¿Qué es el prorrateo primario?
El prorrateo primario es la asignación proporcional de una cantidad de dinero a centros o unidades de costos. El término se refiere a la asignación de gastos que no pueden identificarse completamente con un departamento en particular.
A este proceso de distribución también se le conoce como departamentalización de los costos indirectos. Se debe observar cuidadosamente que, al momento de realizar el prorrateo primario, se ignora hacer una distinción entre los departamentos de producción y los de servicio.
Una empresa está dividida administrativamente en departamentos, para operar sin problemas y de manera eficiente. Esta subdivisión se efectúa de tal manera que cada departamento representa una división de la actividad de la empresa, como el departamento de mantenimiento, el de almacenes, el de costos, etc.
El prorrateo primario de los gastos indirectos a los departamentos respectivos facilita el control de los gastos generales a través de los presupuestos. También facilita el control del uso que se le da a los servicios prestados a los respectivos departamentos.
¿Cómo se hace un prorrateo primario?
La determinación de una base adecuada es de primordial importancia. Por ello, los siguientes principios son guías útiles para un contador de costos.
Servicio o beneficio derivado
Si se puede medir el servicio prestado por una partida particular de gastos a los diferentes departamentos, los gastos generales se podrán prorratear convenientemente sobre esta base.
Por tanto, el costo de mantenimiento se puede prorratear a los diferentes departamentos basándose en las horas de máquina o en el valor de las máquinas, los cargos de alquiler se distribuirán de acuerdo con el espacio ocupado por cada departamento, etc.
Método de capacidad de pago
Bajo este método, los gastos indirectos se distribuyen en proporción a la capacidad de venta, ingreso o rentabilidad de los departamentos, territorios, base de productos, etc.
Por tanto, los trabajos o productos que obtienen mayores ganancias se llevarán una mayor proporción de los gastos generales.
Este método no es equitativo, ya que generalmente no es aconsejable subsidiar a unidades ineficientes a costa de unidades eficientes.
Método de eficiencia
Bajo este método, el prorrateo de los gastos se realiza sobre la base de los objetivos de producción. Si se supera el objetivo, se reduce el costo unitario, lo que indica una eficiencia superior al promedio.
Si no se logra el objetivo, el costo unitario aumenta, revelando así la ineficiencia del departamento.
Método de encuesta
En ciertos casos, puede que no sea posible medir exactamente el alcance de los beneficios que reciben los distintos departamentos, ya que esto puede variar de un período a otro. Para solucionarlo, se hace una encuesta de los diversos factores involucrados y se determina la porción de costos indirectos que debe cubrir cada centro de costo.
Por tanto, el sueldo del supervisor que sirve a dos departamentos podrá asignarse después de una encuesta adecuada, que puede revelar que el 30% de dicho salario debe asignarse a un departamento y el 70% al otro departamento.
Diferencias con el prorrateo secundario
El proceso de prorrateo primario se da cuando los gastos indirectos se distribuyen a todos los departamentos de la organización, tanto los departamentos de producción como los de servicio, sin considerar ninguna transferencia mutua de beneficios.
El objetivo en esta etapa es asignar los gastos generales comunes a todos los centros de costos que se hayan beneficiado de ese gasto, utilizando bases justas o equitativas.
El siguiente paso es transferir los gastos generales de los departamentos de no producción a los departamentos de producción, ya que los distintos centros de costos se mueven únicamente a través de los departamentos de producción.
Prorrateo secundario
La etapa de prorrateo secundario redistribuye los gastos indirectos del departamento de servicio a los departamentos de producción.
El objetivo de esta etapa es garantizar que solo los departamentos de producción asuman todos los gastos indirectos, los cuales se cargarán eventualmente a los productos.
Esto se debe a que, si bien existe un vínculo directo entre el producto producido y los departamentos de producción, no existe tal vínculo entre los productos y los departamentos de servicio.
La ausencia de un vínculo directo entre los centros de costo de servicio y los productos dificultará la carga de los costos indirectos de los centros de costo de servicio a los productos. Esta etapa también se llama redistribución de gastos indirectos.
Los departamentos de servicio son aquellos departamentos como administración, tiendas, comedor, mantenimiento, etc. que no participan directamente en el proceso de producción. Proporcionan un trabajo de apoyo a los departamentos de producción.
Ejemplos de prorrateo primario
- Costos de mano de obra en un proyecto de construcción. En un proyecto de construcción, se asignan los costos de la mano de obra al proyecto específico, y además, a los departamentos de planificación y construcción.
- Materias primas en una empresa de productos alimenticios. Una empresa que fabrica productos alimenticios asigna los costos de las materias primas utilizadas en la producción de un lote específico de alimentos, como galletas o pan.
- Costos de materiales en la producción de un automóvil. Una empresa automotriz asigna los costos indirectos de los materiales utilizados en la fabricación de un modelo de automóvil específico al calcular cuántos materiales se utilizaron en la producción de ese modelo en particular.
- Producción en una empresa de productos químicos. Una empresa química asigna los costos de producción, como los productos químicos y la energía, al departamento encargado de desarrollar dichos productos.
- Servicios en un departamento de contabilidad. Un departamento de contabilidad asigna los costos de servicios, como la impresión de informes, el software de contabilidad y el personal al proyecto para el cual se prestaron esos servicios.
- Costos de envío en una empresa de comercio electrónico: Una empresa de comercio electrónico asigna los costos de envío, como tarifas de mensajería y empaquetado, a los encargados de este rubro.
- Costos de marketing en una empresa de productos de consumo. Una compañía que fabrica productos de consumo asigna los costos de marketing, como publicidad y promoción, al departamento de marketing para que este realice las campañas publicitarias pertinentes.
Referencias
- Apportionment of Overheads | Cost Accountancy. Recuperado de accountingnotes.net.
- Primary and secondary apportionment of overheads. Recuperado de virtualkollage.com.
- Allocation and Apportionment of Overhead to Cost Centres. Recuperado de yourarticlelibrary.com.
- Total absorption costing. Recuperado de en.wikipedia.org.
- Apportionment of overhead expenses. Recuperado de playaccounting.com.