¿Qué es un comprobante de egreso?
Un comprobante de egreso es un documento contable que sirve para registrar el pago de los distintos compromisos que una entidad económica adquiere. Estos pueden ser obligaciones laborales, cuentas por pagar a proveedores, transacciones comerciales, diferentes gastos operativos (papelería, servicios, etc.), anticipos, etc.
Este documento se puede utilizar como prueba de que se ha realizado una transacción monetaria entre dos partes. En los negocios, un comprobante de egreso puede usarse para una diversidad de propósitos: a veces para sustituir el efectivo en una transacción, actuando como recibo, o también para indicar que una factura ha sido aprobada para su pago.
Se utiliza para respaldar el pago de un monto de dinero determinado a través de un cheque. En general, en una compañía se hace por duplicado, de tal manera que se puede anexar el original al comprobante diario de contabilidad y la copia para archivarla en el archivo consecutivo.
En resumen, este documento se emplea para realizar el registro de las operaciones correspondientes a un pago con una emisión de cheque. Se denominan también pólizas de cheques. A su vez, es un documento que ayuda a una empresa a llevar un mejor control de sus gastos.
Características del comprobante de egreso
– Registra pagos realizados. Sirve para dejar constancia de los desembolsos de dinero efectuados por la empresa.
– Es un documento de respaldo. Justifica contablemente la salida de efectivo o fondos bancarios.
– Contiene información detallada. Incluye datos como: número del comprobante, fecha de emisión, nombre del beneficiario, concepto o motivo del pago, valor pagado.
– Puede estar acompañado de soportes. Facturas, recibos, cuentas de cobro, contratos u otros documentos que sustenten el pago.
– Permite el control financiero. Ayuda a llevar un registro ordenado de los gastos y pagos realizados.
– Incluye firmas de autorización. Generalmente debe ser aprobado y firmado por las personas responsables.
– Tiene validez contable. Forma parte de los documentos que respaldan la contabilidad de la empresa.
¿Para qué sirve un comprobante de egreso?
El comprobante de egreso es importante porque permite tener el registro y control de los pagos realizados por medio de cheques o en efectivo, discriminando así la forma en que se realizó el pago, con la información correspondiente.
En el documento queda constancia del monto pagado, la fecha de emisión y entrega, el nombre del beneficiario a quien se le entregó el pago y el concepto por el cual se hizo el mismo.
Adicionalmente, es un excelente mecanismo de control en el cual se indican los nombres con las respectivas firmas de las personas involucradas en el pago. No solo la persona que realizó el cheque y el propio comprobante, sino también la persona responsable que realizó la revisión del mismo.
Lo más importante, en el comprobante de egreso queda reflejado el nombre y firma de la persona que autorizó el pago, con lo que se genera una total trazabilidad de las operaciones de liquidación efectuadas.
Por otro lado, el comprobante permite colocar los datos correspondientes, tales como el código de cuenta contable, monto, concepto, etc., para poder realizar posteriormente el registro de cada pago en el libro contable.
Ejemplo de comprobante de egreso
A continuación, está la imagen de un comprobante de egreso típico, indicando los números en los diferentes espacios el contenido a colocar en los mismos:
- 1: En este espacio quedará reflejada la copia del cheque al ser realizado, usando papel carbón.
- 2: Si se está llevando un número consecutivo, se coloca el número correspondiente del comprobante de egreso.
- 3: Se coloca el código de la cuenta contable según el plan único de cuentas.
- 4: Se indica la razón por la cual se efectuó el pago.
- 5: Monto de cada pago efectuado relacionado con el comprobante.
- 6: Se rellena solo si existe alguna aclaración a hacer.
- 7: Monto final del pago que se está efectuando.
- 8: Se indica el número del cheque con el que se realiza el pago.
- 9: En caso de que el pago se realice en efectivo, se marca con una X. En este caso no se utilizarán los espacios indicados en 1 y 8.
- 10: En caso de realizarse el pago con cheque, se coloca el nombre del banco correspondiente al cheque.
- 11: El nombre de la sucursal del banco que emitió el cheque.
Campos de control
- 12: Nombre de la persona natural o jurídica a quien se le realiza el pago.
- 13: Nombre de la persona que elaboró el comprobante y el cheque.
- 14: Nombre de la persona que revisó el cheque y el comprobante realizado.
- 15: Nombre de la persona autorizada que aprobó el cheque y el comprobante.
- 16: Nombre de la persona responsable en hacer el registro contable del pago.
- 17: Firma de la persona que recibió el cheque. Si es una persona jurídica debe estar también debidamente sellado.
- 18: Se coloca el número del documento de identidad de la persona que recibió el cheque. Si es una persona jurídica se debe agregar el número de Nif de la empresa.
- 19: Fecha de la transacción (día, mes y año).
Referencias
- Comprobante de egreso. Recuperado de es.calameo.com.
- Cómo crear un comprobante de egreso. Recuperado de aplicaexcelcontable.com.
- Payment voucher. Recuperado de businessdictionary.com.
- Payment voucher. Recuperado de letslearnaccounting.com.
- How to Make a Payment Voucher. Recuperado de wikihow.com.