Funciones administrativas de una empresa

¿Qué son las funciones administrativas de una empresa?

Las funciones administrativas de una empresa son las actividades que todo gerente debe utilizar para conseguir resultados sobresalientes a corto y largo plazo. Estas funciones tienen un carácter universal, por lo cual todo gerente las puede implementar en su respectivo trabajo.

Los administradores, en términos generales, participan en un conjunto común de funciones para cumplir con los objetivos de la empresa. Estas funciones administrativas fueron descritas por Henri Fayol en su libro Administración industrial y general en 1916.

La administración, conocida también como administración de empresas, es la gestión de una oficina, compañía u organización. Implica la organización eficiente de personas, información y otros recursos para lograr los objetivos de la empresa.

La información es clave para las operaciones del negocio, y las personas son los recursos que hacen uso de la información para agregar valor a una compañía. Esto significa que las empresas tendrán dificultades si no tienen algún tipo de gestión administrativa.

Proceso de las funciones administrativas de una empresa

Cuando el proceso administrativo se implanta de manera sistemática, se generan resultados propicios en la gestión de las compañías. Este proceso considera que la administración es la que ejecuta ciertas actividades denominadas funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.

Se valora como un proceso porque no se puede realizar una organización si no ha sido establecida una planificación, no se puede coordinar si no se ha planificado y organizado anteriormente, y así sucesivamente, hasta llegar que no se pueda controlar si no se ha planificado, organizado, coordinado y dirigido las actividades.

Las 5 funciones administrativas en una empresa

Estas funciones tienen como finalidad indicar en qué campos se va a laborar y dónde se aplicarán los esfuerzos, además de resolver el problema sobre cómo hacer las tareas en cada una de estas áreas para alcanzar los objetivos predefinidos

Estas funciones comprenden partes vitales de la estructura de una compañía, ayudando a la organización a administrar los recursos y personas de manera eficiente.

• Planificación. Significa poder decidir de forma anticipada qué hacer, cuándo y cómo hacerlo, además de quién debe hacerlo. Mapea el camino desde donde está la empresa, hacia dónde quiere estar. La planificación implica establecer objetivos y organizarlos en orden lógico. Además, fijar las estrategias a seguir para alcanzarlos. La administración participa tanto en la planificación a corto como a largo plazo. En la planificación debe regir la unidad y debe ser precisa, además de ser en cierta forma flexible y continua. Hay que tener en cuenta experiencias anteriores, para así evitar cualquier problema presentado con anterioridad.
• Organización. Implica identificar las responsabilidades a realizar, agrupar las responsabilidades en departamentos o divisiones y especificar las relaciones organizacionales. El propósito es lograr esfuerzos coordinados entre todos los elementos de la organización. La organización debe tener en cuenta la delegación de autoridad y responsabilidad y el alcance del control dentro de las unidades de supervisión. Resulta esencial una buena organización del trabajo, porque así se podrán ordenar las actividades a realizar para que la estructura de la compañía sea sólida.
• Coordinación. Se refiere a vincular los procedimientos con las tareas que se realizan en la compañía para poderlos complementar y que ayuden en la labor de cada uno de los trabajadores. Su objetivo es consolidar todo lo que se efectúa para cumplir con las metas y objetivos generales propuestos por la compañía.
• Dirección. Es conducir a las personas de una manera que logren los objetivos de la empresa. Esto implica una asignación adecuada de los recursos y brindar un apoyo efectivo. La dirección requiere habilidades interpersonales excepcionales y la capacidad de motivar a las personas. Se debe encontrar el equilibrio correcto entre el énfasis en las necesidades del personal y el énfasis en la producción económica. Debe ser realizada por un gerente, para que los empleados puedan hacer las acciones planteadas y logren las metas previstas.
• Control. Es la función que evalúa la calidad en todas las áreas y detecta desviaciones potenciales o reales en el plan de la organización. Esto garantiza un desempeño de alta calidad y resultados satisfactorios, a la vez que mantiene un control ordenado y sin problemas del ambiente, que incluye información para medir la gestión del rendimiento y la implantación de acciones correctivas. Inspecciona y evalúa que las tareas que se deben ejecutar en la compañía se realicen correctamente. Además, se debe estar pendiente de corregir los errores generados, así como que haya alguna desviación de los objetivos.

Importancia de las funciones administrativas de una empresa

• Mantener las finanzas saludables. Si no se controla el gasto, se reduce el desperdicio y se tiene confianza en los datos, es imposible mantener las finanzas en buen estado. Si se organizan todas las áreas de la empresa, incluyendo el departamento de finanzas, es mucho más fácil administrar el flujo de caja. Establecer la frecuencia y los métodos para mantener este control es muy útil. También se debe centralizar la información para evitar duplicaciones y errores al enviarla a otras ubicaciones. Es por eso que se necesita sustituir varias hojas de cálculo por un solo sistema confiable que sea actualizado por un pequeño número de personas.
• Aumentar la productividad. Es posible identificar qué equipos realizan mejor ciertas tareas y dejar que se concentren en los puntos fuertes. Identificar los errores del proceso y corregirlos dará como resultado una metodología más eficiente que perderá menos tiempo y también menos recursos. Al identificar y corregir errores, es posible producir más en menos tiempo y usar menos recursos en el proceso, lo que garantizará mejores resultados.
• Ayudar a cumplir objetivos. La gestión administrativa hace que se puedan lograr los resultados requeridos. Esto se debe a que se concentra en la implantación de procesos más efectivos, que certifiquen que se alcancen los objetivos.
• Generar satisfacción de los clientes. Los procesos más eficientes se reflejan en la calidad y en los plazos, dando como resultado que los clientes satisfagan sus necesidades. La relación con los clientes puede ser más estrecha, ayudando a comprender mejor sus necesidades, para así ofrecer productos y servicios que los satisfagan.
• Promover decisiones basadas en datos. Las decisiones se toman en función de los resultados. Es decir, si se está monitoreando todo lo que está sucediendo, quedará registrado en datos. Basándose en estos datos, se podrán tomar decisiones más precisas, analizar escenarios pasados ​​y actuales, para planificar el futuro.

Ejemplos de funciones administrativas de una empresa

• Función comercial. Es la función que vincula la compañía con el entorno externo. Se encarga de todas las actividades requeridas para que los bienes y servicios producidos se hagan llegar a la clientela. Mediante un análisis del mercado, se busca establecer qué producto o servicio se requiere producir, a cuáles personas se desea dirigir, cómo se va a promocionar, dónde será su comercialización, cuál será su precio, etc. Esta actividad buscará que el cliente se sienta satisfecho por el producto o servicio que brinda y no por cualquier otro que las demás empresas hayan colocado en el mercado.
• Contabilidad. Lleva el control de los recursos que poseen las empresas, para poder administrarlos de manera eficiente. Primero se requiere que se establezca el proceso contable, efectuando las etapas de automatización, valoración y registro. Además, informa por medio de los estados financieros sobre las operaciones ejecutadas por la empresa. Debe mostrar cuáles son los recursos y cuánto es el monto de las deudas, productos, gastos y patrimonio, realizando también una evaluación sobre el desempeño de la compañía. La información ofrecida por la contabilidad de una compañía es primordial para poder realizar la toma de decisiones tanto de los dueños como de los gerentes.
• Finanzas. Planifica los recursos económicos de tal manera que su aplicación se haga de la manera más óptima posible. Además, investiga sobre las fuentes de financiamiento para captar recursos cuando la empresa requiera de los mismos. Busca reducir la incertidumbre sobre la inversión, con el fin de lograr la máxima rentabilidad de una empresa o utilidad por acción.
• Higiene y seguridad industrial. Se define como la actividad que se aplica para proteger la integridad física de los empleados y evitar accidentes futuros. Controla y previene los riesgos ambientales para el ser humano en la empresa, que pudieran producir enfermedades. Se encarga de minimizar los riesgos existentes para los trabajadores y para los equipos de trabajo en su relación mutua.

Referencias

1. Functions of administration. Recuperado de ecoursesonline.iasri.res.in.
2. What Is an Administration Function? Recuperado de reference.com.
3. Funciones administrativas. Recuperado de enciclopediaeconomica.com.
4. Ayala Villegas, S. El proceso administrativo y sus funciones básicas. Recuperado de gestiopolis.com.
5. Learn the importance of administrative management to business. Recuperado de myabcm.com.