Arqueo de caja: cómo se hace y ejemplo

El arqueo de caja es un proceso que generalmente se ejecuta en negocios como supermercados, restaurantes y bancos, realizados al cierre del día hábil o al final del turno de un cajero. Este proceso de arqueo hace que el cajero sea responsable del dinero en su caja registradora.

Incluso con los modernos sistemas de punto de venta que se tienen en la actualidad, aun se necesita un procedimiento para contabilizar los ingresos de efectivo de una tienda. Estos controles internos son necesarios para evitar el mal manejo del dinero y para salvaguardar los activos contra pérdida o robo.

Fuente: pixabay.com

Los controles internos sólidos no solo promueven la eficiencia operativa, sino que también aseguran registros contables confiables, que se necesitarán al momento de declarar los impuestos.

Una de las causas más comunes de reducción o pérdidas en una tienda es por el mal manejo del efectivo. Cuando se investiga, la causa más común corresponde a la falta de procedimientos o controles adecuados.

¿Cómo se hace un arqueo de caja?

Al comienzo de cada turno, a cada cajero se le debe asignar su propio cajón de efectivo. Hay que hacer que el cajero cuente el efectivo en el cajón para verificar el saldo inicial.

Se desea mantener una cantidad constante de dinero en la caja. Esto garantiza que siempre se tendrá suficiente efectivo para dar cambio a los clientes.

El siguiente paso para mantener la caja ordenada es hacer depósitos del efectivo a lo largo del día. Dependiendo del volumen y cantidad de transacciones, se variará la cantidad de depósitos que se realizará.

Después de determinar cuándo se realizará este depósito, se cuenta el efectivo y se resta la diferencia del recuento matutino inicial. El arqueo de una caja registradora se realiza generalmente al final del día o al final del turno de un cajero.

El cajón de efectivo y su contenido deben llevarse a una oficina u otra área aislada para preparar el informe. Este es el momento de asegurarse que el dinero que entró y que salió durante el día se hizo de manera eficiente y honesta.

Ejecución del arqueo

Al prepararse a contar el dinero, todos los billetes grandes, cheques y cupones de alimentos se apartan y se ponen a un lado.

Primero se cuenta el monto total en la caja, incluidos los cheques e ingresos por tarjetas de crédito. Después de terminar de sumar los montos, se compara manualmente esta cifra con lo que muestra el sistema de punto de venta.

Luego que el cajón vuelve a su cantidad inicial asignada, se coloca en la caja fuerte o se entrega a otro cajero que esté comenzando su turno. Ahora, se cuentan los billetes y los cambios que se pusieron a un lado junto con los cheques de la caja del cajero.

Esto es lo que conforma el depósito de ventas del cajero. La mayoría de las cajas registradoras pueden imprimir un recibo de ventas y un recibo de ingreso de dinero. Estos recibos indican cuánto hizo el cajero en ventas y cuánto dinero fue contabilizado.

Si las cantidades coinciden todo está bien. De lo contrario, se tendrá que escudriñar un poco más.

Separación de funciones

Se debe considerar tener dos personas para arquear las cajas. Una persona contará el cajón y creará el informe diario de efectivo, mientras que la otra preparará el depósito bancario.

Ambas personas deben firmar el informe, indicando su responsabilidad por las cifras mostradas. Aunque ningún sistema puede prevenir un fraude, esta pista de auditoría ayudará a desalentar la complicidad entre los empleados.

Sobrantes o faltantes

Al producirse una discrepancia, el dinero se cuenta de nuevo para garantizar que la cantidad sea correcta.

Se debe investigar cualquier sobrante y/o faltante. Las pequeñas discrepancias son comunes y generalmente son causadas por errores humanos, posiblemente al cajero contar el cambio para un cliente. Las discrepancias mayores son las que se deberán observar más de cerca.

Las discrepancias frecuentes pueden ser un signo de robo de un empleado, o indicar que se requiere más capacitación para un cajero en particular.

El sobrante/faltante siempre se puede calcular restando la cantidad de dinero en el cajón, excluyendo el monto inicial, de la cantidad impresa en el comprobante de cobro del cajero.

Dependiendo de la cantidad de sobrante/faltante y las circunstancias involucradas, las medidas disciplinarias pueden variar. Cajeros han perdido sus puestos debido a sobrantes/faltantes, ya sea por infracciones reiteradas o por grandes sobrantes o faltantes.

Los faltantes generalmente se deben a facturas pegadas entre sí, el cajero que devuelve demasiado en el cambio, o tal vez incluso se embolsa algo de dinero.

Los sobrantes se producen al tomar demasiado dinero de los clientes o al no ingresar correctamente artículos en el terminal del punto de venta.

Ejemplo

En la tienda Omega el proceso de arqueo de una caja registradora comienza realmente al final del día anterior, cuando el cajero John Doe y su gerente aceptan el monto en efectivo que queda en la caja registradora de John.

Cuando John viene a trabajar a la mañana siguiente, comienza con la cantidad de dinero que quedó en la caja. Al final de cada día hábil, él o su gerente publican un resumen de la actividad del día en la caja registradora, para generar así un informe de las ventas totales realizadas por el cajero.

Para ello, John cuenta la cantidad de efectivo en su caja, así como los totales de cheques, ingresos por tarjetas de crédito y las ventas a crédito de la tienda. Luego completa un formulario como este:

Resultado del arqueo

El gerente revisa el monto producido realmente por la caja de John, y lo compara con el formulario realizado.

Si la cantidad de efectivo que hay en la caja no coincide con el formulario, el gerente y John buscarán identificar el error. Si no se puede encontrar, se llenará un formulario de sobrante/faltante de efectivo.

Algunas empresas cobran directamente al cajero cualquier faltante. Otras adoptan la posición de despedir al cajero luego de un cierto número de faltantes por cierta cantidad de dinero. Por ejemplo, tres faltantes de más de $10.

El gerente de la tienda decide cuánto dinero en efectivo debe dejar en caja o registrarlo para el día siguiente. Hace esta tarea para cada uno de los cajeros. Luego deposita en el banco todo el efectivo y los cheques del día en una caja de depósito nocturno.

Luego, el gerente envía un informe con los detalles del depósito al contador para ingresar los datos al sistema contable.

Referencias

  1. Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Cashier balancing. Tomado de: en.wikipedia.org.
  2. Matthew Hudson (2018). Balancing the Cash Drawer. The Balance Small Business. Tomado de: thebalancesmb.com.
  3. Shopkeep (2016). How to Balance a Cash Register Drawer Like a Pro. Tomado de: shopkeep.com.
  4. Dummies (2018). How To Balance Cash Register Transactions. Tomado de: dummies.com.
  5. Revolvy (2018). Cashier balancing. Tomado de: revolvy.com.
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Ingeniero en Computación y Máster en Ingeniería Industrial. Especializado en sistemas de información, administración financiera, costos y gestión de proyectos. Gerente de informática, logística y operaciones en diferentes tipos de industrias. Más de 30 años de experiencia laboral. Profesor universitario de pregrado y postgrado. Amante del cine, rock progresivo y literatura. Jugador de tenis.

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