¿Qué es un sistema de pólizas?
Un sistema de pólizas es un sistema contable en el que se registran datos de forma manual o automatizada. Este sistema está caracterizado por la elaboración de una póliza para cada transacción u operación.
Las pólizas son el resultado de la evolución de los sistemas de registro manuales. Su nombre proviene del tecnicismo americano voucher, que significa comprobante. Son documentos de carácter interno en los cuales se registran individualmente las operaciones y se incorporan los soportes respectivos.
Con el sistema de pólizas, el libro diario o libro continental conserva su formato tanto en características como en datos.
Cuando culmina el registro de todas las operaciones, se genera el total de las columnas de las pólizas, se plasma un asiento de concentración en el diario general y posteriormente en el mayor.
Clasificación del sistema de pólizas
Las pólizas en general contienen datos como fecha, número, nombre y codificación de cada cuenta, sus importes, su descripción y las personas que la realizan y las autorizan.
Existen 3 tipos principales de pólizas:
1. Pólizas de ingreso
Los ingresos son los incrementos de los activos de una entidad o la disminución de sus pasivos durante un período contable, incidiendo positivamente en la utilidad y en el patrimonio contable.
Estas pólizas se emplean para el registro de los ingresos y del total de las operaciones que estén vinculadas con la entrada de dinero.
Un ejemplo de esto son los cargos a efectivo y los cobros a clientes por la venta de productos o servicios.
2. Pólizas de egreso
Los egresos son los decrementos de los activos o el aumento de los pasivos de una entidad durante un período contable, incidiendo negativamente en la utilidad y en el patrimonio contable.
Las pólizas de egreso se utilizan para registrar los egresos y todas las operaciones que impliquen salida de dinero, como por ejemplo, los abonos a efectivo y los pagos o gastos del negocio.
3. Pólizas de diario
Se emplean cuando no hay entrada ni salida de dinero, sino operaciones virtuales. Por ejemplo, las compras o ventas a crédito y el registro de depreciaciones y amortizaciones.
Documentos resultantes
De la integración de la información registrada en las pólizas resultan los siguientes documentos:
Balance de comprobación
Este documento es un estado contable que regularmente se formula a final de cada mes.
Permite comprobar que la totalidad de los cargos o egresos es igual a la totalidad de abonos o ingresos plasmados en los libros durante el período correspondiente.
Libro diario
Es el documento en el cual son registrados de manera cronológica la totalidad de las transacciones efectuadas por la entidad.
Es el registro contable principal de todos los sistemas contables que existen.
Libro mayor
En este documento se resumen las transacciones registradas en el libro diario, condensando sus movimientos y saldo.
Libros auxiliares
Reflejan por separado cada una de las cuentas, sus abonos, sus cargos y su saldo final.
Características del sistema de pólizas
- Son el registro de todas las transacciones de una empresa.
- Permiten una mayor división y clasificación del trabajo.
- Es un sistema interno del negocio, no hay razón para que sea público.
- Constituye un control efectivo de las transacciones.
- Es un método más fácil y rápido de acceder a la información.
Ventajas del sistema de pólizas
- El registro se realiza rápidamente.
- Permite la optimización del trabajo en virtud de que distintas personas pueden trabajar de manera simultánea en los registros.
- Fortalece los procesos de control interno debido a que, para el registro de cada póliza, debe haber la revisión o autorización de una persona especialmente designada a tal efecto.
Desventajas del sistema de pólizas
- Puede ser fácil equivocarse al colocar datos en las columnas, pues el registro es tabular.
- No funcionan en empresas pequeñas con poco movimiento, pues significan un coste elevado.
- Requiere de gran cuidado a la hora de registrar las operaciones, lo que puede ocasionar muchos errores
Referencias
- Campos C. Caso Práctico Sistemas Contables. Recuperado de brd.unid.edu.mx.
- Gallardo, B. Prácticas de Contabilidad. Recuperado de fcasua.contad.unam.mx.
- Sistemas Electrónicos de Contabilidad. Recuperado de cursos.aiu.edu.