¿Qué es una convocatoria?
Una convocatoria es un anuncio que se hace para que múltiples personas acudan a un sitio particular, en donde habrá algo de su interés. Por medio de dichos comunicados, se pretende llevar a la mayor cantidad de participantes, con el fin de involucrarlos a todos.
Las convocatorias pueden ser de distintos tipos y tener objetivos o intereses diferentes que atraigan públicos específicos. Sin embargo, tienen algunos elementos en común, lo cual hace que su elaboración y organización se haga de forma similar, independientemente del tema que tengan.
Gracias a este tipo de eventos, las personas pueden acudir a reuniones masivas en donde se pueden discutir ideas, temas o conceptos de utilidad. Igualmente, pueden interactuar con quienes hacen la convocatoria o sus participantes para hacerla mucho más provechosa.
Partes de una convocatoria
Independientemente del tema que tenga la convocatoria, tiene secciones y una estructura organizativa común, que facilita su función. Estas partes son:
Título o temas de la convocatoria
Antes que nada, la invitación al evento como tal debe indicar cuál es el tema de la misma o su propósito. Es decir, a qué se está convocando y sobre qué se hablará en dicho espacio.
De esta forma, los posibles participantes sabrán de qué trata la invitación y por ende acudirán o no si el tema es de su interés.
Fecha, hora y lugar de la convocatoria
Este elemento es clave a la hora de hacer una convocatoria, ya que deben informarse todos los detalles en cuanto a fecha y lugar de la reunión. Sin esta información clara, los posibles asistentes no sabrían a dónde ir o cuándo.
Normalmente, las convocatorias se hacen en fechas y lugares accesibles a la mayoría de los interesados, pues lo que se busca es que una gran cantidad de estos acudan a la misma.
A quién va dirigida la convocatoria
Otro elemento que debe considerarse es el público objetivo del evento a realizar, ya que no todas las personas que vean el anuncio de la convocatoria tienen interés en la misma.
En otras palabras, debe haber claridad en cuanto a quién va dirigida la invitación, logrando así que asistan solo aquellos que puedan beneficiarse de la misma.
Desarrollo del tema o temas a tratar
Esta parte es la explicación o exposición de la temática central de la convocatoria y su objetivo. Dicho de otra forma, es profundizar e ilustrar a los participantes todos aquellos elementos que definen la razón de la convocatoria.
Datos de contacto o informativos
Una vez concluida la exposición del tema o temas centrales, se informan los datos de contacto de quienes hicieron la convocatoria, para que los asistentes puedan resolver dudas que puedan surgir a futuro.
Firma de responsables de la convocatoria
Finalmente, se debe informar a los asistentes quiénes son los garantes de la reunión, para dar así mayor transparencia y confianza a estos sobre la temática tratada y el desarrollo de los objetivos expuestos en la misma.
Referencias
- Acuerdo de Convocatoria: definición y características (2018). Obtenido de grupogeard.com
- CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA CONVOCATORIA (2010). Obtenido de serpasa.es
- FORMATO MODELO DE CONVOCATORIA (2016). Obtenido de cali.gov.co
- Modelo de Convocatoria (2017). Obtenido de bibliotecanacional.gov.co
- Portillo, G. (2019). Convocatoria deportiva. Obtenido de hombresconestilo.com