La oficina en el mundo empresarial representa la parte de la empresa en donde se procesan los datos recibidos y emitidos, con la finalidad de entregar la información requerida por la organización para el desarrollo normal de sus operaciones o actividades.
Su importancia viene dada porque toda empresa que produce bienes o servicios, cualquiera sea la rama en la que se especialice, necesita un conjunto de personas que administre la operación y maneje las demás funciones administrativas. La mayoría de estas personas trabaja en oficinas.
La cantidad de personal en una oficina puede variar, pero todas las organizaciones, sin importar su tipo o tamaño, necesitan que los empleados de oficina se encarguen de las tareas cotidianas. Los trabajadores de oficina manejan muchos aspectos diferentes de una empresa.
Entre estos aspectos destaca la contabilidad, el procesamiento de textos y datos, las telecomunicaciones y otras actividades más. Se necesitan en todos los sectores de la economía, desde la manufactura hasta el transporte.
La tecnología hace una contribución básica en la oficina: permite que se realice una mayor cantidad de trabajo en un período más corto.
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Funciones de la oficina
La oficina en el mundo empresarial puede tener distintas funciones:
– Los importantes servicios brindados por la oficina incluyen tanto servicios administrativos como de otros tipos a los demás departamentos de la organización, los cuales no pueden funcionar sin la oficina.
– La oficina es tan importante en una organización como el cerebro en el cuerpo humano. Por tanto, la oficina es el cerebro de la empresa. Recoge información de diferentes fuentes internas y externas, la registra, organiza y analiza para hacerla disponible a la gerencia. Todo tipo de información, tanto pasada como presente, está disponible en la oficina.
– La oficina actúa también como un intermediario. Conecta el mundo exterior con los diferentes departamentos y viceversa. Todos los pedidos de venta se reciben a través de la oficina. Conecta la organización con clientes, proveedores, gobierno y público en general. Las relaciones públicas son muy importantes en las oficinas modernas.
– Es el corazón de todas las actividades del negocio; es como un centro nervioso administrativo. Desde la oficina se circula la información sobre compras, ventas, finanzas y comunicaciones.
– Es un centro de control; es el medio para que las políticas de la empresa se hagan acciones. Cuando el negocio crece, a cada líder se le delega poder para que tome sus propias decisiones y acciones. Así, cada departamento tendrá su propia oficina, para facilitar a la gerencia esbozar sus planes y políticas.
Algunas acciones clave que se realizan en las oficinas son:
- Reuniones.
- Atención de llamadas.
- Acordar la estrategia de al empresa.
- Acordar objetivos.
- Organización de archivos físicos e informáticos.
- Atención al cliente.
- Impresión y copia de documentos.
Equipo y material
Los equipos de oficina han evolucionado para permitir una mayor automatización. La automatización de oficinas significa usar las máquinas para que realicen tareas repetitivas y tediosas que antes realizaban las personas. Los equipos también ayudan a los trabajadores a realizar su trabajo de manera más rápida y eficiente.
Entre los equipos que podemos encontrar en una oficina están:
Sistema telefónico comercial y teléfonos de escritorio
Son el medio principal utilizado para la comunicación directa con clientes y proveedores.
Computadoras
Para procesar la información, que actualmente es el alma de cualquier oficina. También son esenciales para la comunicación, gracias al correo electrónico.
Red informática y conexión a Internet
Si la información es el alma de la empresa, entonces las redes informáticas son las arterias que canalizan esa información por todas las áreas del negocio. Se necesita un cableado Ethernet, enrutadores y un módem para conectar la red local al Internet.
Impresoras multifuncionales
Cuando la información es digital, queremos imprimirla, y si está impresa, queremos escanearla. Por otro lado, queremos recibirla o enviarla por fax. Estos equipos lo hacen todo.
Trituradoras de papel
Al generar papel impreso, muchas veces hay que destruirlo. La oficina es responsable de la información que posee.
Fotocopiadoras
Fundamentales para hacer copias de documentos.
Proyectores de video y pantallas
Usados para las presentaciones en la sala de reuniones.
Equipos para comerciantes
Máquinas de punto de venta y cajas registradoras.
Mobiliario
Dentro del mobiliario en una oficina podemos encontrar lo siguiente:
- Sillas
- Escritorios
- Cubículos
- Archivadores
- Alfombras
- Mesas para reuniones
Materiales y suministros de oficina
Algunos de los materiales y suministros necesarios para la operación de una oficina son:
- Hojas de papel blanco: Utilizadas para impresiones y fotocopias, para escribir notas pequeñas y para presentaciones en rotafolios.
- Papel en rollo: papel térmico para fax, cinta de etiquetas, papel para punto de venta.
- Formularios preimpresos: facturas, declaración de impuestos, recibos de pago, calendarios de escritorio.
- Etiquetas y papel adhesivo: etiquetas para carpetas, etiquetas de precios y notas post-it.
- Consumibles para impresión: cartuchos de tinta y cartuchos de tóner.
- Medios portátiles de almacenamiento: memorias USB y tarjetas de memoria.
- Sujetadores mecánicos: clips para papel y tipo mariposa, grapas.
- Sujetadores químicos: cinta adhesiva transparente, pegamento.
- Artículos de limpieza: trapeadores, papeleras, recipientes de reciclaje, escobas, jabón, ambientadores, desinfectantes, toallas de papel y papel higiénico.
- Máquinas pequeñas: perforadoras de papel, engrapadoras, sacagrapas, sellos de goma, máquinas de numeración y sacapuntas.
- Almacenamiento físico: carpetas, sobres, cajas, estantes y organizadores de escritorio.
- Materiales de escritura y correctores: lápices, bolígrafos, marcadores, cinta correctora, líquido corrector y borradores.
Ejemplos de empleos en una oficina
Escritores/redactores en webs y periódicos
Los escritores y editores, ya sea que pertenezcan al equipo de trabajo o que trabajen desde su casa, trabajan en una oficina. Los escritores crean contenido para publicaciones impresas, páginas web y blogs. Los editores corrigen el contenido que se ha escrito.
Recepcionistas
Una recepcionista se ocupa en una oficina recibiendo a clientes y proveedores, escribiendo correos electrónicos, respondiendo llamadas telefónicas, tomando mensajes, enviando correos, comunicando llamadas telefónicas a empleados específicos y archivando.
El representante de servicio al cliente debe estar bien informado sobre el negocio para el cual trabaja, al igual que sobre sus productos y servicios, para poder ayudar a los clientes. Debe responder llamadas y correos electrónicos, tomar pedidos y emitir reembolsos.
Contadores
Los contadores o contables trabajan en un ambiente de oficina. Sus deberes incluyen la preparación de los impuestos, pagar facturas, recibir pagos, entre otros.
Gerentes
Los gerentes de oficina administran el trabajo de la oficina. Sus obligaciones pueden variar desde contratar, despedir o programar el trabajo del personal, delegar funciones, entrenar a nuevos empleados, crear y hacer cumplir las políticas de la oficina, supervisar al equipo de trabajo, resolver situaciones y mantener los sistemas de computación.
Atención de llamadas-Call centers
Las personas que trabajan en un centro de llamadas requieren responder las llamadas telefónicas de los clientes de la compañía para la cual trabajan. Se necesita darles respuestas a sus preguntas, recibir reclamos y procesar órdenes.
Referencias
- Rob Waugh (2017). What’s next for office technology? The Telegraph. Small Business Connect. Tomado de: telegraph.co.uk.
- Lucy Kellaway (2013). How the computer changed the office forever. BBC News. Tomado de bbc.com.
- Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Office management. Tomado de: en.wikipedia.org.
- Yajaira Gutierrez (2012). Nociones básicas de oficina. Tomado de: pedageducomercial.blogspot.com.
- James Bucki (2018). Essential Office Equipment for Starting a Business. The Balance Operations & Technology. Tomado de: thebalance.com.