¿Qué es un presupuesto de gastos?
El presupuesto de gastos es una actividad financiera que ayuda a las empresas a calcular los ingresos y los gastos en un período de tiempo determinado. El objetivo es conocer cuánto hay que invertir en gastos fijos y variables para que la empresa pueda funcionar.
Un presupuesto de gastos es la parte del presupuesto general de la empresa que se ocupa de los costos necesarios para operar el negocio. Muestra los ingresos y los desembolsos de dinero de los diferentes departamentos, presentando así los cálculos con respecto a cada uno.
Ofrece un análisis detallado de los diferentes tipos de gastos y las razones generales por la existencia de variaciones en tales cálculos. La demanda de subvenciones del gobierno también forma parte del presupuesto de gastos.
El propósito principal del presupuesto de gastos es definir una política económica, con respecto a los gastos financieros hechos. De hecho, todos los gastos posibles se enumeran y se registran en el presupuesto de gastos.
¿Para qué sirve el presupuesto de gastos?
Una vez que se establece un presupuesto de gastos, la compañía tiene una idea de los ingresos totales que se necesitan para mantener o hacer crecer el negocio. Esta información es vital para formular objetivos de negocios y planes operativos efectivos.
A través de una planificación y análisis cuidadosos, los gerentes pueden coordinar los gastos con las estrategias tributarias y los flujos de efectivo. Sin presupuestos de gastos, se corre el riesgo de gastar en exceso, reduciendo o eliminando los márgenes de ganancia.
El presupuesto debe evaluarse periódicamente en relación con las finanzas reales de la actividad comercial, para garantizar que exista una alineación y ayudar a identificar posibles problemas de gastos, brechas en el flujo de efectivo, oportunidades de ahorro, o escenarios de ganancias futuras.
La planificación y el seguimiento del presupuesto ayudarán a identificar los gastos innecesarios, adaptarse rápidamente a cambios en la situación financiera y también a lograr los objetivos financieros.
Cuando realmente se observa el desglose de los gastos, puede haber sorpresas con lo que se encuentra. Este proceso es esencial para comprender completamente cómo pueden estar yendo las cosas.
Proyectos
Los presupuestos de gastos se utilizan ampliamente a lo largo del ciclo de vida de un proyecto:
Planificación del proyecto
El presupuesto de gastos es un documento básico para la planificación de un proyecto, que identifica los requerimientos de recursos del proyecto, los costos preliminares y también su financiación.
Todas las líneas presupuestarias se codifican utilizando el plan de cuentas de la organización.
Implementación del proyecto
Una vez que se aprueba el proyecto, se utiliza el presupuesto y sus códigos asociados para garantizar que los costos sean registrados con precisión en los libros contables.
El presupuesto ofrece una visión general de los objetivos de ingresos y límites de gasto, para que el equipo de trabajo tenga claro cuánto dinero hay disponible para cada parte de la implementación del proyecto.
Monitoreo del proyecto
Es esencial contar con información sobre la situación financiera del proyecto para poder administrarlo de manera efectiva.
Los informes de monitoreo del presupuesto ayudan a evaluar el desempeño real del proyecto en comparación con el plan presupuestado.
¿Cómo se hace un presupuesto de gastos?
Definir las metas
El primer paso para hacer un presupuesto es establecer las metas. ¿Cuáles son las metas financieras? ¿Se tienen deudas que se deben pagar? ¿Se está intentando ahorrar los gastos?
Identificar los ingresos y gastos
Antes de poder crear un plan de gastos, se deberán comprender los gastos y las fuentes de ingresos actuales.
Poner todo en el presupuesto de gastos
El presupuesto de gastos incluirá los gastos actuales más los ahorros necesarios para alcanzar las metas financieras. Si los gastos más los ahorros son mayores que los ingresos, habrá que encontrar formas de reducir los gastos.
Bienes de capital
Los desembolsos de efectivo para maquinarias de producción y otros equipos utilizados para generar ingresos, denominados activos de capital, son gastos importantes para las empresas.
Mano de obra directa
En una planta de producción, uno de los gastos operativos más grandes es la mano de obra directa. Los trabajadores reciben salarios y beneficios, lo cual afecta el costo total de hacer negocios.
Materias primas
Los cambios en la cadena de suministro global hacen que sea necesario volver a calcular posibles salidas de efectivo.
Impuestos
La falta de pago al gobierno puede resultar en multas y otras sanciones, lo que hace que sea crítico un presupuesto fiscal adecuado.
Poner el presupuesto en acción
Las aplicaciones de presupuesto facilitan la supervisión del plan de gastos. Pueden servir para controlar los saldos de las cuentas y hacer un seguimiento de los gastos, para así ayudar a mantenerse dentro del presupuesto.
Evaluar el presupuesto periódicamente
¿Están las metas financieras por buen camino? Si no, se debe examinar el presupuesto de gastos y determinar por qué no funciona.
Ejemplo
Se usa la experiencia, un poco de investigación y sentido común para calcular los gastos de acuerdo con las ventas, los costos y las actividades planificadas.
La siguiente ilustración muestra un ejemplo de presupuesto de gastos de un plan de suscripción de entregas de sopas.
Se hace que las filas coincidan tanto como sea posible con la contabilidad. Se establecen marcos de tiempo y se prevén cuáles serán los gastos para cada uno de los próximos 12 meses. Luego se puede hacer para los siguientes años como totales anuales estimados.
En el ejemplo, los dueños conocen su negocio. A medida que desarrollan el presupuesto, tienen una buena idea de lo que pagan por tiempo de cocina, anuncios de Facebook, comisiones, consumibles de oficina, etc.
Y si no se conocen estos números para el negocio, hay que investigarlos. Si no se conocen los alquileres, se habla con un agente, se ven algunas ubicaciones y así se calcula lo que se terminará pagando.
Lo mismo se hace con los servicios públicos, los seguros y equipos arrendados: se hace una lista, se llama a las personas y así se hace una buena estimación.
Gastos de nómina
Los gastos también incluyen la nómina, sueldos y salarios, y compensaciones. En el caso del negocio de la sopa, para la nómina se hace una lista separada para realizar un seguimiento. La nómina es un costo fijo y una deuda.
Los totales del plan de personal aparecen en el presupuesto de gastos. También se puede ver el gasto de beneficios estimados adicionales al salario bruto.
Los gastos relacionados con los empleados incluyen los impuestos de nómina, junto con lo que se presupuesta por el seguro de salud y otros beneficios.
Referencias
- What Is an Expenditure Budget? Recuperado de smallbusiness.chron.com.
- Definition of ‘Expenditure Budget’. Recuperado de economictimes.indiatimes.com.
- What Is an Expenditure Budget? Recuperado de bizfluent.com.
- Income And Expenditure Budget. Recuperado de fmdprostarter.org.
- Budgeting. Recuperado de personalfinance.duke.edu.