¿Qué es la planeación técnica?
La planeación técnica, o planificación técnica, consiste en elaborar planes con el propósito de cumplir ciertos objetivos o metas planteados previamente. Este tipo de planificación puede ser llevado a cabo tanto por individuos como por grupos (organizaciones y empresas).
La planificación técnica garantiza el correcto desempeño de los individuos participantes, ya que señala paso a paso las acciones que se deben ejecutar. Puede anticipar las acciones de una semana, así como de todo un año, pues no existe un patrón fijo de tiempo.
Sin embargo, no es recomendable hacer planificaciones que superen el año, puesto que pueden cambiar las condiciones económicas, sociales y políticas, haciendo que cambie también la planificación.
La planificación técnica es uno de los elementos más importantes cuando se ejecuta un proyecto, sin importar cuál sea la naturaleza de este. En este sentido, se puede hacer una planificación técnica para un trabajo escolar, para hacer negocios, introducir un nuevo producto en el mercado, entre otros.
Elementos de la planeación técnica
Cada planificación técnica se lleva a cabo de manera personalizada para que los elementos del plan se adapten a la perfección a los resultados que se desea obtener. Sin embargo, la mayoría de las planificaciones tienen ciertos elementos en común, los cuales se presentan a continuación.
Plan de acción
La planificación técnica puede incluir más de un plan en caso de que las metas así lo requieran.
Los planes están compuestos por los siguientes elementos básicos:
1. Metas: Las metas son deseos a alcanzar que se concretan en los objetivos.
2. Objetivos: Los objetivos son descripciones significativas, cuantificables y calificables de las metas que se pretenden alcanzar. Están enmarcados en un cuadro de tiempo y espacio, lo que quiere decir que se deben lograr en un período determinado dentro de una zona en específico.
Los objetivos se plantean con verbos en infinitivo, lo que les da la calidad de acciones por cumplir. Por regla general, la planificación incluye un objetivo general y tres específicos (el número de los específicos puede variar).
3. Estrategias: Las estrategias incluyen la descripción de los métodos que se van a emplear para cumplir los objetivos.
4. Cuadro de actividades: El cuadro de actividades establece una relación entre los objetivos y las estrategias. En esta diagramación, se muestra cuáles estrategias se utilizarán específicamente para cada objetivo.
Algunos cuadros de actividades incluyen un apartado en el que señalan la cantidad de recursos que se emplearán para cada actividad. En otras planificaciones, este elemento es incluido como un apartado independiente.
Otros elementos que se pueden incluir en el plan de acción son:
5. Relaciones temporales: Debido a que los objetivos están enmarcados en el tiempo, algunos planes incluyen las fechas tentativas del cumplimiento de estos.
6. Relaciones con otros planes: Como se explicó al inicio, se pueden llevar a cabo tantas planeaciones técnicas como el individuo o grupo considere necesario. En este sentido, se puede incluir cómo este plan en particular se relaciona con los demás planes de una empresa.
Recursos empleados
El segundo elemento de toda planificación técnica es un apartado de los recursos que se emplearán para llevar a cabo cualquier actividad concerniente al plan.
Como ya se explicó, los recursos pueden ser incluidos en el cuadro de actividades. Sin embargo, debido a la complejidad de este listado, puede constituir una sección aparte.
En este apartado, se incluye cualquier tipo de elemento que el individuo o la empresa necesite para cumplir con los objetivos (fondos, mano de obra, viáticos, maquinaria, papelería, material de oficina, muebles, terreno, entre otros).
De igual forma, se debe hacer referencia a los gastos que estos recursos podrían generar.
Personas involucradas en el plan
El tercer aspecto que toda planeación técnica debe incluir es el capital humano, es decir, las personas que estarán involucradas en la ejecución del plan.
No basta solamente con hacer referencia al nombre de estos individuos, sino que hay que incluir también el cargo que desempeñarán en la organización.
Del mismo modo, se debe establecer una relación entre los objetivos y los individuos. Esto quiere decir que se debe especificar cómo estos individuos ayudarán a cumplir las metas planteadas en primer lugar.
Factores de riesgo
Los factores de riesgo son los elementos que podrían afectar negativamente nuestro plan y que podrían ocasionar cambios: factores externos (como la economía, la cultura, la sociedad, entre otros) e internos (problemas en el desarrollo de las actividades, disoluciones de alianzas, fallos en el sistema, entre otros).
Existen cientos de factores de riesgo que no se pueden prever. Sin embargo, para aquellos que sí son predecibles, se pueden ofrecer soluciones adelantadas.
Esto se hace con el objeto de poder resolver el problema a tiempo en caso de que se presente el factor de riesgo, garantizando así la inmutabilidad de la planificación técnica.
Problemas que se pueden presentar una vez realizada la planeación técnica
Los problemas más comunes que pueden presentarse una vez efectuada la planificación técnica son:
1. Cambios drásticos en las condiciones que hagan que el plan quede obsoleto. De ocurrir esto, se debe elaborar una nueva planificación.
2. Planes inapropiados. Un plan es inapropiado si:
a) No es realista y no está enmarcado en las condiciones del ambiente en el que se pretende ejecutar.
b) Si es demasiado abstracto y no presenta suficientes lineamientos.
c) Si es demasiado detallado y ofrece lineamientos innecesarios que obstruyan el proceso de desarrollo del proyecto.
Los planes deben ser realistas. En estos se debe organizar de manera adecuada las metas a cumplir. Sin embargo, esta organización debe ser flexible para que se pueda continuar con el plan, incluso si las condiciones cambian un poco.
3. Cálculo erróneo de los recursos necesarios. Uno de los errores más comunes y menos graves es calcular de manera incorrecta los recursos que se emplearán para llevar a cabo el plan.
Ejemplos de planeación técnica
Los ejemplos a continuación muestran los pasos que habría que dar para la consecución de las metas planteadas, según los casos.
– Meta: elaborar una tesis de grado. Actividades/estrategias: listar las fuentes, estudiarlas, tomar notas y comenzar a escribir un borrador para tenerlo listo en dos meses.
– Meta: subir los precios de un producto. Actividades: hacer un estudio de mercado, cruzar la información con datos del target. Estrategias: realizar una campaña publicitaria para acostumbrar al público.
– Meta: abrir una página web. Actividades: conocer el nicho que se pretende cubrir, diseñar la página. Estrategias: elaborar contenidos originales, publicarlo cada dos días o menos, mantener contacto con los usuarios.
– Meta: ampliar una mini empresa de infoproductos. Actividades/Estrategias: definir la cantidad de gente que trabajará en la nueva sección, definir el trabajo que cada uno hará, cuántas horas de trabajo serán necesarias, qué infoproductos sumar.
– Meta: montar una pequeña empresa de serigrafía. Objetivos: acondicionar un lugar especial para los bastidores y el secado de las prendas. Actividades/Estrategias: tener listas las ilustraciones, hacer publicidad por las redes sociales, definir cuántas camisetas diarias habrá que pintar.
Referencias
- Technical Planning. Recuperado de sei.cmu.edu
- Technical Project Planning. Recuperado de penbay.org