajustes necesarios para optimizar la gestión del inventario.
¿Cómo se establecen las políticas de inventario?
Se deben evaluar los requerimientos de cada área de la empresa, buscando un balance entre ellas. Las variables a tomar en cuenta son:
Costos
El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe examinar el monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.
El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de productos alimenticios perecederos o medicinas. Estos poseen un corto margen de vida, ya que expiran luego de un tiempo determinado y no se pueden comerciar.
En tercer lugar, están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa que se encarga de realizar las compras.
Nivel de servicio
Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué porcentaje de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega prometido que la empresa ha cumplido.
Restricciones del proveedor
Toma en cuenta las condiciones a cumplir para obtener el producto. Por ejemplo, si el proveedor exige una cantidad mínima a comprar, si es una compañía flexible y confiable, si ofrece descuentos según el volumen del pedido.
Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los despacha desde su inventario o inicia su proceso de producción luego de hacerle el pedido.
Tiempo de reabastecimiento
Corresponde al período de tiempo desde que se revela que se debe pedir un producto y el momento cuando este producto está disponible para que la empresa pueda usarlo.
En este proceso intervienen cinco lapsos: chequeo del inventario, gestión de compra, administración del pedido por el proveedor, transporte y entrada al sistema de la empresa.
Patrones de la demanda
Se relaciona con la cantidad de clientes que compran con regularidad los productos, para así evaluar su frecuencia de venta y hacer los pedidos de acuerdo con el promedio de venta.
Estos esquemas no son concluyentes y en cualquier momento pueden cambiar. Por tanto, debe mantenerse un inventario de seguridad.
Ejemplos de políticas de inventario
- Inventario justo a tiempo (Just-in-Time, JIT): es una política que busca minimizar los niveles de inventario, con el objeto de mantener solo la cantidad necesaria de productos o materiales para satisfacer la demanda inmediata. Requiere de una planificación precisa y una estrecha colaboración con proveedores confiables para recibir suministros justo cuando se necesitan. Un ejemplo podría ser una farmacia, con las medicinas.
- Inventario de seguridad: implica mantener un nivel adicional de inventario como precaución ante la incertidumbre en la demanda o en los tiempos de entrega de los proveedores. El inventario de seguridad actúa como un amortiguador para evitar la falta de productos en situaciones imprevistas. Un ejemplo de esto podría ser una tienda de conveniencia que vende alimentos no perecederos.
- Sistema de clasificación ABC: se clasifican los productos o materiales en función de su importancia relativa para el negocio. Los productos de alta prioridad (clase A) se gestionan con mayor atención y se les asignan niveles de inventario más rigurosos, mientras que los productos de baja prioridad (clase C) pueden tener niveles de inventario más flexibles. Por ejemplo, una tienda textil, que necesita telas e hilos principalmente para elaborar prendas.
- Inventario máximo: establece un límite superior para los niveles de inventario, asegurándose de que no se mantenga un exceso de existencias. Ayuda a evitar el almacenamiento innecesario y los costos asociados, así como a identificar problemas en la cadena de suministro o en la demanda cuando se alcanza el inventario máximo. Por ejemplo, una zapatería que vende zapatillas deportivas de una marca específica.
- Inventario mínimo: establece que se debe mantener el nivel de inventario más bajo posible sin correr el riesgo de quedarse sin stock. El objetivo es reducir los costos asociados con el almacenamiento y el mantenimiento de inventario, aunque implica un mayor riesgo de agotar existencias. El ejemplo es la misma zapatería, que vende otras marcas de zapatillas deportivas.
Referencias
- Inventory Accounting Policies. Recuperado de smallbusiness.chron.com.
- UQ Policy and Procedures Library. Recuperado de ppl.app.uq.edu.au.
- nventory Control: Policies & Procedures. Recuperado de study.com.
- Políticas de inventario en una empresa. Recuperado de siigo.com.
- Stock Control Policies and Procedures. Recuperado de jsw.org.au.