Los sistemas de organización representan las estructuras sobre las cuales se configura una empresa. Estas estructuras definen cómo está conformada cada división de un negocio, la jerarquía de quién reporta a quién y cómo fluye la comunicación en toda la organización.
La estructura organizacional define cómo funciona cada rol en una empresa. Con un sistema de organización bien definido, todos los empleados sabrán lo que se espera de ellos y ante quién deberán reportar.
Una buena estructura organizacional establece tanto la jerarquía como el flujo de comunicación en una empresa. Tener un sistema de organización bien definido tiene muchos beneficios, como mejoras en la eficiencia, productividad y toma de decisiones.
Los negocios deben pensar mucho sobre qué sistema elegir, ya que cada organización tiene requerimientos particulares. Las fortalezas y debilidades de cada sistema dependen del tipo de negocio que se esté operando, el tamaño de la organización y otros factores.
Es importante considerar todos los tipos de sistemas de organización antes de decidir cuál es el adecuado para una empresa.
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Tipos y características de sistemas de organización
Sistema funcional
Este sistema presenta varios departamentos especializados, como finanzas, ventas y operaciones. Un gerente de alto nivel supervisa todos estos departamentos.
El flujo de reportes está claro, ya que cada empleado reporta a su jefe. Además, los jefes de cada departamento reportan a la alta gerencia, que supervisa toda la estructura.
Como la empresa está segmentada en departamentos especializados, los empleados también se especializan. Esto fomenta una ruta hacia su crecimiento. Sin embargo, los departamentos pueden tener problemas para comunicarse entre sí.
Como existe poca comunicación entre los departamentos, ya que todos reportan hacia arriba, no se genera un pensamiento holístico, excepto en la alta dirección. Esto hace que la adaptación al cambio sea lenta.
Sistema divisional
Divide el negocio en equipos de trabajo, según los proyectos en los que los empleados están trabajando. Este sistema incluye muchos tipos diferentes de equipos.
Además, se crean equipos en torno a proyectos específicos. Por ejemplo, una compañía farmacéutica podría tener equipos separados dedicados a cada medicamento que fabrican.
Cada equipo de proyecto es supervisado por un director, ejerciendo cierto nivel de autonomía dentro de la organización. La organización divisional permite a los empleados familiarizarse profundamente con el trabajo de su equipo.
Sin embargo, las divisiones a menudo desconocen lo que otros equipos están haciendo y no se comunican entre sí. Es posible que los empleados no puedan trabajar eficazmente entre divisiones cuando sea necesario.
Sistema matricial
Es una combinación del sistema funcional con el sistema divisional. Desde arriba, el negocio se configura como un sistema funcional, con una jerarquía tradicional y departamentos especializados.
Sin embargo, cuando se observan estos departamentos de cerca, cada uno está dispuesto en un sistema divisional, dividiéndose en proyectos y equipos más pequeños.
Este sistema es bastante complejo y requiere mucha planificación, además de sólidos sistemas de comunicación en toda la empresa. Sin embargo, elimina muchos problemas surgidos con la organización exclusivamente divisional o funcional.
La comunicación puede llegar a las personas adecuadas, aumentando la productividad y el pensamiento holístico. Además, fomenta la colaboración cruzada. Por el lado negativo, este sistema puede tornarse rápidamente confuso para los empleados cuando hay demasiados gerentes y no está claro a quién reportar.
Sistema plano
Aplana gran parte de la jerarquía, permitiendo a los empleados una mayor autonomía en su trabajo. Estas organizaciones se dividen en equipos temporales, aunque son tener estructuras formales.
Aún queda cierta jerarquía, porque existen altos directivos para dirigir la operación. Sin embargo, este sistema se basa en obstaculizar las estructuras jerárquicas tradicionales.
Esto incrementa la comunicación entre los equipos, eliminando los problemas de comunicación que pueden ocurrir cuando los mensajes viajan por una estructura jerárquica.
Desafortunadamente, este sistema es difícil de mantener cuando la empresa crece, debido a requerir sistemas de comunicación más estructurados. Además, los empleados de este sistema pueden sentirse abrumados al hacer demasiadas tareas diferentes y no tener mucho espacio para ser promovidos.
Ejemplos de sistemas de organización
Sistema funcional
Ha sido utilizado históricamente por militares, universidades y entes gubernamentales. Aunque este sistema se ha vuelto menos popular, todavía lo utilizan muchas empresas.
Cómo se usa este sistema organizacional se puede observar en una fábrica tradicional. El gerente de la fábrica supervisa los diferentes departamentos, que son especializados. Cada departamento tiene su propio gerente, los cuales reportan directamente al gerente de la fábrica.
Otro ejemplo podría ser una tienda minorista. El gerente general supervisa las operaciones desde la parte superior de la pirámide. Debajo hay diferentes departamentos, como almacén, servicio al cliente y marketing. Cada uno tiene su propio supervisor, reportando todos al gerente general.
Sistema divisional
Es popular entre las grandes corporaciones multinacionales. Por ejemplo, Johnson & Johnson tiene una estructura divisional, donde cada una de las marcas de Johnson & Johnson opera como su propia compañía, con su propio liderazgo y estructura interna. Todas ellas reportan a la empresa matriz.
Otro ejemplo es General Electric. El CEO está en la parte superior y luego la compañía se divide en diferentes grupos. Hay grupos operativos, como finanzas, asuntos legales, relaciones públicas e investigación global. Otros equipos se dedican a proyectos específicos, como aviación, energía, atención médica, etc.
Sistema matricial
Es adoptado principalmente por grandes empresas bien establecidas, por ser complejo. Un ejemplo de una empresa matricial es Starbucks. La compañía de café más grande del mundo utiliza un sistema funcional para dividir su negocio en departamentos, como recursos humanos, finanzas y marketing.
Estos departamentos están ubicados en la sede corporativa, reportando a la alta gerencia y creando políticas que afectan a todos los establecimientos de Starbucks en todos los lugares.
Por otro lado, Starbucks tiene divisiones autónomas para cada región geográfica. Estas regiones son América, China, Europa, Medio Oriente, Rusia y África. La región de América, siendo la más popular, se divide en cuatro divisiones más pequeñas.
Starbucks también tiene divisiones basadas en productos. Por ejemplo, hay una división para las tazas Starbucks y otra para productos horneados. En los niveles inferiores de la organización, Starbucks tiene equipos de empleados, especialmente a nivel de tienda.
Sistema plano
Es popular entre las nuevas empresas y las compañías de tecnología. Un ejemplo es Zappos. En 2013, el CEO de esta compañía de zapatos anunció una nueva estructura plana de gestión, eliminando la jerarquía del lugar de trabajo para estimular la colaboración.
La compañía prohibió los títulos gerenciales. Ya no habría cargos ni jefes, siendo cada empleado responsable de su propio trabajo. La compañía esperaba innovar al eliminar la burocracia envuelta en la jerarquía y toma de decisiones. Sin embargo, Zappos aún se esfuerza por mantener su operación verdaderamente plana.
Referencias
- Chelsea Levinson (2018). What Are Organizational Systems? Tomado de: bizfluent.com.
- Susan Kerr (2017). Types of Organizational Systems. Bizfluent. Tomado de: bizfluent.com.
- Will Kenton (2020). Organizational Structure. Investopedia. Tomado de: investopedia.com.
- Aimee C. Juarez (2017). Organizational Systems and Characteristics. Bizfluent. Tomado de: bizfluent.com.
- Douglas Day (2015). The Six Systems of Organizational Effectiveness. Leadership Circle. Tomado de: leadershipcircle.com.