Las 7 Funciones de una Secretaria Más Destacadas

Entre las principales funciones de una secretaria destacan gestionar la agenda, atender al público y manejar información confidencial. Es la persona que se encarga de realizar tareas de asistencia administrativa en una oficina.

Este cargo puede ser ejercido por un hombre o una mujer, aunque lo más común es que sea una mujer quien lo ejerza.

Suelen estar a cargo de los asuntos confidenciales de personas con cierta jerarquía dentro de la empresa, como directores, gerentes, presidentes, entre otros. Eso llega a convertirlas en la mano derecha del ejecutivo para el cual trabajan.

Si la empresa es pequeña, la mayor carga laboral de la secretaria está relacionada con las tareas básicas de oficina.

Algunos países del mundo le dedican un día especial en el año para agradecer y celebrar su labor. Por ejemplo, en Colombia, Perú y México el día de la secretaria es el 26 de abril, mientras que en Venezuela es el 30 de septiembre.

Las 7 funciones principales de una secretaria

La labor de una secretaria es dar soporte y colaboración a su jefe para que logre cumplir a cabalidad con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones.

Aunque la naturaleza de la empresa incide en el tipo de labores que se requiere de una secretaria, se podría decir que sus funciones principales son:

1- Gestión de agenda

Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones, personales.

También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones con las que debe relacionarse su empleador.

La agenda de una secretaria suele servir como bitácora operativa del ejecutivo para el cual trabaja.

2- Atención al público

La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto.

Asimismo, es la persona que recibe a los visitantes en la oficina. Por esto es importante que la secretaria mantenga una imagen acorde con la imagen corporativa del lugar de trabajo.

Su papel allí no es solo saludar y hacerle amable la espera a los visitantes, sino que también da las primeras instrucciones y pautas sobre la cultura organizacional y los procesos internos de la empresa.

3- Gestión de documentos

Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.

A tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan preparar con mayor agilidad y rapidez tales documentos.

La especificidad de esas competencias dependerá del tipo de trabajo que sea requerido en el área en el que se desempeñe.

La secretaria maneja la base de datos de contactos de su jefe y archiva la correspondencia escrita, así como las actas de asamblea y otros documentos de interés dentro de la oficina.

Es la secretaria la que normalmente toma nota de los asuntos tratados en reuniones importantes.

4- Manejo de información sensible (interna y externa)

Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la operación de la empresa o institución en la que trabaja.

Por ejemplo, debe tener el control de los documentos legales que pueden ser requeridos por instancias gubernamentales en cualquier momento.

También puede tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los actores relacionados con la empresa. Esta información debe ser gestionada de forma discreta, eficiente y oportuna.

5- Organización de la oficina

La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.

Es quien lleva el control del inventario de insumos y equipos de oficina. También mantiene en orden los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de tal modo de que la información esté fácilmente disponible para cuando se requiera.

La secretaria debe tener su espacio de trabajo limpio y organizado, puesto que suele ser de las primeras cosas que ven las personas ajenas a la empresa al entrar en sus instalaciones.

6- Elaboración de presentaciones

Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele pedir ayuda a su secretaria.

La persona que esté en la secretaría deberá velar porque la información que allí aparezca refleje correctamente los datos que su jefe desea compartir.

También deberá estar atenta de que sea una presentación libre de errores ortográficos y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa.

7- Vigilancia administrativa

También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa o institución en la que se desempeña.

De acuerdo con el nivel jerárquico de su jefe, la secretaria puede validar la exactitud de los datos que reflejen el detalle de las operaciones presupuestales.

Una secretaria debe ocuparse del control de gestión y la correcta administración de los recursos dentro de la oficina.

La secretaria virtual

Con el auge de los trabajos en línea, surge la figura de las secretarias online o asistentes virtuales.

Estas secretarias hacen la mayoría de las tareas antes descritas pero de forma remota. En estos casos, las secretarias cobran sus servicios por hora o por proyecto.

Referencias

  1. Cultura Dinero (2015). Las 4 funciones principales de la secretaria. Recuperado de: comofuncionaque.com
  2. Kokemuller, Neil (s/f). List of the duties of a secretary. Recuperado de: work.chron.com
  3. Pymex (2016). Funciones y responsabilidades de la Secretaria Administrativa. Recuperado de: pymex.pe
  4. Volunteer Now (s/f). What is the role of the secretary? Recuperado de: diycomitteeguide.org
  5. Windermere, Anna (s/f). ¿Cuáles son las funciones de una secretaria como asistente de un gerente? Recuperado de: pyme.lavoztx.com
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Comunicador social, especialista en Comunicación Organizacional con interés y experiencia en temas de Marketing Digital y Responsabilidad Social.

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