Secretaria ejecutiva: perfil, habilidades necesarias y funciones

La secretaria ejecutiva es un puesto de trabajo o profesión que sirve para brindar el máximo apoyo a los empleados de alto rango en una empresa u organización. Será quien organizará y mantendrá el cronograma de los ejecutivos y los ayudará a realizar una gran variedad de tareas administrativas.

El objetivo es contribuir a la eficiencia general del negocio, al garantizar que todas las tareas administrativas que se le asignen se realizarán de manera oportuna y eficiente. Una secretaria es la persona que proporciona apoyo administrativo. Pueden realizar tareas como escribir y archivar, contestar el teléfono y transmitir mensajes.

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Por otro lado, la secretaria ejecutiva, o asistente administrativa, también hace algunas de esas actividades, junto con la coordinación de la oficina, la investigación de productos, la interacción con los proveedores, el pedido de productos y la creación de una base de datos.

Normalmente, las secretarias ejecutivas reciben salarios más altos que las secretarias, porque realizan funciones de alto nivel y aceleran la productividad de la oficina.

Perfil requerido

– Licenciatura en administración de empresas o en campos relacionados.

– Experiencia comprobada como secretaria ejecutiva o un rol administrativo similar.

– Debe ser competente en el manejo de Microsoft-Office de forma integral, y en el software “back-office”, por ejemplo, sistemas ERP.

– Conocimiento profundo de la administración de oficinas y de procedimientos contables básicos, así como del vocabulario técnico relevante que se maneja en la industria.

– Familiaridad con los métodos básicos de investigación y con las técnicas para la presentación de informes.

– Excelentes habilidades de organización y de gestión del tiempo.

– Destacadas habilidades de comunicación y negociación.

– Integridad y confidencialidad.

Las secretarias ejecutivas deben ser profesionales rápidas con una gran capacidad de gestión del tiempo y capacidad multitarea. Es con su diligencia y competencia en su trabajo que los ejecutivos pueden centrarse en sus responsabilidades gerenciales sin preocuparse por otras tareas.

Muchos gerentes dependen en gran medida de su secretaria ejecutiva para coordinar las tareas del día a día y mantenerlas en agenda. Son requeridos mucho tacto y asertividad como guardianes del tiempo del gerente.

Habilidades necesarias

Las secretarias ejecutivas deben ser eficientes en destrezas básicas como la redacción, gramática, ortografía y puntuación, y tener experiencia utilizando equipos de oficina y aplicaciones usuales de software, como procesamiento de texto, hojas de cálculo y gráficos.

Igualmente, deben tener habilidades excelentes para administrar el tiempo y la capacidad para poder atender de forma efectiva diversas responsabilidades.

Por otro lado, una secretaria ejecutiva necesita también otras cualidades, tales como el buen juicio, la diplomacia, la discreción y la capacidad de solucionar problemas de manera autónoma.

Necesitan sólidas habilidades de comunicación para interactuar con el público, redactar informes y revisar publicaciones.

Escuchar activamente

Debe saber prestar total atención a lo que dicen las otras personas, tomándose el tiempo para comprender los puntos que se están formulando, haciendo preguntas según sea lo apropiado y no interrumpir en momentos inadecuados.

Comprensión de lectura

Comprensión total de las oraciones y párrafos escritos en los documentos relacionados con el trabajo.

Gestión del tiempo

Saber gestionar de manera eficiente tanto el tiempo propio, así como el tiempo de los demás.

Saber hablar

Hablar claramente con otras personas para así poder transmitir la información de manera efectiva.

Escritura

Tener una comunicación efectiva por escrito, según sea lo más apropiado para las necesidades de la audiencia.

Pensamiento crítico

Uso de la lógica y del razonamiento para poder identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas que se presenten.

Aprendizaje proactivo

Comprender las implicaciones de la nueva información para la resolución de problemas y la toma de decisiones actuales y futuras.

Coordinación

Ajuste de las acciones en relación con las acciones de los demás.

Revisión

Revisión y evaluación del desempeño de sí misma, de otras personas o de las organizaciones, para así realizar mejoras o tomar medidas correctivas.

Funciones

Una secretaria ejecutiva puede ser responsable de la caja chica y la contabilidad, pero también podría administrar un presupuesto. Puede publicar artículos en un sitio web, aunque también podría diseñar y administrar el sitio web.

Puede realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que ella misma ha diseñado y que utiliza para las funciones de presentación de informes.

Una secretaria ejecutiva puede supervisar al personal administrativo. Con frecuencia informa directamente al director ejecutivo, y puede respaldar a uno o más ejecutivos de alto nivel.

Responsabilidades

Atención a los ejecutivos

– Mantener la agenda de los ejecutivos y ayudar en la planificación de las citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.

– Asistir a las reuniones para realizar las minutas y actas de reunión, luego compilarlas, transcribirlas y distribuirlas.

– Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: Compra de pasaje, reservación de hotel, entrega de viáticos, gestión y revisión de la documentación pertinente, etc.

– Llevar a cabo las investigaciones encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes para la consideración y presentación por parte de ejecutivos, comités y juntas de directores, según lo asignado.

– Manejar los documentos confidenciales, asegurándose que permanezcan resguardados y seguros.

Interacción interna y externa

– Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando sea conveniente.

– Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, faxes, paquetes, etc.), leyendo y analizando los memorandos, presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.

– Preparar respuestas a la correspondencia que contenga consultas de rutina.

– Supervisar el uso de los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar que los pedidos sean más rentables.

– Reunirse con individuos, grupos de interés especial y otros, en nombre de los ejecutivos, comités y juntas de directores.

– Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se les debe dar acceso a ciertas personas específicas.

Apoyo administrativo

– Mantener archivados los registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y sea fácilmente accesible para recuperarla rápidamente.

– Preparar las facturas, informes, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y/o presentaciones, brindando además la asistencia correspondiente en la contabilidad.

– Realizar tareas generales de oficina, tal como mantener los sistemas de administración y realizar trabajos básicos de contabilidad.

– Coordinar y dirigir los servicios de la oficina, tal como registros y preparación del presupuesto, para ayudar a los ejecutivos.

– Establecer y supervisar las políticas y procedimientos administrativos, tanto para los empleados de las oficinas, así como de la organización.

– Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, procedimientos de informes o gastos.

– Supervisar y capacitar a otro personal administrativo.

Referencias

  1. Workable (2018). Executive Secretary job description. Tomado de: resources.workable.com.
  2. Beth Greenwood (2018). The Difference Between a Secretary & an Executive Secretary. Work – Chron. Tomado de: work.chron.com.
  3. Career Planner (2018). Executive Secretary and Administrative Assistant. Tomado de: job-descriptions.careerplanner.com.
  4. Hrvillage (2018). Executive Secretary Job Description. Tomado de: hrvillage.com.
  5. BSR (2018). Executive Secretary Responsibilities. Tomado de: bestsampleresume.com
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Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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