Sistema de inventario permanente: características, ventajas y ejemplo

El sistema de inventario permanente es un método para contabilizar el inventario, que registra la venta o compra de inventario de forma inmediata mediante el uso de sistemas computarizados de puntos de venta o entradas de pedidos, y un software de administración de activos empresariales.

El inventario permanente proporciona una visión altamente detallada de los cambios en el inventario, con un informe inmediato de la cantidad de inventario en el almacén, reflejando así con precisión el nivel de los artículos disponibles.

Fuente: pixabay.com

Este sistema de inventario es superior al sistema de inventario periódico más antiguo, porque permite un seguimiento inmediato de las ventas y los niveles de inventario de los artículos de forma individual, lo que ayuda a evitar el desabastecimiento.

Un inventario permanente no necesita ser ajustado manualmente por los contadores de la compañía, excepto en la medida en que no se esté de acuerdo con el recuento del inventario físico debido a alguna pérdida, rotura o robo.

El inventario permanente es el método preferido para hacerle seguimiento al inventario, ya que si se administra adecuadamente puede producir resultados razonablemente precisos de manera continua.

Características

El inventario permanente describe los sistemas de inventario donde la información sobre la cantidad y disponibilidad del inventario se actualiza continuamente como función del negocio.

Esto se logra conectando el sistema de inventario con un sistema de entrada de pedidos, como escáneres de códigos de barras inalámbricos, y en las tiendas, con el sistema de terminales de punto de venta. Por tanto, el inventario en libros sería exactamente igual o casi igual al inventario real.

Es menos efectivo cuando los cambios se registran en tarjetas de inventario, ya que existe una posibilidad importante que no se realicen las entradas, o se realicen de forma incorrecta, o no se hagan de manera oportuna.

Bajo el sistema de inventario permanente, una empresa actualiza de forma continua sus registros de inventario para tomar en cuenta las adiciones y sustracciones del inventario por actividades tales como:

– Artículos de inventario recibidos.

– Productos en stock vendidos.

– Artículos movidos de un lugar a otro.

– Materiales a usar en el proceso de producción.

– Artículos desechados.

La fórmula del sistema de inventario permanente es muy sencilla: Inventario inicial (tomado generalmente de un recuento físico) + recibos – envíos = Inventario final.

Diferencias de inventario

Un sistema de inventario permanente tiene la ventaja de proporcionar información actualizada del saldo de inventario y requerir un nivel reducido de conteos de inventario físico.

Sin embargo, los niveles de inventario que se calculan por este sistema, pueden diferir gradualmente de los niveles reales de inventario.

Esto se debe a transacciones no registradas o a robos, por lo que deben compararse periódicamente los saldos de los libros con las cantidades reales disponibles, utilizando el conteo cíclico, y ajustando el saldo en libros según sea necesario.

Costo de mercancía vendida

Bajo el sistema permanente, hay actualizaciones continuas en el costo de la cuenta de mercancía vendida a medida que se realiza cada venta. Esto significa que es fácil obtener un costo preciso de la mercancía vendida antes que finalice el período contable.

Compras

Las compras de inventario se registran ya sea en la cuenta del inventario de materias primas o en la cuenta de mercadería, dependiendo de la naturaleza de la compra, mientras que también hay una entrada en el registro individual que se mantiene para cada artículo del inventario.

Seguimiento de transacciones

Las investigaciones son mucho más fáciles de rastrear en un sistema de inventario permanente. En este sistema todas las transacciones están disponibles en detalle a nivel individual.

Los informes de inventario pueden accederse en línea en cualquier momento. Esto facilita la administración de los niveles de inventario y del efectivo necesario para comprar inventario adicional.

Dado que el sistema de inventario periódico solo se actualiza ocasionalmente, los gerentes nunca tienen información financiera actualizada y precisa en la que basar sus decisiones de compra o fabricación.

Ventajas y desventajas

Ventajas

La principal ventaja es proporcionar a los gerentes las estadísticas pertinentes sobre el estado de la compañía, de manera oportuna.

El monto del costo de mercancía vendida y el saldo de la cuenta de inventario están disponibles en cualquier momento. Esta información es muy importante para mejorar la política de compras y preparar los estados financieros a corto plazo.

Aunque pueden producirse errores en el inventario por pérdidas, roturas, robos, seguimiento incorrecto del inventario o errores de escaneo, hay muchas ventajas al usar este sistema:

– Mantener un mayor control sobre los inventarios físicos al comparar el saldo real con los registros en libros.

– Detectar sin demora cualquier problema antes que se haga gigantesco, como robos, daños o fugas de inventario.

– Prevenir desabastecimientos. Una falta de existencias significa que un producto está agotado.

– Proporcionar a la gerencia una comprensión más precisa de las preferencias de los clientes.

– Permitir a la gerencia centralizar el sistema de administración de inventario de múltiples lugares.

– Brindar mayor precisión, ya que cada artículo de inventario se registra por separado en el libro mayor.

– Reducir los recuentos de inventario físico, no requiriendo cerrar las actividades comerciales rutinarias durante el recuento físico.

Desventajas

– En el caso de una contabilidad manual, el uso del sistema de inventario permanente requiere de mucho tiempo. Esto también podría dar lugar a muchos errores en cada período contable. Este problema solo se puede resolver aplicando un sistema de contabilidad computarizado.

– El uso de computadores y software de contabilidad puede ser bastante costoso para las pequeñas empresas.

– Mantener las cuentas de inventario bajo el sistema permanente es costoso y requiere mucho tiempo.

– Los sistemas de inventario permanente pueden ser vulnerables a errores por sobreestimaciones o subestimaciones. Estas pueden ocurrir como resultado de robos, roturas, errores de escaneo o movimientos de inventario sin seguimiento, lo que lleva a errores en la reposición.

Ejemplo

Un ejemplo de un sistema de inventario permanente es un moderno departamento de envío y recepción de mercancía. Cada caja que se recibe se escanea en el sistema de contabilidad y se agrega así automáticamente al saldo de inventario.

Los productos que se envían a los clientes están marcados con un código de barras y se escanean cuando salen del muelle de envío. Esto los saca automáticamente del sistema contable y hace que disminuya el inventario.

Como se puede observar, este moderno sistema se actualiza en tiempo real. No es necesario procesar las transacciones por lotes como en un sistema de inventario periódico. Por consiguiente, todos los informes estarán siempre actualizados para ser revisados por el personal gerencial.

Referencias

  1. Steven Bragg (2018). Perpetual inventory system. Accounting Tools. Tomado de: accountingtools.com.
  2. Steven Bragg (2019). The difference between the periodic and perpetual inventory systems. Accounting Tools. Tomado de: accountingtools.com.
  3. James Chen (2018). Perpetual Inventory. Tomado de: investopedia.com.
  4. Wikipedia, the free encyclopedia (2019). Perpetual inventory. Tomado de: en.wikipedia.org.
  5. My Accounting Course (2019). What is a Perpetual Inventory System? Tomado de: myaccountingcourse.com.
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Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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