¿Qué es la administración de proyectos?
La administración de proyectos es la gestión de los recursos para cumplir con la planificación, ejecución, control y consecución de uno o más objetivos en un tiempo determinado, dentro de una empresa.
Un proyecto es un trabajo transitorio diseñado para generar un resultado, servicio o producto único, con un comienzo y un final definidos, que se emprende para lograr objetivos y metas notables, para lograr un valor agregado o un cambio beneficioso.
La cualidad temporal de los proyectos es distinta a las operaciones rutinarias del negocio, que son actividades sencillas iterativas, semipermanentes o permanentes, para producir servicios o productos.
La administración de proyectos optimiza el tiempo, el dinero y el rendimiento.
Fases de la administración de proyectos
Inicio
La fase de inicio determina la naturaleza y el alcance del proyecto. Se necesita entender el entorno empresarial y también asegurar que los controles necesarios estén incorporados en el proyecto, para conocer su viabilidad. En esta fase se puede crear una normativa que indique a grandes rasgos de qué se trata el proyecto, su alcance, cómo se hará el trabajo, las necesidades del negocio y los costos, tareas y cronogramas necesarios.
Planificación
El objetivo principal es planificar de forma apropiada el tiempo, los costos y los recursos para calcular el trabajo necesario y gestionar eficazmente el riesgo durante la ejecución del proyecto. Consiste en determinar la metodología a seguir.
- Identificar los entregables y crear las estructuras desglosadas del trabajo.
- Identificar las actividades necesarias para completar esos entregables y conectar esas actividades con una secuencia lógica.
- Calcular el requerimiento de recursos para las actividades.
- Calcular el tiempo y costo de las actividades.
- Desarrollo del cronograma y presupuesto.
- Planificación de riesgos.
- Obtener la aprobación formal para comenzar a trabajar.
Ejecución
Durante la ejecución, se debe saber cuáles son los plazos planificados que se deben ejecutar. La fase de ejecución garantiza que los entregables del plan de administración del proyecto se hagan en el tiempo acordado.
Esta fase implica la asignación, coordinación y gestión adecuadas de los recursos humanos y cualquier otro recurso, como materiales y presupuestos. El resultado de esta fase son los entregables del proyecto.
Documentación del proyecto
Para mantener el presupuesto, el alcance, la eficacia y también el ritmo, un proyecto debe tener documentos físicos (informes) relacionados con cada tarea específica.
Con la documentación correcta, es fácil ver si se cumplen o no los requerimientos de un proyecto. La documentación proporciona información sobre lo que ya se ha completado para ese proyecto.
Si se realiza correctamente, la documentación puede ser la columna vertebral del éxito de un proyecto.
Monitoreo y control
Consiste en los procesos que se realizan para observar la ejecución del proyecto, de modo de poder identificar problemas potenciales de manera oportuna y se puedan tomar medidas correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.
Se observa y se mide el desempeño del proyecto para identificar variaciones en el plan de gestión. También proporciona retroalimentación entre las diferentes fases del proyecto, con el objeto de implementar acciones preventivas o correctivas para que se cumpla con el plan de administración del proyecto.
Cierre
Contiene la finalización formal del proyecto y su aceptación. Las actividades administrativas incluyen los informes de las lecciones aprendidas. Consiste en finalizar todas las actividades de todo el conjunto de procesos para cerrar formalmente el proyecto.
También se incluye en esta fase la revisión posterior a la ejecución. Esta es una fase vital para que el equipo del proyecto aprenda de las experiencias y lo aplique en proyectos futuros.
Se deben observar en el proyecto las cosas que funcionaron bien y analizar las cosas que no funcionaron, para generar aprendizaje.
Objetivos de la administración de proyectos
El objetivo de la administración de proyectos es realizar un proyecto cabal que satisfaga los requerimientos del cliente.
Desarrollar exitosamente las fases del proyecto
Un proyecto, independientemente de su tamaño, generalmente involucra cinco fases distintivas de igual importancia: Inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, cierre.
El desarrollo y ejecución sin problemas y sin interrupciones de todas las fases anteriores garantizan el éxito de un proyecto.
Comunicar eficientemente
Siempre se debe tener en cuenta que el éxito o el fracaso de un proyecto depende en gran medida del trabajo en equipo. Por tanto, la clave del éxito está en la colaboración.
Para este fin, establecer una buena comunicación es de gran importancia. Por un lado, la información se debe articular de manera clara y completa, para que todo el mundo la entienda totalmente. Por otro lado, se debe tener la capacidad de escuchar y recibir comentarios constructivos.
Lograr el objetivo principal del proyecto
Se debe completar el objetivo principal del proyecto dentro del tiempo calculado, con la calidad esperada y dentro del presupuesto considerado.
Optimizar los insumos necesarios asignados y su aplicación para cumplir con los objetivos predefinidos del proyecto es un asunto donde siempre hay espacio de mejora.
Se pueden reformar y actualizar todos los procesos y procedimientos para mejorar la sostenibilidad de un proyecto y también para dirigir al equipo a través del proceso de cambio estratégico.
Producir un proyecto que siga los objetivos del cliente
Esto podría significar que se necesite atender y reformar la visión del cliente, o negociar con él en relación con los objetivos del proyecto, para convertirlos en metas factibles.
Satisfacer las expectativas del cliente y mantenerlo feliz no solo conduce a una colaboración exitosa, que puede ayudar a eliminar sorpresas durante la ejecución del proyecto, sino que también garantiza la sostenibilidad en el futuro.
Ventajas de la administración de proyectos
- La principal ventaja de la administración de proyectos es que ayuda a gestionar los proyectos de manera eficaz. Esto permite resolver problemas más rápidamente.
- Mayor eficiencia en la prestación de servicios. La administración de proyectos proporciona una hoja de ruta que se sigue fácilmente y lleva a la finalización del proyecto.
- Mayor satisfacción del cliente, pues el proyecto se termina a tiempo optimizando los recursos.
- Mayor efectividad en la prestación de servicios, pues con cada proyecto finalizado se obtiene más experiencia para los próximos.
- Mejora el crecimiento y desarrollo dentro del equipo.
- Mayor flexibilidad para gestionar recursos.
- Aumento de la evaluación de riesgos.
Ejemplos de administración de proyectos
American Airlines
La fusión de American Airlines con US Airways creó una superposición en tecnología y programas. Sabían que las hojas de cálculo no eran suficientes para administrar los recursos y proyectos complejos.
Para ganar visibilidad en las prioridades más amplias divisionales y globales, comenzaron a utilizar la administración de proyectos para la entrada de personal, la gestión de recursos y la planificación de la capacidad.
Como resultado, la aerolínea pasó de capitalizar su trabajo en tecnología de información de 10% a 20%. Esto equivale a un impacto positivo neto de varios millones de dólares en su balance general.
Ahora, tienen acceso a datos más confiables y mejores para tomar decisiones críticas sobre proyectos y recursos.
Royal Bank
El Royal Bank de Escocia necesitaba implantar datos consistentes y confiables para informar decisiones financieras y de recursos. Por tanto, eligieron la administración de proyectos para impulsar esta consistencia. Así retiraron 35 sistemas heredados, más de 50 herramientas desarrolladas por los usuarios y cientos de hojas de cálculo.
Con los datos en diferentes formatos y cientos de proyectos gestionados por diferentes sistemas, querían controlar sus datos para ver su cartera de clientes total con mayor claridad.
En doce meses pudieron cumplir con su caso de negocio y lograr un retorno de la inversión. A lo largo del camino, han mejorado la transparencia y reducido los costos en cada unidad de negocios.
Referencias
- Project management. Recuperado de en.wikipedia.org.
- What is Project Management? Recuperado de pmi.org.
- What Are the Objectives of Project Management? Recuperado de clarizen.com.