¿Qué es la teneduría de libros?
La teneduría de libros es el registro sistemático y la organización de transacciones financieras de una compañía o de una organización sin fines de lucro en libros de contabilidad. Esta práctica es esencial para el crecimiento y el mantenimiento de un negocio.
Algunas transacciones financieras contempladas en la teneduría de libros incluyen: la facturación de bienes o servicios otorgados a los clientes, el registro de recibos de los clientes, la verificación y registro de las facturas de los proveedores, el pago a los proveedores, el procesamiento del pago de los empleados y reportes gubernamentales, y la creación de reportes financieros.
El aspecto más importante de la teneduría de libros es mantener un registro preciso y actualizado de toda la información. La precisión es la parte más relevante de todo este proceso.
Este elemento se elabora para proveer la información preliminar necesaria para crear estados contables. Cada transacción debe estar registrada en los libros y todos los cambios deben ser actualizados continuamente (diaria, semanal o mensualmente).
Hoy en día, la mayoría de las tenedurías de libros alrededor del mundo se realizan con la ayuda de un software.
Requiere el conocimiento de débitos y créditos, además de conocimiento básico de contabilidad financiera, que incluye el balance general y la declaración de ingresos.
Características principales de la teneduría de libros
- La teneduría de libros es el registro, actualizado diariamente, de las transacciones financieras y de la información relacionada con un negocio.
- Asegura que el registro de las transacciones financieras individuales sean correctas, actualizadas y comprensibles. Por este motivo, la precisión es vital para este proceso.
- Provee la información por la cual las cuentas y facturas son preparadas. Este proceso distintivo ocurre dentro del amplio rango de la contabilidad.
- Cada transacción, ya sea una compra o una venta, debe quedar registrada en los libros. Además, deben contar con respaldo, como facturas, váucher, recibos o cualquier documento que demuestre el origen de la transacción.
- Usualmente, hay estructuras creadas para la teneduría de libros, llamadas controles de calidad, los cuales ayudan a asegurar registros precisos y adecuados.
- Sistema de partida doble: es el sistema de contabilidad en el cual cada transacción tiene una entrada correspondiente tanto positiva como negativa (débitos y créditos). Este sistema es el más popular en la teneduría de libros. Cada transacción involucra una entrada de débito en una cuenta y una entrada de crédito en la otra. La regla principal de este principio es debitar al receptor y acreditar al dador.
- Los libros de cuentas pueden estar escritos a mano o estar computarizados. Contienen registros de cada activo y de cada pasivo del negocio y del capital (la cantidad invertida). Se mantiene un registro separado para cada elemento involucrado en las transacciones de negocios.
Orígenes de la contabilidad
El sistema de partida doble nació con el desarrollo de la contabilidad moderna. Básicamente, definió los métodos para obtener registros precisos de cualquier industria.
Este sistema fue practicado por primera vez por los comerciantes durante la Edad Media. Esto significó una gran mejora del ábaco y los sistemas de partida única utilizados durante la Antigüedad.
A medida que el sistema de partida doble se empezó a popularizar, comenzó a extenderse para incluir descripciones detalladas de productos y servicios, ingresos, gastos, créditos, deudas y demás.
La ecuación contable
La ecuación contable debe balancear los totales encontrados en las cuentas de débito y de crédito. Esto se puede ilustrar de la siguiente manera:
Activos + Gastos = Pasivos + Capital Propio + Ganancias.
Por lo tanto: Cuentas de débito (Activos + Gastos) = Cuentas de crédito (Pasivos + Ganancias + Capital Propio).
Los débitos se encuentran del lado izquierdo e incrementan la cuenta de débito y reducen la cuenta de crédito. Asimismo, los créditos están a la derecha e incrementan la cuenta de crédito y disminuyen la cuenta de débito.
El sistema de partida doble requiere de la existencia de una entrada al lado izquierdo de cada cuenta y de una entrada correspondiente al lado derecho. En un libro de contabilidad se debe recordar que:
- Los gastos siempre son débitos.
- Las ganancias siempre son créditos.
- Se debita de la cuenta de efectivo cuando el dinero es recibido.
- Se acredita a la cuenta de efectivo cuando el dinero es abonado.
Referencias
- Double entry bookkeeping. Recuperado de debitoor.com.
- What is bookkeeping? Recuperado de accountingcoach.com.
- What is bookkeeping. Recuperado de reviso.com.