Aprender cómo hacer una hemeroteca es fundamental para los estudiantes o adultos que poseen muchos archivos físicos o digitales y que necesitan una forma de organizarlos. Una hemeroteca es un lugar, físico o virtual, donde se resguarda la información de periódicos y revistas.
Es crucial que uno de los criterios fundamentales al momento de elaborar el archivo, sea la facilidad de acceso a la información. El usuario debería encontrar lo que busca rápida y fácilmente.
Pasos para hacer una hemeroteca
1. Selecciona las publicaciones
Este paso parece obvio, pero es la base del proceso, puesto que determinará el tipo de hemeroteca, así como la calidad y antigüedad de la información que se encontrará en ella.
Lo ideal es que haya material con un mínimo de tres años de publicaciones continuas, pero esta no es una regla sine qua non.
En el caso de incluir publicaciones por suscripción, es importante hacer las respectivas renovaciones cuando corresponda, y llevar un control escrito de los vencimientos de dichas suscripciones.
2. Digitaliza los datos
Como en la mayoría de los casos, en la digitalización, la inversión en procesos y equipos equivale a mayor calidad en el resultado, es decir, a imágenes de alta calidad.
Hacer una inversión en equipos de escaneo de última generación (por ejemplo, escáneres de color A0 que permiten escanear páginas de hasta un metro cuadrado), se traducirá en imágenes digitales de muy alta calidad.
También debe prestarse atención al proceso de escaneado, con el objetivo de que sea lo más eficiente posible y que contemple controles de calidad durante todo el proceso.
Esto hará que se consigan mejores resultados en menor tiempo y sin necesidad de repetir el trabajo.
3. Organiza la información
Aunque el orden cronológico parece ser el más conveniente y, de hecho, es el más común, una hemeroteca puede obedecer a otros sistemas organizativos. Lo importante es que la información sea fácil de buscar y encontrar.
Generalmente, las publicaciones se ordenan alfabéticamente por título y luego por fecha. Es decir, hay una jerarquía de organización según la cual lo primero es ordenarlas alfabéticamente, y luego, dentro de cada título de publicación, se ordena cronológicamente.
Cabe destacar que los artículos definidos iniciales no se consideran en el orden alfabético (en español: el, la, los, las; en inglés: the; en francés: l’, le, la, les; en portugués: o, a, os, as; en italiano: il, lo, gli, gl, la, le, l’; en alemán: das, die).
Por ejemplo, “La independencia de México” tendría la entrada por I, no por L.
4. Crea un índice
Una vez digitalizados los periódicos, sistemas como la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), permiten “leer” las páginas y crear una versión de texto de lo que está en ella.
Esta información se introduce en el sistema de búsqueda de la web y así el usuario podrá buscar miles de millones de palabras en cuestión de segundos.
5. Desarrolla el espacio en la web
Una vez que se haya seleccionado, digitalizado y organizado la información, es momento de ponerla a disposición del público en orden cronológico, desde el más reciente al más antiguo. Es importante incluir un filtro de búsqueda tan óptimo y fácil de usar como sea posible.
Agregar información de interés constantemente hará de tu sitio una web de fácil ubicación en los diferentes motores de búsqueda de internet. A este objetivo también contribuye incluir imágenes con zoom de las páginas consultadas.
6. Consejo sobre la gestión del proyecto
Si la hemeroteca es institucional, se debe seleccionar un jefe de proyecto que debería tener la autoridad suficiente para tomar las decisiones que sean necesarias en el momento de seleccionar, digitalizar, resguardar y compartir la información.
7. Consejo sobre la gestión de los recursos
El almacenamiento de la información en la nube o en un servidor, también es una decisión relevante.
En todo caso, se debe tener respaldo del archivo completo para evitar pérdidas en caso de fallas técnicas. Los datos digitales no son más seguros que el servidor o los servidores donde se mantienen.
Si no se dispone de un servidor suficientemente grande, lo mejor es hacer una copia de seguridad física de los datos. También se deben elegir palabras clave y una base de datos que facilite la búsqueda.
Tras decidir si se trata de información abierta o restringida, se deben escoger claves seguras para administrar el acceso.
En este punto, es necesario insistir en que los usuarios deberían poder leer y buscar en los archivos con facilidad, desde donde esté. La información a la que el usuario no puede llegar, es inútil.
También hay que considerar los costos relacionados con la digitalización de los datos, así como de mantenerlos seguros, accesibles y actualizados constantemente.
Aunque es probable encontrar subvenciones para la fase inicial del proyecto, el reto es conseguirlas para las operaciones diarias.
Asimismo, es necesario considerar las políticas de acceso y préstamo cuando se habla de un archivo físico, o cuando es un archivo virtual con acceso restringido. Sin embargo, la tendencia actual es que se trate de datos abiertos y de acceso gratuito.
De nuevo, para que una hemeroteca resulte útil, se debe tener muy en cuenta la calidad de información recopilada en cuanto a contenido y a fidelidad de la imagen, pero sobre todo en cuanto a su usabilidad.
Por tanto, el esfuerzo principal se debe enfocar en organizar la información de la manera más clara posible.
A modo de ejemplo, se puede mencionar la Coalición Internacional de Periódicos (ICON), un proyecto internacional de digitalización de periódicos que se propone preservar y mejorar el acceso a los periódicos en todo el mundo.
Referencias
- How we digitise millions of historic newspaper pages and make them searchable online. Recuperado de britishnewspaperarchive.co.uk.
- Creating a Digital Archive: It’s Harder Than You Think. Recuperado de publiclibrariesonline.org.